Difference between revisions of "RS-2/fr"

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Télécharger la version officielle complète de la norme depuis le site Web de l'ICA
  
 
[[#1|1. Objet de la norme]]
 
[[#1|1. Objet de la norme]]
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'''1.1'''
 
'''1.1'''
  
−
This standard provides guidance for preparing archival authority records which provide descriptions of entities (corporate bodies, persons and families) associated with the creation and maintenance of archives.
+
La présente norme fournit les lignes directrices pour la préparation de notices d’autorité qui offrent la description d’entités (collectivités, personnes ou familles) associées à la production et à la gestion des archives.
  
  
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'''1.2'''
 
'''1.2'''
  
−
Archival authority records may be used:
+
Les notices d’autorité peuvent être utilisées :
−
*a. to describe a corporate body, person, or family as units within an archival descriptive system; and/or
+
*a. pour décrire une collectivité, une personne ou une famille, en tant qu’unité à l’intérieur d’un système d’information archivistique ;
−
*b. to control the creation and use of access points in archival descriptions;
+
*b. pour contrôler la création et l’utilisation de points d’accès dans les descriptions archivistiques ;
−
*c. to document relationships between different records creators and between those entities and the records created by them and/or other resources about or by them.
+
*c. pour apporter des informations sur les relations entre différents producteurs d’archives, entre ces entités et les archives ou d’autres ressources qu’elles produisent ou qui les concernent.
  
  
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'''1.3'''
 
'''1.3'''
  
−
Description of records creators is an essential activity of archivists, regardless of whether the descriptions are maintained in manual or automated systems. This requires full documentation and continuous maintenance of the context of records creation and use, most importantly the provenance of archives and records.
+
La description des producteurs d’archives est une activité essentielle des archivistes, que ceux-ci
 +
travaillent dans un environnement manuel ou informatisé. Cette activité requiert une documentation
 +
complète et régulièrement mise à jour, sur le contexte de production et d’utilisation des  documents, en particulier sur leur provenance.
  
  
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'''1.4'''
 
'''1.4'''
  
−
The companion standard to this document, [[RS-1|ISAD(G): General International Standard Archival Description]], provides for the inclusion of contextual information within the description of archives at any level. ISAD(G) also recognises the possibility of capturing and maintaining contextual information independently and linking that contextual information to the combination of other information elements used to describe archives and records.
+
La norme qui accompagne celle-ci, [[RS-1|ISAD(G): Norme générale et internationale de description
 +
archivistique]], prévoit l’intégration de cette information sur le contexte dans la description même des archives (à quelque niveau que ce soit). L’ISAD(G) reconnaît aussi la possibilité de gérer cette information contextuelle hors de la description et de la relier aux autres éléments servant à la description.
  
  
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'''1.5'''
 
'''1.5'''
  
−
There are many reasons why separate capture and maintenance of this type of contextual information is a vital component of archival description. The practice enables the linking of descriptions of records creators and contextual information to descriptions of records from the same creator(s) that may be held by more than one repository and to descriptions of other resources such as library and museum materials that relate to the entity in question. Such links improve records management practices and facilitate research.
+
Plusieurs raisons rendent essentielle la gestion de ce type d’information contextuelle hors de la
−
 
+
description archivistique. Cela permet de relier la description d’un producteur et l’information
 +
contextuelle aux différentes descriptions de ses archives, même si celles-ci sont conservées par des services d’archives différents, de même qu’aux descriptions de ressources bibliographiques ou
 +
muséographiques relatives à ce producteur. De telles relations améliorent la gestion des documents et facilitent la recherche.
  
 
<span id="1.6"></span>
 
<span id="1.6"></span>
 
'''1.6'''
 
'''1.6'''
  
−
Where a number of repositories hold records from a given source they can more easily share or link contextual information about this source if it has been maintained in a standardized manner. Such standardization is of particular international benefit when the sharing or linking of contextual information is likely to cross national boundaries. The multinational character of past and present record keeping creates the incentive for international standardization which will support the exchange of contextual information. For example, processes such as colonialization, immigration and trade have contributed to the multinational character of recordkeeping.
+
Lorsque différents services d’archives conservent des documents d’un même producteur, ils peuvent
−
 
+
plus facilement échanger leur information contextuelle sur ce producteur si cette information est gérée sous une forme normalisée. Cette normalisation revêt un intérêt international quand l’échange
 +
d’information contextuelle se fait par-delà les frontières. Le caractère international des archives
 +
présentes ou passées appelle une normalisation internationale pour permettre l’échange de
 +
l’information contextuelle. A titre d’exemple, la colonisation, l’immigration ou le commerce, ont
 +
contribué au caractère international des archives.
  
 
<span id="1.7"></span>
 
<span id="1.7"></span>
 
'''1.7'''
 
'''1.7'''
  
−
This standard is intended to support the sharing of archival authority records by promoting the preparation of consistent, appropriate and self-explanatory descriptions of corporate bodies, persons and families that create records. It is intended to be used in conjunction with existing national standards or as the basis for the development of national standards.
+
La présente norme a été élaborée pour permettre le partage de notices d’autorité, en garantissant la rédaction de descriptions des collectivités, des personnes ou des familles producteurs d’archives qui soient compatibles entre elles, pertinentes et explicites. Elle est conçue pour être utilisée conjointement avec des normes nationales, ou pour servir de point de départ au développement de telles normes.
  
  
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'''1.8'''
 
'''1.8'''
  
−
Archival authority records are similar to library authority records in as much as both forms of authority record need to support the creation of standardized access points in descriptions. The name of the creator of the unit of description is one of the most important of such access points. Access points may rely on the use of qualifiers that are deemed essential to clarify the identity of the entity thus named, so that accurate distinctions may be made between different entities that have the same or very similar names.
+
Une notice d’autorité pour les archives est semblable à une notice d’autorité pour les bibliothèques dans la mesure où, dans les deux cas, il convient de créer des points d’accès normalisés à la description.
−
 
+
Le nom du producteur de l’unité de description est un des points d’accès les plus importants. Tout point d’accès peut comporter des “ qualificatifs ”, essentiels pour identifier l’entité ainsi désignée et permettre de distinguer sans ambiguïté différentes entités qui ont le même nom ou des noms très
 +
proches.
  
 
<span id="1.9"></span>
 
<span id="1.9"></span>
 
'''1.9'''
 
'''1.9'''
  
−
Archival authority records, however, need to support a much wider set of requirements than is the case with library authority records. These additional requirements are associated with the importance of documenting information about records creators and the context of records creation in archival description systems. As such, archival authority records go much further and usually will contain much more information than library authority records.
+
La rédaction d’une notice d’autorité pour les archives doit cependant répondre à un plus grand nombre d’exigences que celle d’une notice d’autorité pour les bibliothèques. En effet, dans les systèmes de description archivistique, il est important de réunir des informations sur les producteurs et sur le contexte de production des documents. Ainsi, les notices d’autorité pour les archives vont plus loin et contiennent généralement beaucoup plus d’informations que les notices d’autorité pour les
−
 
+
bibliothèques.
  
 
<span id="1.10"></span>
 
<span id="1.10"></span>
 
'''1.10'''
 
'''1.10'''
  
−
The primary purpose, therefore, of this standard is to provide general rules for the standardization of archival descriptions of records creators and the context of records creation, thus enabling:
+
L’objectif premier de la présente norme est donc de fournir des règles générales pour la normalisation de la description des producteurs d’archives et du contexte de production des documents d’archives.
−
 
+
Cette normalisation devrait permettre :
−
*access to archives and records based on the provision of descriptions of the context of records creation that are linked to descriptions of the often diverse and physically dispersed records themselves;
+
*un accès aux documents d’archives fondé sur une description du contexte de production qui soit
−
 
+
liée aux descriptions des documents eux-mêmes, ceux-ci étant souvent divers et matériellement
−
*understanding by users of the context underlying the creation and use of archives and records so that they can better interpret their meaning and significance;
+
dispersés ;
 +
*une compréhension, par les utilisateurs, du contexte de production et d’utilisation des documents
 +
d’archives, leur permettant de mieux en interpréter la signification et la portée ;
 +
*une identification précise de chaque producteur, intégrant la description des relations entre
 +
différentes entités, et en particulier, les informations relatives aux modifications de caractère
 +
administratif (pour les collectivités) ou personnel (pour les personnes et les familles) ;
 +
*l’échange de ces descriptions entre les institutions, les systèmes et les réseaux.
  
−
*precise identification of records creators incorporating descriptions of relationships between different entities, especially documentation of administrative change within corporate bodies or personal change of circumstances in individuals and families; and
 
−
 
−
*the exchange of these descriptions between institutions, systems and/or networks.
 
  
  
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'''1.11'''
 
'''1.11'''
  
−
An archival authority record that conforms to this standard may also serve to control the form of name and identity of a corporate body, person or family named in an access point that is related to the unit of archival description.
+
Une notice d’autorité conforme à la présente norme peut aussi servir à contrôler la forme du nom et
 +
l’identité de toute collectivité, personne ou famille citée dans tout point d’accès relié à une unité de description.
  
  
 
<span id="4"></span>
 
<span id="4"></span>
−
== 4. Structure and use of the standard ==
+
 
 +
== 4. Structure et utilisation de la norme ==
  
 
<span id="4.1"></span>
 
<span id="4.1"></span>
 
'''4.1'''
 
'''4.1'''
  
−
This standard determines the types of information that could be included in an archival authority record and provides guidance on how such records may be deployed in an archival descriptive system. The content of the information elements included in the authority record will be determined by the conventions and/or rules that the agency follows.
+
La présente norme détermine la nature des informations à inclure dans une notice d’autorité
−
 
+
archivistique, et propose des orientations sur la manière d’intégrer ces notices dans un système de
 +
description contrôlé. Le contenu de ces informations sera fixé par les règles ou conventions en usage dans le service qui rédige la notice d’autorité.
  
 
<span id="4.2"></span>
 
<span id="4.2"></span>
 
'''4.2'''
 
'''4.2'''
  
−
This standard consists of information elements, each of which contains:
+
La présente norme regroupe des éléments d’information, qui comprennent chacun:
−
*a. the name of the element of description;
+
*a. le nom de l'élément de description ;
−
*b. a statement of purpose for the element of description;
+
*b. un énoncé sur l'utilité de l'élément dans la description ;
−
*c. a statement of the rule (or rules) applicable to the element; and
+
*c. un énoncé de la règle ou des règles générales applicables à cet élément
−
*d. where applicable, examples illustrating implementation of the rule.
+
*d. et, dans la mesure du possible, des exemples qui illustrent l'application de la (ou des) règle(s).
  
