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Principales entités et leurs relations

Une entité est un objet au sujet duquel un système d'information recueille des données. L’architecture d’ICA-AtoM comprend plusieurs types d’entités, mais du point de vue d’un utilisateur, il en existe cinq principales avec lesquelles ils interagissent :

• Entrées
• Descriptions archivistiques
• Notices d'autorité
• Services d'archives
• Fonctions
• Notices sur les droits
• Termes

Entrées

• Les notices d'entrées donnent des informations administratives et descriptives identifiant les contenus, la provenance et la localisation des documents entrant par un service d'archives. Une notice d'entrée sert à établir le contrôle de base intellectuel et matériel sur une nouvelle entrée lors de son acquisition par le service d'archives.
• Les notices d'entrées ne servent pas à donner des descriptions pour l'utilisateur final, mais ICA-AtoM offre la possibilité de créer une description archivistique à partir de l'enregistrement d'une entrée. Voici les champs de description archivistique qui héritent des données saisies dans les notices d'entrées : intitulé, nom du producteur, histoire archivistique/historique de la conservation, présentation du contenu et état de conservation. Les points d'accès "Noms" et "Droits" ajoutés à la notice d'entrée sont hérités dans la description archivistique.
• Dans ICA-AtoM, la notice d'entrée comprend des champs de saisie de données pour les informations sur le donateur/Service versant (nom du donateur/service versant et informations de contact) et sur les droits (type d'acte, ayants-droit, dates d'acquisition et sources des droits). Une fois créées, les notices sur les donateurs/services versants et les droits peuvent être gérées séparément.

Descriptions archivistiques

Les descriptions archivistiques fournissent des informations contextuelles sur les documents d’archives et sont organisées par niveaux hiérarchiques (fonds, séries, dossiers, pièces). Le formulaire par défaut pour modifier les descriptions archivistiques contient les éléments de données de la Norme générale internationale de description archivistique de l’ICA (ISAD). D’autres formulaires d’édition sont également disponibles : Dublin Core, MODS et les Règles canadiennes pour la description des documents d'archives.

Notices d'autorité

Les notices d'autorité fournissent une description des acteurs (collectivités, personnes et familles) qui interagissent avec les documents d’archives comme producteurs, détenteurs, mots-matières, points d’accès, etc. Le formulaire pour modifier les notices d'autorité s'appuie sur la Norme internationale de l’ICA pour les notices d’autorité archivistiques (Collectivités, personnes, familles) (ISAAR ).

Dans ICA-AtoM, les notices d’autorité sont reliées à des descriptions archivistiques par des événements délimités par des dates de début / de fin. Par le biais des événements, un acteur peut avoir zéro, une ou plusieurs relations avec zéro, une ou plusieurs unités archivistiques et une unité archivistique peut avoir zéro, une ou plusieurs relations avec zéro, un ou plusieurs acteurs. Les relations événementielles relient des notices d’autorité ISAAR (descriptions d’acteurs) et des descriptions ISAD (descriptions de documents d’archives).

Services d'archives

Les notices de services d’archives fournissent des descriptions des institutions qui conservent des documents d’archives et qui y donnent accès. Le formulaire par défaut s'appuie sur la Norme internationale de l’ICA pour la description des institutions conservant des archives (ISDIAH).

Les services d’archives sont des acteurs détenant des documents d’archives. Comme tous les acteurs, un service d’archives a sa propre notice d’autorité ISAAR. Mais ses caractéristiques comme institution de conservation (par exemple heures d’ouverture, services de recherche, contacts) sont décrites séparément dans une notice d’institution ISDIAH. Les éléments ISDIAH hérités d’une notice d’autorité ISAAR sont la forme autorisée du nom, les autres formes du nom, l’histoire, les textes de référence et la structure administrative.

Fonctions

Les fonctions permettent de décrire les activités des producteurs d’archives et des autres acteurs liés à la production et à la gestion des archives. L’analyse des fonctions de collectivités est importante car elle sert de base à de nombreuses activités de gestion d’archives. Les fonctions sont généralement reconnues comme étant plus stables que les structures administratives, qui font souvent l’objet de fusions ou de transferts lors de restructurations. Les fonctions sont donc bien adaptées pour servir de base à l’évaluation, au classement et à la description des archives, et comme outil pour retrouver et analyser des archives.

Dans ICA-AtoM, le formulaire pour modifier des descriptions de fonctions s'appuie sur la Norme internationale de l’ICA pour la description des fonctions (ISDF). Les fonctions sont reliées à des notices d’autorité et à d’autres fonctions.

Notices sur les droits

Les notices sur les droits donnent des informations sur les restrictions relatives aux droits qui peuvent être liées aux notices d'entrées, aux descriptions archivistiques et aux objets numériques. Les éléments de métadonnées d'ICA-AtoM relatifs aux droits utilisent les éléments de droits PREMIS http://www.loc.gov/standards/premis/. Dans ICA-AtoM, les restrictions peuvent être fondées sur le(s) droit(s) d'auteur, les licences, le(s) statut(s) des documents et la politique d'accès. Les droits peuvent être hérités dans ICA-AtoM, ce qui signifie que les droits ajoutés au niveau le plus haut (niveau du fonds) sont hérités aux niveaux inférieurs (niveau de la pièce). Si l'on ajoute des droits à une entrée, toutes les descriptions d'archives créées à partir de cette entrée hériteront des mêmes droits. Si l'on ajoute des droits à une description archivistique au niveau du fonds ou au niveau des collections, tous les niveaux inférieurs, tels que le niveau du dossier ou de la pièce, hériteront de ces droits.

Termes

Les termes fournissent des vocabulaires contrôlés utilisés dans le système (par exemple comme points d'accès ou dans les listes de valeurs déroulantes). Ils sont organisés en différents référentiels.