  
Line 128: Line 144:
 
'''4.3'''
 
'''4.3'''
  
−
Paragraphs are numbered and are given for citation purposes only. These numbers should not be used to designate elements of description or to prescribe the order or structure of descriptive resources.
+
Les paragraphes ne sont numérotés que pour faciliter les citations. Cette numérotation ne doit pas être utilisée pour désigner les éléments de description, ou pour prescrire l’ordre ou la structure des descriptions.
  
  
Line 134: Line 150:
 
'''4.4'''
 
'''4.4'''
  
−
The elements of description for an archival authority record are organized into four information areas:
+
Les éléments de description d’une notice d’autorité archivistique sont regroupés en quatre zones :
  
−
1. Identity Area
+
1. La zone d’identification
−
*(where information is conveyed which uniquely identifies the entity being described and which defines standardized access points for the record)
+
*(On y trouve les informations qui identifient de manière unique le producteur, et qui définissent un point d’accès standardisé)
  
−
2. Description Area
+
2. La zone de description
−
*(where relevant information is conveyed about the nature, context and activities of the entity being described)
+
*(On y trouve les informations sur la nature, le contexte et les activités du producteur)
  
−
3. Relationships Area
+
3. La zone des relations
−
*(where relationships with other corporate bodies, persons and/or families are recorded and described)
+
*(On y trouve mentionnées et décrites les relations avec les autres collectivités, personnes ou familles)
 +
 
 +
4. La zone du contrôle de la description
 +
*(On y trouve le numéro international d’identification de la notice d’autorité, et les informations qui précisent comment, quand et par quel service cette notice a été créée et mise à jour)
  
−
4. Control Area
 
−
*(where the authority record is uniquely identified and information is recorded on how, when and by which agency the authority record was created and maintained).
 
  
  
Line 152: Line 169:
 
'''4.5'''
 
'''4.5'''
  
−
This standard also provides in [[#6|Chapter 6]] guidelines for linking archival authority records to the descriptions of records created by the entity and/or other information resources about or by them. [[#6|Chapter 6]] also includes data models that illustrate the relationships between authority records that describe archival records creators and descriptions of the archives created by those entities.
+
La présente norme propose dans le chapitre 6 des orientations sur la manière de relier les notices
 +
d’autorité à la description de documents d’archives produits par la même entité, et/ou à d’autres
 +
ressources émanant de celle-ci ou qui lui sont relatives. Le chapitre 6 comprend également un
 +
diagramme qui met en évidence les relations entre les notices d’autorité qui décrivent des producteurs d’archives et les descriptions des archives émanant de ces producteurs.
  
  
Line 158: Line 178:
 
'''4.6'''
 
'''4.6'''
  
−
Appendix A provides a mapping of the descriptive elements between the first edition of this standard and the current edition. Appendix B provides full examples of archival authority records compiled in accordance with this standard.
+
L’annexe A fournit pour chaque élément de description, un tableau de concordance entre la première
−
 
+
version de la norme et la présente version. L’annexe B fournit des exemples complets de notices
 +
d’autorité établis en accord avec la présente norme.
  
 
<span id="4.7"></span>
 
<span id="4.7"></span>
 
'''4.7'''
 
'''4.7'''
  
−
All the elements covered by these rules are available for use, but the following four elements are essential:
+
Tous les éléments couverts par ces règles générales sont utiles pour établir une notice d’autorité, mais seul quatre d'entre eux sont considérés comme essentiels. Ce sont :
−
*''Type of entity'' (element [[#5.1.1|5.1.1]]);
+
*''Type d’entité'' (élément [[#5.1.1|5.1.1]]);
−
*''Authorized form(s) of name'' (element [[#5.1.2|5.1.2]]);
+
*''Forme autorisée du nom'' (élément [[#5.1.2|5.1.2]]);
−
*''Dates of existence'' (element [[#5.2.1|5.2.1]]); and
+
*''Dates'' (élément [[#5.2.1|5.2.1]]);
−
*''Authority record identifier'' (element [[#5.4.1|5.4.1]]).
+
*''Code d’identification de la notice d’autorité'' (élément [[#5.4.1|5.4.1]]).
 +
 
 +
 
  
  
Line 174: Line 197:
 
'''4.8'''
 
'''4.8'''
  
−
The nature of the entity being described and the requirements of the particular system or network within which the preparer of an archival authority record works will determine which of the optional elements of description are used in a given authority record and whether these elements are presented in a narrative and/or a structured format.
+
La nature de l’entité décrite et les contraintes du système ou du réseau sur lequel travaille le rédacteur de la notice d’autorité contribuent à déterminer quels sont les éléments de description optionnels qui doivent être renseignés, et s’il convient de les présenter sous une forme rédigée et (ou) structurée.
  
  
Line 180: Line 203:
 
'''4.9'''
 
'''4.9'''
  
−
Many of the descriptive elements in an ISAAR(CPF) compliant authority record will be used as access points. Rules and conventions for standardizing access points may be developed nationally or
+
La plupart des éléments de description qui figurent dans une notice d’autorité établie conformément à la présente norme, peuvent être utilisés comme point d’accès. C’est dans le cadre de chaque pays ou de chaque ensemble linguistique que doivent être développées les règles ou les conventions pour la normalisation des points d’accès; c’est aussi dans le même cadre que peuvent être développés les vocabulaires à utiliser ou les conventions à suivre pour créer et sélectionner le contenu de ces éléments.
−
separately for each language. Vocabularies and conventions to be used in creating or selecting the data content for these elements may also be developed nationally, or separately for each language. The following ISO standards are useful when developing and maintaining controlled vocabularies:
+
Les normes ISO suivantes sont utiles pour l’élaboration et la mise à jour de vocabulaires contrôlés :
−
*ISO 5963 ''Documentation - Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms'',
+
*ISO 5963 ''Documentation - Méthodes pour l'analyse des documents, la détermination de leur contenu
−
*ISO 2788 ''Documentation - Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri'',
+
et la sélection des termes d'indexation''
−
*ISO 5964 ''Documentation - Guidelines for the establishment and development of multilingual thesauri'' and
+
*ISO 2788 ''Documentation - Principes directeurs pour l'établissement et le développement de thésaurus monolingues''
−
*ISO 999 ''Information and Documentation - Guidelines for the content, organization and presentation of indexes''.
+
*ISO 5964 ''Documentation - Principes directeurs pour l'établissement et le développement de thesaurus multilingues et
 +
*ISO 999 'Information et documentation - Principes directeurs pour l’élaboration, la structure et la présentation des index.''
 +
 
 +
Pour citer une source publiée dans un élément de description, on suggère de suivre la dernière version de la norme ISO 690 ''Documentation - Références bibliographiques - Contenu, forme et structure.''
 +
 
  
−
In citing a published source in any element of description, it is suggested that agencies follow the latest version of ISO 690 ''Documentation - Bibliographic references - Content, form and structure''.
 
  
  
Line 193: Line 219:
 
'''4.10'''
 
'''4.10'''
  
−
Examples provided throughout the standard are illustrative and not prescriptive. They illuminate the provisions of the rules to which they are attached, rather than extend those provisions. Do not take the examples, or the form in which they are presented as instructions. To clarify the context, each example is followed by an indication in italic of the name of the agency that supplied the example. Further explanatory notes may follow, also in italic, preceded by the word Notes:. Do not confuse the indication of the source of the example and any notes with the example itself.
+
Les exemples qui figurent dans le texte de la norme sont donnés à titre d’illustration, et n’ont aucun caractère prescriptif. Ils éclairent le contenu des règles auxquelles il se rapportent, mais n’ajoutent aucune disposition nouvelle. Il ne faut donc pas considérer ces exemples ou la forme sous laquelle ils sont présentés, comme des modèles à suivre en tous points. Pour apprécier le contexte de chaque exemple, celui-ci est suivi (en italiques) du nom de l’institution qui a rédigé cet exemple. Des
 +
explications complémentaires peuvent suivre, également en italiques, et précédées du terme Note. On
 +
ne doit pas confondre la source de l’exemple ou une note avec l’exemple lui-même.
  
  
Line 199: Line 227:
 
'''4.11'''
 
'''4.11'''
  
−
This standard is intended to be used in conjunction with [[RS-1|ISAD(G) - General International Standard Archival Description]], 2nd edition and with national archival descriptive standards. When these standards are used together within the context of an archival descriptive system or network, authority records will be linked to descriptions of archives, and vice versa. See [[#6|Chapter 6]] for guidance on how these links may be created. Descriptions of archives and records can be linked to archival authority records in the ''Name of creator(s)'' element ([[RS-1#3.2.1|3.2.1]]) and the ''Administrative/Biographical history'' element ([[RS-1#3.2.2|3.2.2]]) of an ISAD(G) compliant description.
+
La présente norme a été élaborée pour être utilisée conjointement avec la deuxième édition de la norme [[RS-1|ISAD(G) - Norme générale et internationale de description archivistique]], et avec les normes de description nationales. Lorsque ces normes sont utilisées conjointement dans un système ou un réseau de description archivistique, les notices d’autorité seront reliées aux descriptions des documents, et réciproquement. On se reportera au [[#6|Chapitre 6]] pour des orientations sur la manière dont ces liens peuvent être établis. Dans les descriptions archivistiques établies conformément à ISAD(G), les liens avec les notices d’autorité de producteurs peuvent trouver leur place dans les éléments “ Nom du producteur ” ([[RS-1#3.2.1|3.2.1]]) et “ histoire administrative/notice biographique ” ([[RS-1#3.2.2|3.2.2]]).
 +
 
 +
 
  
  
Line 205: Line 235:
 
'''4.12'''
 
'''4.12'''
  
−
This Standard is intended to be used in conjunction with national standards and conventions. For example, archivists may be guided by national standards when deciding which elements may or may not be repeatable. In many countries archival descriptive systems require a single ''Authorized form of name'' for a given entity, while in other countries it is permitted to create more than one ''Authorized form of name''.
+
La présente norme est conçue pour être utilisée conjointement avec des règles ou des normes
−
 
+
nationales. Ainsi, les archivistes peuvent suivre des normes nationales pour décider quels éléments
 +
peuvent être répétés. Dans de nombreux pays, les systèmes de description archivistique exigent une
 +
unique forme autorisée du nom pour une entité donnée, cependant que dans d’autres pays il est permis de créer plusieurs formes autorisées.
  
 
<span id="4.13"></span>
 
<span id="4.13"></span>
 
'''4.13'''
 
'''4.13'''
  
−
This standard addresses only part of the conditions needed to support the exchange of archival authority information. Successful automated exchange of archival authority information over computer networks is dependent upon the adoption of a suitable communication format by the repositories involved in the exchange. ''Encoded Archival Contex''t (EAC) is one such communications format which supports the exchange of ISAAR(CPF) compliant archival authority data over the World Wide Web. EAC has been developed in the form of ''Document Type Definitions'' (DTDs) in XML (''Extensible Markup Language'') and SGML (''Standard Generalized Markup Language'').
+
La présente norme ne couvre qu’une partie des conditions nécessaires à l’échange d’informations
 +
d’autorité archivistiques. Le succès de l’échange automatisé de ces informations par  l’intermédiaire des réseaux informatiques dépend de l’adoption d’un bon format de communication par tous les services d’archives concernés. L’encodage du contexte archivistique / Encoded Archival Context (EAC) est un tel format. Il permet l’échange sur le Web de notices d’autorité établies conformément à la norme
 +
ISAAR(CPF). L’EAC a été développé sous la forme d’une DTD (définition de type de document) sous
 +
XML (eXtensible Markup Language) et SGML (Standard Generalized Markup Language).
  
 +
<span id="5"></span>
  
−
<span id="5"></span>
+
== 5. Eléments d'une notice d'autorité ==
−
== 5. Elements of an authority record ==
 
  
 
<span id="5.1"></span>
 
<span id="5.1"></span>
−
=== 5.1 Identity area ===
+
=== 5.1 Zone d'identification ===
  
 
<span id="5.1.1"></span>
 
<span id="5.1.1"></span>
−
'''5.1.1 Type of entity'''
+
'''5.1.1 Type d'entité'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To indicate whether the entity being described is a corporate body, person or family.
+
Indiquer si l’entité décrite est une collectivité, une personne ou une famille.
  
−
''Rule:''
 
  
−
Specify the type of entity (corporate body, person or family) that is being described in this authority record.
+
''Règle :''
 +
 
 +
Préciser le type d’entité (collectivité, personne ou famille) qui est décrite dans la notice d’autorité.
  
  
 
<span id="5.1.2"></span>
 
<span id="5.1.2"></span>
−
'''5.1.2 Authorized form(s) of name'''
+
'''5.1.2 Forme(s) autorisée(s) du nom'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To create an authorized access point that uniquely identifies a corporate body, person or family.
+
Créer un point d’accès normalisé permettant d’identifier, de manière univoque, une collectivité, une personne ou une famille.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
 +
 
 +
Enregistrer la forme autorisée du nom de l’entité décrite, établie conformément aux règles nationales ou internationales pertinentes en usage dans le service qui crée la notice d’autorité. Utiliser tous les qualificatifs nécessaires - dates, localisation, ressort juridictionnel, fonctions, épithète, etc. - pour distinguer la forme autorisée du nom de celles d’autres entités ayant un nom semblable. Mettre en évidence dans l’élément “ Règles ou conventions ” ([[#5.4.3|5.4.3]]) les règles retenues pour fixer cette forme autorisée.
  
−
Record the standardized form of name for the entity being described in accordance with any relevant national or international conventions or rules applied by the agency that created the authority record. Use dates, place, jurisdiction, occupation, epithet and other qualifiers as appropriate to distinguish the authorized form of name from those of other entities with similar names. Specify separately in the ''Rules and/or conventions'' element ([[#5.4.3|5.4.3]]) which set of rules has been applied for this element.
 
  
  
 
<span id="5.1.3"></span>
 
<span id="5.1.3"></span>
−
'''5.1.3 Parallel forms of name'''
+
'''5.1.3 Formes parallèles du nom'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To indicate the various forms in which the Authorized form of name occurs in other languages or script form(s).
+
Indiquer les différentes formes sous lesquelles on peut rencontrer la forme autorisée du nom, dans
 +
d’autres langues ou écritures.
 +
 
 +
''Règle :''
 +
 
 +
Enregistrer les formes parallèles du nom établies conformément aux règles nationales ou
 +
internationales pertinentes en usage dans le service qui crée la notice d’autorité, en y introduisant toutes les informations ou tous les qualificatifs requis. Mentionner dans l’élément “ Règles ou conventions ” ([[#5.4.3|5.4.3]]) les règles employées.
  
−
''Rule:''
 
  
−
Record the parallel form(s) of name in accordance with any relevant national or international conventions or rules applied by the agency that created the authority record, including any necessary sub elements and/or qualifiers required by those conventions or rules. Specify in the ''Rules and/or conventions'' element ([[#5.4.3|5.4.3]]) which rules have been applied.
 
  
  
 
<span id="5.1.4"></span>
 
<span id="5.1.4"></span>
−
'''5.1.4 Standardized forms of name according to other rules'''
+
'''5.1.4 Formes du nom normalisées selon d’autres conventions'''
 +
 
 +
''Objectif :''
  
−
''Purpose:''
+
Indiquer les formes normalisées du nom de la collectivité, de la personne ou de la famille, qui ont été fixées selon des règles différentes de celles utilisées pour la forme autorisée du nom. Cela peut faciliter le partage des notices d’autorité entre différentes communautés professionnelles.
  
−
To indicate standardized forms of name for the corporate body, person or family that have been constructed according to rules other than those used to construct the authorised form of name. This can facilitate the sharing of authority records between different professional communities.
 
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Record the standardized form of name for the entity being described in accordance with other conventions or rules. Specify the rules and/or if appropriate the name of the agency by which these standardized forms of name have been constructed.
+
Enregistrer les formes du nom de l’entité décrite selon les autres règles ou conventions. Préciser quelles sont ces règles et, s’il y a lieu, quel est le service qui les a élaborées.
  
  
 
<span id="5.1.5"></span>
 
<span id="5.1.5"></span>
−
'''5.1.5 Other forms of name'''
+
'''5.1.5 Autres formes du nom'''
  
−
''Purpose:';
+
''Objectif :''
  
−
To indicate any other name(s) for the corporate body, person or family not used elsewhere in the Identity Area.
+
Indiquer tout autre nom de la collectivité, de la personne ou de la famille, qui n’a pas été mentionné dans un autre élément de la zone d’identification.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Record other names by which the entity may be known, such as:
+
Enregistrer les autres noms sous lesquels l’entité peut être connue, tels que :
−
*a) other forms of the same name, e.g. acronyms;
+
*a. Autres formes du même nom (par exemple acronymes) ;
−
*b) other names of corporate bodies, for example, changes of name over time and their dates;3
+
*b. Autres noms de collectivités, par exemple, les changements de noms dans le temps et les dates associées à ces changements
−
*c) including pseudonyms, maiden names, etc;
+
*c. Autres noms de personnes ou de familles, par exemple, les changements de noms dans le temps (pseudonymes, noms de jeune fille, etc.), et les dates associées à ces changements ;
−
*d) names and prenominal and postnominal titles of persons and families, e.g. titles of nobility, or titles of honour held by the individual or family.
+
*d. Les noms et les titres qui précèdent ou qui suivent les noms de personnes ou de familles (titres de noblesse ou titres honorifiques).
  
  
 
<span id="5.1.6"></span>
 
<span id="5.1.6"></span>
−
'''5.1.6 Identifiers for corporate bodies'''
+
'''5.1.6 Numéro d’immatriculation des collectivités'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To provide any numeric or alpha-numeric identifiers that are used to identify the corporate body.
+
Fournir tout code d’immatriculation officiel (numérique ou alpha-numérique) servant à identifier la
 +
collectivité.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Record where possible any official number or other identifier (e.g. a company registration number) for the corporate body and reference the jurisdiction and scheme under which it has been allocated.
+
Enregistrer, lorsque cela est possible, tout numéro officiel ou tout autre identifiant de la collectivité (par exemple, un numéro d’enregistrement des entreprises), et préciser le cadre d’attribution de ce numéro.
  
  
 
<span id="5.2"></span>
 
<span id="5.2"></span>
−
=== 5.2 Description area ===
 
  
−
The purpose of this area is to describe the history, roles, context and activities of the corporate body, person or family.
+
=== 5.2 Zone de la description ===
 +
 
 +
L’objectif de cette zone est de décrire l’histoire, les fonctions, le contexte et les activités de la collectivité, de la personne ou de la famille.
 +
 
 +
Les dates d’existence ([[#5.2.1|5.2.1]]) doivent être enregistrées dans un élément séparé.
 +
 
 +
Les informations correspondant aux éléments 5.2.3. à 5.2.8. peuvent être indiquées sous la forme d’éléments structurés indépendants et/ou sous la forme d’un texte rédigé à l’intérieur de l’élément [[#5.2.2|5.2.2]].
  
−
The ''Dates of existence'' ([[#5.2.1|5.2.1]]) must be recorded as a separate element.
 
  
−
The information specified in rules 5.2.3-5.2.8 may be recorded as separate, structured elements and/or as narrative text in [[#5.2.2|5.2.2]].
 
  
  
 
<span id="5.2.1"></span>
 
<span id="5.2.1"></span>
−
'''5.2.1 Dates of existence'''
+
'''5.2.1 Dates d'existence'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To indicate the dates of existence of the corporate body, person or family.
+
Mentionner les dates d’existence de la collectivité, de la personne ou de la famille.
  
−
''Rule:''
+
''Règle:''
 +
 
 +
Enregistrer les dates d’existence de l’entité décrite. Pour les collectivités, inclure les dates de
 +
création/fondation/habilitation légale, et de dissolution. Pour les personnes, inclure les dates
 +
(approximatives ou précises) de naissance et de décès ou, si elles sont inconnues, la période attestée d’existence. Si on utilise des systèmes parallèles de datation, on donnera les dates dans les différents systèmes, conformément aux règles ou conventions nationales. Mentionner dans l’élément “ Règles ou conventions ” ([[#5.4.3|5.4.3]]) le système de normalisation des dates utilisé (par exemple ISO 8601).
  
−
Record the dates of existence of the entity being described. For corporate bodies include the date of establishment/foundation/enabling legislation and dissolution. For persons include the dates or approximate dates of birth and death or, when these dates are not known, floruit dates. Where parallel systems of dating are used, equivalences may be recorded according to relevant conventions or rules. Specify in the ''Rules and/or conventions'' element ([[#5.4.3|5.4.3]]) the system(s) of dating used, e.g. ISO 8601.
 
  
  
 
<span id="5.2.2"></span>
 
<span id="5.2.2"></span>
−
'''5.2.2 History'''
+
'''5.2.2 Histoire'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To provide a concise history of the corporate body, person or family.
+
Donner un résumé de l’histoire de la collectivité, de la personne ou de la famille.
  
−
''Rule:''
+
''Règle:''
  
−
Record in narrative form or as a chronology the main life events, activities, achievements and/or roles of the entity being described. This may include information on gender, nationality, family and religious or political affiliations. Wherever possible, supply dates as an integral component of the narrative description.
+
Enregistrer, sous la forme d’un texte rédigé ou d’une chronologie, les principaux événements de
 +
l’existence de l’entité décrite, ses activités, ses réalisations. Cela peut comprendre des informations sur le genre, la nationalité, la famille, et les appartenances religieuses ou politiques. Chaque fois que cela est possible, introduire ici des dates comme élément constitutif de la narration.
  
  
 
<span id="5.2.3"></span>
 
<span id="5.2.3"></span>
−
'''5.2.3 Places'''
+
'''5.2.3 Lieux'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To indicate the predominant places and/or jurisdictions where the corporate body, person or family was based, lived or resided or had some other connection.
+
Indiquer les principaux lieux et/où ressorts juridictionnels d’origine, de vie ou de résidence de la collectivité, de la personne ou de la famille, ou ceux avec lesquels l’entité a eu d’autres liens.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Record the name of the predominant place(s)/jurisdiction(s), together with the nature and covering dates of the relationship with the entity.
+
Enregistrer, pour chacun des principaux lieux/ressorts juridictionnels, son nom, la nature de son lien avec l’entité et la période concernée.
  
  
 
<span id="5.2.4"></span>
 
<span id="5.2.4"></span>
−
'''5.2.4 Legal status'''
+
'''5.2.4 Statut juridique'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To indicate the legal status of a corporate body.
+
Indiquer le statut juridique d’une collectivité.
  
−
''Rule:''
+
''Règle:''
  
−
Record the legal status and where appropriate the type of corporate body together with the covering dates when this status applied.
+
Enregistrer le statut juridique et, s’il y a lieu, la nature de la collectivité, ainsi que les dates de validité de ce statut.
  
  
 
<span id="5.2.5"></span>
 
<span id="5.2.5"></span>
−
'''5.2.5 Functions, occupations and activities'''
+
'''5.2.5 Fonctions et activités'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To indicate the functions, occupations and activities performed by the corporate body, person or family.
+
Indiquer les fonctions et les activités (professionnelles ou privées) de la collectivité, de la personne ou de la famille.
  
−
''Rule:''
+
''Règle:''
  
−
Record the functions, occupations and activities performed by the entity being described, together with the covering dates when useful. If necessary, describe the nature of the function, occupation or activity.
+
Enregistrer les fonctions et les activités (professionnelles ou privées) de l’entité décrite, ainsi que les dates correspondantes lorsque nécessaire. Le cas échéant, décrire la nature de la fonction ou de l’activité.
  
  
 
<span id="5.2.6"></span>
 
<span id="5.2.6"></span>
−
'''5.2.6 Mandates/Sources of authority'''
+
'''5.2.6 Textes de référence'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To indicate the sources of authority for the corporate body, person or family in terms of its powers, functions, responsibilities or sphere of activities, including territorial.
+
Indiquer l’origine des attributions de la collectivité, de la personne ou de la famille, qu’il s’agisse de ses pouvoirs, de ses fonctions, de ses responsabilités, ou de son champ d’activité (y compris géographique).
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Record any document, law, directive or charter which acts as a source of authority for the powers, functions and responsibilities of the entity being described, together with information on the jurisdiction(s) and covering dates when the mandate(s) applied or were changed.
+
Enregistrer tout texte de référence (loi, décret, arrêté, directive, recommandation, délibération, décision, etc.) qui est à l’origine des pouvoirs, des fonctions, des responsabilités de l’entité, ainsi que les informations sur les juridictions compétentes et les dates d’exercice ou de modification de ses attributions.
  
  
 
<span id="5.2.7"></span>
 
<span id="5.2.7"></span>
−
'''5.2.7 Internal structures / Genealogy'''
+
'''5.2.7 Organisation interne/généalogie'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To describe and/or represent the internal administrative structure(s) of a corporate body or the genealogy of a family.
+
Présenter l’organisation interne d’une collectivité, ou la généalogie d’une famille.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Describe the internal structure of a corporate body and the dates of any changes to that structure that are significant to the understanding of the way that corporate body conducted its affairs (e.g. by means of dated organization charts).
+
Pour une collectivité, décrire la structure interne, et préciser les dates des modifications dont la connaissance est nécessaire à la compréhension du fonctionnement de la collectivité (par exemple à l’aide d’organigrammes).
−
 
 
−
Describe the genealogy of a family (e.g. by means of a family tree) in a way that demonstrates the inter-relationships of its members with covering dates.
 
  
 +
Pour une famille, décrire la généalogie (par exemple à l’aide d’un arbre généalogique) de manière �
 +
indiquer les relations entre ses membres avec leurs dates.
  
 
<span id="5.2.8"></span>
 
<span id="5.2.8"></span>
−
'''5.2.8 General context'''
+
'''5.2.8 Contexte général'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To provide significant information on the general social, cultural, economic, political and/or historical context in which the corporate body, person or family operated, lived or was active.
+
Fournir une information significative sur le contexte général, social, culturel, économique, politique, historique, etc., dans lequel la collectivité, la personne ou la famille a vécu ou a exercé son activité.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Provide any significant information on the social, cultural, economic, political and/or historical context in which the entity being described operated.
+
Enregistrer toutes les informations significatives sur le contexte social, culturel, économique, politique, historique, etc., dans lequel l’entité a exercé son activité.
  
  
 
<span id="5.3"></span>
 
<span id="5.3"></span>
−
=== 5.3 Relationships area ===
 
  
−
The purpose of this area is to describe relationships with other corporate bodies, persons and families as may be described in other authority records.
+
=== 5.3 Zone des relations ===
  
 +
L’objectif de cette zone est de décrire les relations avec d’autres collectivités, personnes ou familles, susceptibles d’être décrites dans d’autres notices d’autorité.
  
 
<span id="5.3.1"></span>
 
<span id="5.3.1"></span>
−
'''5.3.1 Names / Identifiers of related corporate bodies, persons or families'''
+
'''5.3.1 Noms/numéro d’immatriculation des collectivités, des personnes ou des familles associées'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To indicate the names and any unique identifiers of related entities and to support linkages to the authority records for related corporate bodies, persons or families.
+
Indiquer les noms et tout numéro d’immatriculation univoque des entités associées avec lesquelles la relation est établie, et établir des liens avec les notices d’autorité pour les collectivités, les personnes ou les familles concernées.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Record the authorized form of name and any relevant unique identifiers, including the authority record identifier, for the related entity.
+
Enregistrer, pour l’entité avec laquelle la relation est établie, la forme autorisée du nom et tout numéro d’immatriculation univoque, en y incluant le numéro de la notice d’autorité décrivant cette entité.
  
 +
<span id="5.3.2"></span>
 +
'''5.3.2 Type de relation'''
  
−
<span id="5.3.2"></span>
+
''Objectif :''
−
'''5.3.2 Category of relationship'''
 
  
−
''Purpose:''
+
Identifier la nature générale de la relation entre l’entité décrite et une collectivité, une personne ou une famille.
  
−
To identify the general category of relationship between the entity being described and another corporate body, person or family.
+
''Règle :''
  
−
''Rule:''
+
Règle:
 +
Enregistrer le type de relation considérée. Utiliser les typologies générales prescrites par les règles ou conventions nationales, ou à défaut, un des quatre types ci-dessous. Préciser dans l’élément ''Règles et conventions'' ([[#5.4.3|5.4.3]]) le référentiel utilisé pour décrire la relation.
  
−
Record a general category into which the relationship being described falls. Use general categories prescribed by national rules and/or conventions or one of the following four categories. Record in the ''Rules and/or conventions'' element ([[#5.4.3|5.4.3]]) any classification scheme used as a source of controlled vocabulary terms to describe the relationship.
+
Relation hiérarchique
 +
*Par exemple : supérieur/subordonné, contrôleur/contrôlé, propriétaire de, etc.
 +
*Dans une relation hiérarchique, l’entité peut exercer une autorité et contrôler les activités de plusieurs collectivités, personnes ou familles. L’entité peut également être subordonnée à plusieurs collectivités, personnes ou familles ; c’est en particulier le cas pour une commission mixte ou pour un organisme dont la position hiérarchique évolue.
  
−
Hierarchical
+
Relation chronologique
−
*Eg. superior/subordinate; controlled/controlling; owner of/owned by)
+
*Par exemple : prédécesseur de / successeur de
−
*In a hierarchical relationship an entity may exercise some authority and control over the activities of a number of other corporate bodies, persons or families. An entity may also be subordinate to a number of other corporate bodies, persons or families, as for example a joint-committee or an organization whose superior changed over time.
+
*Dans une relation chronologique, l’entité peut succéder à plusieurs collectivités, personnes ou familles pour exercer certaines activités. Inversement, plusieurs collectivités, personnes ou familles peuvent succéder à une seule entité.
  
−
Temporal
+
Relation familiale
−
*Eg. predecessor/successor.
+
*Dans une famille, une personne peut avoir des relations avec d’autres membres de la famille, ou avec la famille en tant qu’entité. Lorsque la structure généalogique de la famille est complexe, il peut être bon de créer des notices d’autorité distinctes pour chacun de ses membres, et relier chacun d’eux avec ses parents, conjoint(s) ou enfant(s). Cette information peut également figurer dans l’élément ''Organisation interne/Généalogie'' ([[#5.2.7|5.2.7]]).
−
*In a temporal relationship an entity may succeed a number of other corporate bodies, persons or families in exercising some functions and activities. In turn it may be succeeded by a number of other corporate bodies, persons or families.
 
  
−
Family
+
Relation d’association
−
*In a family a person may have a wide circle of relationships with other members of the family and with the family as an entity. Where the genealogical structure of the family is complex it may be appropriate to create separate authority records for each member and link them to parent(s), spouse(s) and child(ren). Alternatively this information may be recorded in the ''Internal structures/Genealogy'' element ([[#5.2.7|5.2.7]]).
+
*Cette expression générale désigne tout type de relation autre que ceux mentionnés ci-dessus (par exemple : client/fournisseur, membre, partie de/constitué par, partenaire professionnel…)
  
−
Associative
 
−
*An associative relationship is a general category for relationships not covered by any of the above (e.g. Provider/client, membership, part/whole, business partner).
 
  
  
 
<span id="5.3.3"></span>
 
<span id="5.3.3"></span>
−
'''5.3.3 Description of relationship'''
+
'''5.3.3 Description de la relation'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To provide a specific description of the nature of the relationship.
+
Préciser la nature de la relation.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Record a precise description of the nature of the relationship between the entity described in this authority record and the other related entity, e.g. superior agency, subordinate agency, owner, predecessor, husband, wife, son, cousin, teacher of, student of, professional colleague. Record in the ''Rules and/or conventions'' element ([[#5.4.3|5.4.3]]) any classification scheme used as a source of controlled vocabulary terms to describe the relationship. A narrative description of the history and/or nature of the relationship may also be provided here.
+
Donner une description précise de la nature de la relation entre l’entité décrite dans la notice d’autorité et l’entité avec laquelle cette relation est établie, par exemple : supérieur de..., subordonné à ..., propriétaire, prédécesseur, époux, épouse, fils, fille, cousin(e), professeur de, élève de, collègue... Indiquer dans l’élément ''Règles ou conventions'' ([[#5.4.3|5.4.3]]) le référentiel utilisé pour décrire la relation. Il est également possible de remplir cet élément avec un texte rédigé sur l’histoire et/ou la nature de la relation.
  
  
 
<span id="5.3.4"></span>
 
<span id="5.3.4"></span>
−
'''5.3.4 Dates of the relationship'''
+
'''5.3.4 Dates de la relation'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To indicate the dates of duration of the relationship with another corporate body, person or family.
+
Indiquer les dates d’existence de la relation considérée.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Record when relevant the commencement date of the relationship or succession date and, when relevant, the cessation date of the relationship. Specify in the ''Rules and/or conventions'' element ([[#5.4.3|5.4.3]]) any systems of dating used, e.g. ISO 8601.
+
Enregistrer la date de début et s’il y a lieu, la date de fin de la relation. Préciser dans l’élément ''Règles ou conventions'' ([[#5.4.3|5.4.3]]) le système de normalisation des dates utilisé (par exemple ISO 8601).
  
  
 
<span id="5.4"></span>
 
<span id="5.4"></span>
−
=== 5.4 Control area ===
+
 
 +
=== 5.4 Zone du contrôle ===
  
 
<span id="5.4.1"></span>
 
<span id="5.4.1"></span>
−
'''5.4.1 Authority record identifier'''
+
'''5.4.1 Code d’identification de la notice d’autorité'''
 +
 
 +
''Objectif :''
  
−
''Purpose:''
+
Identifier de manière univoque la notice d’autorité dans l’environnement au sein duquel elle sera utilisée.
  
−
To identify the authority record uniquely within the context in which it will be used.
+
''Règle :''
  
−
''Rule:''
+
Enregistrer un seul numéro d’identification pour la notice d’autorité, conformément aux conventions locales ou nationales. Si la notice d’autorité doit faire l’objet d’une utilisation internationale, enregistrer le code du pays dans lequel la notice d’autorité a été établie, en utilisant la dernière version de la norme ISO 3166 ''Codes pour la représentation des noms de pays''.
  
−
Record a unique authority record identifier in accordance with local and/or national conventions. If the authority record is to be used internationally, record the country code of the country in which the authority record was created in accordance with the latest version of ISO 3166 ''Codes for the representation of names of countries''.
+
Lorsque l’auteur de la notice d’autorité est un organisme international, donner le numéro d’identification de l’organisme à la place du code du pays.
  
−
Where the creator of the authority record is an international organization, give the organizational identifier in place of the country code.
 
  
  
 
<span id="5.4.2"></span>
 
<span id="5.4.2"></span>
−
'''5.4.2 Institution identifiers'''
+
'''5.4.2 Code(s) d’identification du ou des service(s)'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To identify the agency(ies) responsible for the authority record.
+
Identifier le ou les services responsables de la notice d’autorité.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Record the full authorized form of name(s) of the agency(ies) responsible for creating, modifying or dissemninating the authority record or, alternatively, record a code for the agency in accordance with the national or international agency code standard. Include reference to any systems of identification used to identify the institutions (e.g. ISO 15511).
+
Enregistrer de manière complète, la forme autorisée du nom de chacun des services responsables de
 +
l’élaboration, des modifications ou de la diffusion de la notice d’autorité, ou bien indiquer un code d’identification de ces services, conformément aux règles nationales ou internationales d’identification des services.
  
  
 
<span id="5.4.3"></span>
 
<span id="5.4.3"></span>
−
'''5.4.3 Rules and/or conventions'''
+
'''5.4.3 Règles et/ou conventions'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To identify the national or international conventions or rules applied in creating the archival authority record.
+
Identifier les règles ou conventions, nationales ou internationales, qui ont été suivies pour l’élaboration de la notice d’autorité.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Record the names and where useful the editions or publication dates of the conventions or rules applied. Specify separately which rules have been applied for creating the Authorized form of name. Include reference to any system(s) of dating used to identify dates in this authority record (e.g. ISO 8601).
+
Enregistrer le nom et, lorsque cela est nécessaire, les éditions et les dates de publication, des règles ou des conventions appliquées. Mettre en évidence les règles qui ont été suivies pour fixer la ''forme autorisée du nom'' (5.1.2). Indiquer la référence des différents systèmes de  normalisation des dates utilisés pour indiquer des dates dans la notice d’autorité (par exemple ISO 8601).
  
  
 
<span id="5.4.4"></span>
 
<span id="5.4.4"></span>
−
'''5.4.4 Status'''
+
'''5.4.4 Niveau d'élaboration'''
 +
 
 +
''Objectif :''
 +
 
 +
Indiquer à l’utilisateur le niveau d’élaboration de la notice d’autorité.
  
−
''Purpose:''
+
''Règle :''
  
−
To indicate the drafting status of the authority record so that users can understand the current status of the authority record.
+
Enregistrer le niveau d’élaboration de la notice d’autorité, en indiquant si celle-ci est un projet, si elle est validée, si elle a déjà fait l’objet d’une révision, ou si elle a été détruite.
  
−
''Rule:''
+
<span id="5.4.5"></span>
 +
'''5.4.5 Niveau de détail'''
  
−
Record the current status of the authority record, indicating whether the record is a draft, finalized and/or revised or deleted.
+
''Objectif:''
  
 +
Indiquer s’il s’agit d’une notice d’autorité élémentaire, moyenne ou complète.
  
−
<span id="5.4.5"></span>
+
''Règle :''
−
'''5.4.5 Level of detail'''
 
−
''Purpose:''
 
  
−
To indicate whether the authority record applies a minimal, partial or a full level of detail.
+
Préciser si la notice d’autorité est élémentaire, moyenne ou complète, conformément aux règles ou
 +
conventions nationales. En l’absence de ces règles, on considérera que le niveau élémentaire correspond aux notices pour lesquelles seuls les quatre éléments retenus comme essentiels par la norme ISAAR sont renseignés (voir [[#4.8|4.8]]), et que les notices complètes sont celles pour lesquelles tous les éléments pertinents de la norme ISAAR sont renseignés.
  
−
''Rule:''
 
  
−
Indicate whether the record consists of a minimal, partial or full level of detail in accordance with relevant international and/or national guidelines and/or rules. In the absence of national guidelines or rules, minimal records are those that consist only of the four essential elements of an ISAAR(CPF) compliant authority record (see [[#4.8|4.8]]), while full records are those that convey information for all relevant ISAAR(CPF) elements of description.
 
  
  
 
<span id="5.4.6"></span>
 
<span id="5.4.6"></span>
−
'''5.4.6 Dates of creation, revision or deletion'''
+
'''5.4.6 Dates de création, de révision ou de destruction'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To indicate when this authority record was created, revised or deleted.
+
Indiquer quand la notice d’autorité a été créée, révisée ou détruite.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
 +
 
 +
Enregistrer la date à laquelle la notice d’autorité a été créée et les dates des différentes révisions. Préciser dans l’élément “ Règles ou conventions ” ([[#5.4.3|5.4.3]]) le système de normalisation des dates utilisé, par exemple ISO 8601.
  
−
Record the date the authority record was created and the dates of any revisions to the record. Specify in the ''Rules and/or conventions'' element ([[#5.4.3|5.4.3]]) the system(s) of dating used, e.g. ISO 8601.
 
  
  
 
<span id="5.4.7"></span>
 
<span id="5.4.7"></span>
−
'''5.4.7 Language(s) and script(s)'''
+
'''5.4.7 Langue(s) et écriture(s)'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To indicate the language(s) and/or script(s) used to create the authority record.
+
Indiquer la (les) langue(s) ou l’ (les) écriture(s) utilisées dans la notice d’autorité.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Record the language(s) and/or script(s) of the archival authority record. Include the appropriate ISO codes for languages (ISO 639-2) and/or scripts (ISO 15924 ''Codes for the representation of names of scripts'').
+
Enregistrer (les) langue(s) ou l’ (les) écriture(s) utilisées dans la notice d’autorité. Éventuellement, préciser également le code ISO pour les langues (ISO 639 ''Codes pour la représentation des noms de langue'') ou pour les écritures (ISO 15924 ''Codes pour la représentation des noms d’écritures'').
  
  
 
<span id="5.4.8"></span>
 
<span id="5.4.8"></span>
 +
 
'''5.4.8 Sources'''
 
'''5.4.8 Sources'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To identify the sources consulted in creating the authority record.
+
Identifier les sources consultées pour l’élaboration de la notice d’autorité.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
−
style="background:silver"  | Rule
+
 
−
|
+
Enregistrer ici les sources consultées pour l’élaboration de la notice d’autorité.
−
Record the sources consulted in establishing the authority record.
 
  
  
 
<span id="5.4.9"></span>
 
<span id="5.4.9"></span>
−
'''5.4.9 Maintenance notes'''
+
'''5.4.9 Notes relatives à la mise à jour de la notice'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To document the creation of and changes to the authority record.
+
Donner des informations sur la création et les modifications
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Record notes pertinent to the creation and maintenance of the authority record. The names of persons responsible for creating the authority record may be recorded here.
+
Enregistrer les informations pertinentes sur la création et la mise à jour de la notice d’autorité. C’est dans cet élément que peuvent être indiqués les noms des auteurs de la notice d’autorité.
  
 +
<span id="6"></span>
  
−
<span id="6"></span>
+
== 6. Relations entre les collectivités, les personnes et les familles, et les ressources archivistiques ou autres ==
−
== 6. Relating corporate bodies, persons and families to archival materials and other resources ==
 
  
−
Archival authority records are created primarily to document the context of records creation. To make this documentation useful it is necessary to link the authority records to descriptions of records. Archival authority records can also be linked to other relevant information resources. When such linkages are made it is important to describe the nature of the relationship, where known, between the corporate body, person or family and the linked resource. This Section provides guidance on how such linkages can be created in the context of an archival descriptive system. See Figure 1 for a pictorial representation of this.
+
Les notices d’autorité pour les archives sont créées en premier lieu pour donner des informations sur le contexte de production des documents d’archives. Pour que ces informations soient utiles, il est nécessaire de relier les notices d’autorité à la description des documents Mais les notices d’autorité pour les archives peuvent également être reliées à des informations sur toute autre ressource intéressante. Lorsque de tels liens sont établis, il est important de décrire la nature de la relation – lorsqu’on la connaît – entre la collectivité, la personne ou la famille, et la ressource associée. Le présent chapitre fournit des orientations sur la manière dont de tels liens peuvent être établis dans le cadre d’un système de description archivistique. On se reportera à la figure 1 pour une représentation schématisée.
  
−
Record relevant information as a free text narrative and/or as structured text as specified in the  elements below and/or links to the resources.
+
Les informations peuvent être enregistrées sous une ou plusieurs des formes suivantes :
 +
- un texte rédigé ;
 +
- un texte structuré conformément aux éléments ci-dessous ;
 +
- des liens aux ressources associées.
  
  
 
<span id="6.1"></span>
 
<span id="6.1"></span>
−
'''6.1 Identifiers and titles of related resources'''
+
'''6.1 Identifiants et intitulés des ressources associées'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To identify uniquely the related resources and/or enable the linking of the authority record to a description of the related resources, where such descriptions exist.
+
Identifier de manière univoque la ressource associée, et permettre le lien entre la notice d’autorité et la description de la ressource associée, lorsque cette description existe.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Provide the unique identifiers/reference codes and/or titles for the related resources. Where appropriate also provide the identifiers of any separate description of the related resource.
+
Mentionner : l’intitulé et/ou l’identifiant univoque de la ressource associée. Le cas échéant, fournir aussi l’identifiant de la description de cette ressource.
  
  
 
<span id="6.2"></span>
 
<span id="6.2"></span>
−
'''6.2 Types of related resources'''
+
'''6.2 Types de ressources associées'''
−
''Purpose:''
+
 
 +
''Objectif :''
  
−
To identify the type of related resource(s) being referenced.
+
Identifier la nature de la (des) ressource(s) associée(s) référencée(s).
  
−
''Rule:''
+
''Règle:''
  
−
Identify the type of related resources, e.g. Archival materials (fonds, record series, etc), archival description, finding aid, monograph, journal article, web site, photograph, museum collection, documentary film, oral history recording.
+
Préciser la nature des ressources associées : ensemble archivistique (fonds, série organique, etc.), description archivistique, instrument de recherche, monographie, article de périodique, site web, photographie, collection conservée muséale, film documentaire, archives orales...
  
  
 
<span id="6.3"></span>
 
<span id="6.3"></span>
−
'''6.3 Nature of relationships'''
+
'''6.3 Nature des relations'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To identify the nature of the relationships between the corporate body, person or family and the related resources.
+
Identifier la nature des relations entre la collectivité, la personne ou la famille et les ressources.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Describe the nature of the relationships between the corporate body, person or family and the related resource, e.g. creator, author, subject, custodian, copyright owner, controller, owner.
+
Décrire la nature des relations entre la collectivité, la personne ou la famille et les ressources associées, à savoir : producteur, auteur, sujet, détenteur, dépositaire, propriétaire des droits d’auteur, propriétaire...
  
  
 
<span id="6.4"></span>
 
<span id="6.4"></span>
−
'''6.4 Dates of related resources and/or relationships'''
+
'''6.4 Dates des ressources associées et/ou des relations'''
  
−
''Purpose:''
+
''Objectif :''
  
−
To provide any relevant dates for the related resources and/or the dates of the relationship between the corporate body, person or family and the related resources, and to indicate the significance of those dates.
+
Fournir toute date pertinente relative aux ressources associées et/ou aux dates de leurs relations avec la collectivité, la personne et la famille, et préciser la nature de ces dates.
  
−
''Rule:''
+
''Règle :''
  
−
Provide any relevant dates for the related resources and/or the relationship between the corporate body, person or family and the related resource and describe the significance of those dates.
+
Mentionner toute date pertinente relative à la ressource associée et/ou aux dates de ses relations avec la collectivité, la personne et la famille, et préciser la nature de ces dates.

Latest revision as of 03:10, 14 March 2011

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Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles

ISAAR(CPF): Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles

Page principale > Exigences sources > ISAAR(CPF)


Télécharger la version officielle complète de la norme depuis le site Web de l'ICA

1. Objet de la norme

2. Normes et directives associées

3. Glossaire

4. Structure et utilisation de la norme

5. Elements d'une notice d'autorité

6. Relations entre les collectivités, les personnes et les familles et des ressources archivistiques ou autres


1. Objet

1.1

La présente norme fournit les lignes directrices pour la préparation de notices d’autorité qui offrent la description d’entités (collectivités, personnes ou familles) associées à la production et à la gestion des archives.


1.2

Les notices d’autorité peuvent être utilisées :

  • a. pour décrire une collectivité, une personne ou une famille, en tant qu’unité à l’intérieur d’un système d’information archivistique ;
  • b. pour contrôler la création et l’utilisation de points d’accès dans les descriptions archivistiques ;
  • c. pour apporter des informations sur les relations entre différents producteurs d’archives, entre ces entités et les archives ou d’autres ressources qu’elles produisent ou qui les concernent.


1.3

La description des producteurs d’archives est une activité essentielle des archivistes, que ceux-ci travaillent dans un environnement manuel ou informatisé. Cette activité requiert une documentation complète et régulièrement mise à jour, sur le contexte de production et d’utilisation des documents, en particulier sur leur provenance.


1.4

La norme qui accompagne celle-ci, ISAD(G): Norme générale et internationale de description archivistique, prévoit l’intégration de cette information sur le contexte dans la description même des archives (à quelque niveau que ce soit). L’ISAD(G) reconnaît aussi la possibilité de gérer cette information contextuelle hors de la description et de la relier aux autres éléments servant à la description.


1.5

Plusieurs raisons rendent essentielle la gestion de ce type d’information contextuelle hors de la description archivistique. Cela permet de relier la description d’un producteur et l’information contextuelle aux différentes descriptions de ses archives, même si celles-ci sont conservées par des services d’archives différents, de même qu’aux descriptions de ressources bibliographiques ou muséographiques relatives à ce producteur. De telles relations améliorent la gestion des documents et facilitent la recherche.

1.6

Lorsque différents services d’archives conservent des documents d’un même producteur, ils peuvent plus facilement échanger leur information contextuelle sur ce producteur si cette information est gérée sous une forme normalisée. Cette normalisation revêt un intérêt international quand l’échange d’information contextuelle se fait par-delà les frontières. Le caractère international des archives présentes ou passées appelle une normalisation internationale pour permettre l’échange de l’information contextuelle. A titre d’exemple, la colonisation, l’immigration ou le commerce, ont contribué au caractère international des archives.

1.7

La présente norme a été élaborée pour permettre le partage de notices d’autorité, en garantissant la rédaction de descriptions des collectivités, des personnes ou des familles producteurs d’archives qui soient compatibles entre elles, pertinentes et explicites. Elle est conçue pour être utilisée conjointement avec des normes nationales, ou pour servir de point de départ au développement de telles normes.


1.8

Une notice d’autorité pour les archives est semblable à une notice d’autorité pour les bibliothèques dans la mesure où, dans les deux cas, il convient de créer des points d’accès normalisés à la description. Le nom du producteur de l’unité de description est un des points d’accès les plus importants. Tout point d’accès peut comporter des “ qualificatifs ”, essentiels pour identifier l’entité ainsi désignée et permettre de distinguer sans ambiguïté différentes entités qui ont le même nom ou des noms très proches.

1.9

La rédaction d’une notice d’autorité pour les archives doit cependant répondre à un plus grand nombre d’exigences que celle d’une notice d’autorité pour les bibliothèques. En effet, dans les systèmes de description archivistique, il est important de réunir des informations sur les producteurs et sur le contexte de production des documents. Ainsi, les notices d’autorité pour les archives vont plus loin et contiennent généralement beaucoup plus d’informations que les notices d’autorité pour les bibliothèques.

1.10

L’objectif premier de la présente norme est donc de fournir des règles générales pour la normalisation de la description des producteurs d’archives et du contexte de production des documents d’archives. Cette normalisation devrait permettre :

  • un accès aux documents d’archives fondé sur une description du contexte de production qui soit

liée aux descriptions des documents eux-mêmes, ceux-ci étant souvent divers et matériellement dispersés ;

  • une compréhension, par les utilisateurs, du contexte de production et d’utilisation des documents

d’archives, leur permettant de mieux en interpréter la signification et la portée ;

  • une identification précise de chaque producteur, intégrant la description des relations entre

différentes entités, et en particulier, les informations relatives aux modifications de caractère administratif (pour les collectivités) ou personnel (pour les personnes et les familles) ;

  • l’échange de ces descriptions entre les institutions, les systèmes et les réseaux.


1.11

Une notice d’autorité conforme à la présente norme peut aussi servir à contrôler la forme du nom et l’identité de toute collectivité, personne ou famille citée dans tout point d’accès relié à une unité de description.


4. Structure et utilisation de la norme

4.1

La présente norme détermine la nature des informations à inclure dans une notice d’autorité archivistique, et propose des orientations sur la manière d’intégrer ces notices dans un système de description contrôlé. Le contenu de ces informations sera fixé par les règles ou conventions en usage dans le service qui rédige la notice d’autorité.

4.2

La présente norme regroupe des éléments d’information, qui comprennent chacun:

  • a. le nom de l'élément de description ;
  • b. un énoncé sur l'utilité de l'élément dans la description ;
  • c. un énoncé de la règle ou des règles générales applicables à cet élément
  • d. et, dans la mesure du possible, des exemples qui illustrent l'application de la (ou des) règle(s).


4.3

Les paragraphes ne sont numérotés que pour faciliter les citations. Cette numérotation ne doit pas être utilisée pour désigner les éléments de description, ou pour prescrire l’ordre ou la structure des descriptions.


4.4

Les éléments de description d’une notice d’autorité archivistique sont regroupés en quatre zones :

1. La zone d’identification

  • (On y trouve les informations qui identifient de manière unique le producteur, et qui définissent un point d’accès standardisé)

2. La zone de description

  • (On y trouve les informations sur la nature, le contexte et les activités du producteur)

3. La zone des relations

  • (On y trouve mentionnées et décrites les relations avec les autres collectivités, personnes ou familles)

4. La zone du contrôle de la description

  • (On y trouve le numéro international d’identification de la notice d’autorité, et les informations qui précisent comment, quand et par quel service cette notice a été créée et mise à jour)


4.5

La présente norme propose dans le chapitre 6 des orientations sur la manière de relier les notices d’autorité à la description de documents d’archives produits par la même entité, et/ou à d’autres ressources émanant de celle-ci ou qui lui sont relatives. Le chapitre 6 comprend également un diagramme qui met en évidence les relations entre les notices d’autorité qui décrivent des producteurs d’archives et les descriptions des archives émanant de ces producteurs.


4.6

L’annexe A fournit pour chaque élément de description, un tableau de concordance entre la première version de la norme et la présente version. L’annexe B fournit des exemples complets de notices d’autorité établis en accord avec la présente norme.

4.7

Tous les éléments couverts par ces règles générales sont utiles pour établir une notice d’autorité, mais seul quatre d'entre eux sont considérés comme essentiels. Ce sont :

  • Type d’entité (élément 5.1.1);
  • Forme autorisée du nom (élément 5.1.2);
  • Dates (élément 5.2.1);
  • Code d’identification de la notice d’autorité (élément 5.4.1).



4.8

La nature de l’entité décrite et les contraintes du système ou du réseau sur lequel travaille le rédacteur de la notice d’autorité contribuent à déterminer quels sont les éléments de description optionnels qui doivent être renseignés, et s’il convient de les présenter sous une forme rédigée et (ou) structurée.


4.9

La plupart des éléments de description qui figurent dans une notice d’autorité établie conformément à la présente norme, peuvent être utilisés comme point d’accès. C’est dans le cadre de chaque pays ou de chaque ensemble linguistique que doivent être développées les règles ou les conventions pour la normalisation des points d’accès; c’est aussi dans le même cadre que peuvent être développés les vocabulaires à utiliser ou les conventions à suivre pour créer et sélectionner le contenu de ces éléments. Les normes ISO suivantes sont utiles pour l’élaboration et la mise à jour de vocabulaires contrôlés :

  • ISO 5963 Documentation - Méthodes pour l'analyse des documents, la détermination de leur contenu

et la sélection des termes d'indexation

  • ISO 2788 Documentation - Principes directeurs pour l'établissement et le développement de thésaurus monolingues
  • ISO 5964 Documentation - Principes directeurs pour l'établissement et le développement de thesaurus multilingues et
  • ISO 999 'Information et documentation - Principes directeurs pour l’élaboration, la structure et la présentation des index.

Pour citer une source publiée dans un élément de description, on suggère de suivre la dernière version de la norme ISO 690 Documentation - Références bibliographiques - Contenu, forme et structure.



4.10

Les exemples qui figurent dans le texte de la norme sont donnés à titre d’illustration, et n’ont aucun caractère prescriptif. Ils éclairent le contenu des règles auxquelles il se rapportent, mais n’ajoutent aucune disposition nouvelle. Il ne faut donc pas considérer ces exemples ou la forme sous laquelle ils sont présentés, comme des modèles à suivre en tous points. Pour apprécier le contexte de chaque exemple, celui-ci est suivi (en italiques) du nom de l’institution qui a rédigé cet exemple. Des explications complémentaires peuvent suivre, également en italiques, et précédées du terme Note. On ne doit pas confondre la source de l’exemple ou une note avec l’exemple lui-même.


4.11

La présente norme a été élaborée pour être utilisée conjointement avec la deuxième édition de la norme ISAD(G) - Norme générale et internationale de description archivistique, et avec les normes de description nationales. Lorsque ces normes sont utilisées conjointement dans un système ou un réseau de description archivistique, les notices d’autorité seront reliées aux descriptions des documents, et réciproquement. On se reportera au Chapitre 6 pour des orientations sur la manière dont ces liens peuvent être établis. Dans les descriptions archivistiques établies conformément à ISAD(G), les liens avec les notices d’autorité de producteurs peuvent trouver leur place dans les éléments “ Nom du producteur ” (3.2.1) et “ histoire administrative/notice biographique ” (3.2.2).



4.12

La présente norme est conçue pour être utilisée conjointement avec des règles ou des normes nationales. Ainsi, les archivistes peuvent suivre des normes nationales pour décider quels éléments peuvent être répétés. Dans de nombreux pays, les systèmes de description archivistique exigent une unique forme autorisée du nom pour une entité donnée, cependant que dans d’autres pays il est permis de créer plusieurs formes autorisées.

4.13

La présente norme ne couvre qu’une partie des conditions nécessaires à l’échange d’informations d’autorité archivistiques. Le succès de l’échange automatisé de ces informations par l’intermédiaire des réseaux informatiques dépend de l’adoption d’un bon format de communication par tous les services d’archives concernés. L’encodage du contexte archivistique / Encoded Archival Context (EAC) est un tel format. Il permet l’échange sur le Web de notices d’autorité établies conformément à la norme ISAAR(CPF). L’EAC a été développé sous la forme d’une DTD (définition de type de document) sous XML (eXtensible Markup Language) et SGML (Standard Generalized Markup Language).

5. Eléments d'une notice d'autorité

5.1 Zone d'identification

5.1.1 Type d'entité

Objectif :

Indiquer si l’entité décrite est une collectivité, une personne ou une famille.


Règle :

Préciser le type d’entité (collectivité, personne ou famille) qui est décrite dans la notice d’autorité.


5.1.2 Forme(s) autorisée(s) du nom

Objectif :

Créer un point d’accès normalisé permettant d’identifier, de manière univoque, une collectivité, une personne ou une famille.

Règle :

Enregistrer la forme autorisée du nom de l’entité décrite, établie conformément aux règles nationales ou internationales pertinentes en usage dans le service qui crée la notice d’autorité. Utiliser tous les qualificatifs nécessaires - dates, localisation, ressort juridictionnel, fonctions, épithète, etc. - pour distinguer la forme autorisée du nom de celles d’autres entités ayant un nom semblable. Mettre en évidence dans l’élément “ Règles ou conventions ” (5.4.3) les règles retenues pour fixer cette forme autorisée.


5.1.3 Formes parallèles du nom

Objectif :

Indiquer les différentes formes sous lesquelles on peut rencontrer la forme autorisée du nom, dans d’autres langues ou écritures.

Règle :

Enregistrer les formes parallèles du nom établies conformément aux règles nationales ou internationales pertinentes en usage dans le service qui crée la notice d’autorité, en y introduisant toutes les informations ou tous les qualificatifs requis. Mentionner dans l’élément “ Règles ou conventions ” (5.4.3) les règles employées.



5.1.4 Formes du nom normalisées selon d’autres conventions

Objectif :

Indiquer les formes normalisées du nom de la collectivité, de la personne ou de la famille, qui ont été fixées selon des règles différentes de celles utilisées pour la forme autorisée du nom. Cela peut faciliter le partage des notices d’autorité entre différentes communautés professionnelles.


Règle :

Enregistrer les formes du nom de l’entité décrite selon les autres règles ou conventions. Préciser quelles sont ces règles et, s’il y a lieu, quel est le service qui les a élaborées.


5.1.5 Autres formes du nom

Objectif :

Indiquer tout autre nom de la collectivité, de la personne ou de la famille, qui n’a pas été mentionné dans un autre élément de la zone d’identification.

Règle :

Enregistrer les autres noms sous lesquels l’entité peut être connue, tels que :

  • a. Autres formes du même nom (par exemple acronymes) ;
  • b. Autres noms de collectivités, par exemple, les changements de noms dans le temps et les dates associées à ces changements
  • c. Autres noms de personnes ou de familles, par exemple, les changements de noms dans le temps (pseudonymes, noms de jeune fille, etc.), et les dates associées à ces changements ;
  • d. Les noms et les titres qui précèdent ou qui suivent les noms de personnes ou de familles (titres de noblesse ou titres honorifiques).


5.1.6 Numéro d’immatriculation des collectivités

Objectif :

Fournir tout code d’immatriculation officiel (numérique ou alpha-numérique) servant à identifier la collectivité.

Règle :

Enregistrer, lorsque cela est possible, tout numéro officiel ou tout autre identifiant de la collectivité (par exemple, un numéro d’enregistrement des entreprises), et préciser le cadre d’attribution de ce numéro.


5.2 Zone de la description

L’objectif de cette zone est de décrire l’histoire, les fonctions, le contexte et les activités de la collectivité, de la personne ou de la famille.

Les dates d’existence (5.2.1) doivent être enregistrées dans un élément séparé.

Les informations correspondant aux éléments 5.2.3. à 5.2.8. peuvent être indiquées sous la forme d’éléments structurés indépendants et/ou sous la forme d’un texte rédigé à l’intérieur de l’élément 5.2.2.



5.2.1 Dates d'existence

Objectif :

Mentionner les dates d’existence de la collectivité, de la personne ou de la famille.

Règle:

Enregistrer les dates d’existence de l’entité décrite. Pour les collectivités, inclure les dates de création/fondation/habilitation légale, et de dissolution. Pour les personnes, inclure les dates (approximatives ou précises) de naissance et de décès ou, si elles sont inconnues, la période attestée d’existence. Si on utilise des systèmes parallèles de datation, on donnera les dates dans les différents systèmes, conformément aux règles ou conventions nationales. Mentionner dans l’élément “ Règles ou conventions ” (5.4.3) le système de normalisation des dates utilisé (par exemple ISO 8601).


5.2.2 Histoire

Objectif :

Donner un résumé de l’histoire de la collectivité, de la personne ou de la famille.

Règle:

Enregistrer, sous la forme d’un texte rédigé ou d’une chronologie, les principaux événements de l’existence de l’entité décrite, ses activités, ses réalisations. Cela peut comprendre des informations sur le genre, la nationalité, la famille, et les appartenances religieuses ou politiques. Chaque fois que cela est possible, introduire ici des dates comme élément constitutif de la narration.


5.2.3 Lieux

Objectif :

Indiquer les principaux lieux et/où ressorts juridictionnels d’origine, de vie ou de résidence de la collectivité, de la personne ou de la famille, ou ceux avec lesquels l’entité a eu d’autres liens.

Règle :

Enregistrer, pour chacun des principaux lieux/ressorts juridictionnels, son nom, la nature de son lien avec l’entité et la période concernée.


5.2.4 Statut juridique

Objectif :

Indiquer le statut juridique d’une collectivité.

Règle:

Enregistrer le statut juridique et, s’il y a lieu, la nature de la collectivité, ainsi que les dates de validité de ce statut.


5.2.5 Fonctions et activités

Objectif :

Indiquer les fonctions et les activités (professionnelles ou privées) de la collectivité, de la personne ou de la famille.

Règle:

Enregistrer les fonctions et les activités (professionnelles ou privées) de l’entité décrite, ainsi que les dates correspondantes lorsque nécessaire. Le cas échéant, décrire la nature de la fonction ou de l’activité.


5.2.6 Textes de référence

Objectif :

Indiquer l’origine des attributions de la collectivité, de la personne ou de la famille, qu’il s’agisse de ses pouvoirs, de ses fonctions, de ses responsabilités, ou de son champ d’activité (y compris géographique).

Règle :

Enregistrer tout texte de référence (loi, décret, arrêté, directive, recommandation, délibération, décision, etc.) qui est à l’origine des pouvoirs, des fonctions, des responsabilités de l’entité, ainsi que les informations sur les juridictions compétentes et les dates d’exercice ou de modification de ses attributions.


5.2.7 Organisation interne/généalogie

Objectif :

Présenter l’organisation interne d’une collectivité, ou la généalogie d’une famille.

Règle :

Pour une collectivité, décrire la structure interne, et préciser les dates des modifications dont la connaissance est nécessaire à la compréhension du fonctionnement de la collectivité (par exemple à l’aide d’organigrammes).

Pour une famille, décrire la généalogie (par exemple à l’aide d’un arbre généalogique) de manière � indiquer les relations entre ses membres avec leurs dates.

5.2.8 Contexte général

Objectif :

Fournir une information significative sur le contexte général, social, culturel, économique, politique, historique, etc., dans lequel la collectivité, la personne ou la famille a vécu ou a exercé son activité.

Règle :

Enregistrer toutes les informations significatives sur le contexte social, culturel, économique, politique, historique, etc., dans lequel l’entité a exercé son activité.


5.3 Zone des relations

L’objectif de cette zone est de décrire les relations avec d’autres collectivités, personnes ou familles, susceptibles d’être décrites dans d’autres notices d’autorité.

5.3.1 Noms/numéro d’immatriculation des collectivités, des personnes ou des familles associées

Objectif :

Indiquer les noms et tout numéro d’immatriculation univoque des entités associées avec lesquelles la relation est établie, et établir des liens avec les notices d’autorité pour les collectivités, les personnes ou les familles concernées.

Règle :

Enregistrer, pour l’entité avec laquelle la relation est établie, la forme autorisée du nom et tout numéro d’immatriculation univoque, en y incluant le numéro de la notice d’autorité décrivant cette entité.

5.3.2 Type de relation

Objectif :

Identifier la nature générale de la relation entre l’entité décrite et une collectivité, une personne ou une famille.

Règle :

Règle: Enregistrer le type de relation considérée. Utiliser les typologies générales prescrites par les règles ou conventions nationales, ou à défaut, un des quatre types ci-dessous. Préciser dans l’élément Règles et conventions (5.4.3) le référentiel utilisé pour décrire la relation.

Relation hiérarchique

  • Par exemple : supérieur/subordonné, contrôleur/contrôlé, propriétaire de, etc.
  • Dans une relation hiérarchique, l’entité peut exercer une autorité et contrôler les activités de plusieurs collectivités, personnes ou familles. L’entité peut également être subordonnée à plusieurs collectivités, personnes ou familles ; c’est en particulier le cas pour une commission mixte ou pour un organisme dont la position hiérarchique évolue.

Relation chronologique

  • Par exemple : prédécesseur de / successeur de
  • Dans une relation chronologique, l’entité peut succéder à plusieurs collectivités, personnes ou familles pour exercer certaines activités. Inversement, plusieurs collectivités, personnes ou familles peuvent succéder à une seule entité.

Relation familiale

  • Dans une famille, une personne peut avoir des relations avec d’autres membres de la famille, ou avec la famille en tant qu’entité. Lorsque la structure généalogique de la famille est complexe, il peut être bon de créer des notices d’autorité distinctes pour chacun de ses membres, et relier chacun d’eux avec ses parents, conjoint(s) ou enfant(s). Cette information peut également figurer dans l’élément Organisation interne/Généalogie (5.2.7).

Relation d’association

  • Cette expression générale désigne tout type de relation autre que ceux mentionnés ci-dessus (par exemple : client/fournisseur, membre, partie de/constitué par, partenaire professionnel…)


5.3.3 Description de la relation

Objectif :

Préciser la nature de la relation.

Règle :

Donner une description précise de la nature de la relation entre l’entité décrite dans la notice d’autorité et l’entité avec laquelle cette relation est établie, par exemple : supérieur de..., subordonné à ..., propriétaire, prédécesseur, époux, épouse, fils, fille, cousin(e), professeur de, élève de, collègue... Indiquer dans l’élément Règles ou conventions (5.4.3) le référentiel utilisé pour décrire la relation. Il est également possible de remplir cet élément avec un texte rédigé sur l’histoire et/ou la nature de la relation.


5.3.4 Dates de la relation

Objectif :

Indiquer les dates d’existence de la relation considérée.

Règle :

Enregistrer la date de début et s’il y a lieu, la date de fin de la relation. Préciser dans l’élément Règles ou conventions (5.4.3) le système de normalisation des dates utilisé (par exemple ISO 8601).


5.4 Zone du contrôle

5.4.1 Code d’identification de la notice d’autorité

Objectif :

Identifier de manière univoque la notice d’autorité dans l’environnement au sein duquel elle sera utilisée.

Règle :

Enregistrer un seul numéro d’identification pour la notice d’autorité, conformément aux conventions locales ou nationales. Si la notice d’autorité doit faire l’objet d’une utilisation internationale, enregistrer le code du pays dans lequel la notice d’autorité a été établie, en utilisant la dernière version de la norme ISO 3166 Codes pour la représentation des noms de pays.

Lorsque l’auteur de la notice d’autorité est un organisme international, donner le numéro d’identification de l’organisme à la place du code du pays.


5.4.2 Code(s) d’identification du ou des service(s)

Objectif :

Identifier le ou les services responsables de la notice d’autorité.

Règle :

Enregistrer de manière complète, la forme autorisée du nom de chacun des services responsables de l’élaboration, des modifications ou de la diffusion de la notice d’autorité, ou bien indiquer un code d’identification de ces services, conformément aux règles nationales ou internationales d’identification des services.


5.4.3 Règles et/ou conventions

Objectif :

Identifier les règles ou conventions, nationales ou internationales, qui ont été suivies pour l’élaboration de la notice d’autorité.

Règle :

Enregistrer le nom et, lorsque cela est nécessaire, les éditions et les dates de publication, des règles ou des conventions appliquées. Mettre en évidence les règles qui ont été suivies pour fixer la forme autorisée du nom (5.1.2). Indiquer la référence des différents systèmes de normalisation des dates utilisés pour indiquer des dates dans la notice d’autorité (par exemple ISO 8601).


5.4.4 Niveau d'élaboration

Objectif :

Indiquer à l’utilisateur le niveau d’élaboration de la notice d’autorité.

Règle :

Enregistrer le niveau d’élaboration de la notice d’autorité, en indiquant si celle-ci est un projet, si elle est validée, si elle a déjà fait l’objet d’une révision, ou si elle a été détruite.

5.4.5 Niveau de détail

Objectif:

Indiquer s’il s’agit d’une notice d’autorité élémentaire, moyenne ou complète.

Règle :

Préciser si la notice d’autorité est élémentaire, moyenne ou complète, conformément aux règles ou conventions nationales. En l’absence de ces règles, on considérera que le niveau élémentaire correspond aux notices pour lesquelles seuls les quatre éléments retenus comme essentiels par la norme ISAAR sont renseignés (voir 4.8), et que les notices complètes sont celles pour lesquelles tous les éléments pertinents de la norme ISAAR sont renseignés.



5.4.6 Dates de création, de révision ou de destruction

Objectif :

Indiquer quand la notice d’autorité a été créée, révisée ou détruite.

Règle :

Enregistrer la date à laquelle la notice d’autorité a été créée et les dates des différentes révisions. Préciser dans l’élément “ Règles ou conventions ” (5.4.3) le système de normalisation des dates utilisé, par exemple ISO 8601.


5.4.7 Langue(s) et écriture(s)

Objectif :

Indiquer la (les) langue(s) ou l’ (les) écriture(s) utilisées dans la notice d’autorité.

Règle :

Enregistrer (les) langue(s) ou l’ (les) écriture(s) utilisées dans la notice d’autorité. Éventuellement, préciser également le code ISO pour les langues (ISO 639 Codes pour la représentation des noms de langue) ou pour les écritures (ISO 15924 Codes pour la représentation des noms d’écritures).


5.4.8 Sources

Objectif :

Identifier les sources consultées pour l’élaboration de la notice d’autorité.

Règle :

Enregistrer ici les sources consultées pour l’élaboration de la notice d’autorité.


5.4.9 Notes relatives à la mise à jour de la notice

Objectif :

Donner des informations sur la création et les modifications

Règle :

Enregistrer les informations pertinentes sur la création et la mise à jour de la notice d’autorité. C’est dans cet élément que peuvent être indiqués les noms des auteurs de la notice d’autorité.

6. Relations entre les collectivités, les personnes et les familles, et les ressources archivistiques ou autres

Les notices d’autorité pour les archives sont créées en premier lieu pour donner des informations sur le contexte de production des documents d’archives. Pour que ces informations soient utiles, il est nécessaire de relier les notices d’autorité à la description des documents Mais les notices d’autorité pour les archives peuvent également être reliées à des informations sur toute autre ressource intéressante. Lorsque de tels liens sont établis, il est important de décrire la nature de la relation – lorsqu’on la connaît – entre la collectivité, la personne ou la famille, et la ressource associée. Le présent chapitre fournit des orientations sur la manière dont de tels liens peuvent être établis dans le cadre d’un système de description archivistique. On se reportera à la figure 1 pour une représentation schématisée.

Les informations peuvent être enregistrées sous une ou plusieurs des formes suivantes : - un texte rédigé ; - un texte structuré conformément aux éléments ci-dessous ; - des liens aux ressources associées.


6.1 Identifiants et intitulés des ressources associées

Objectif :

Identifier de manière univoque la ressource associée, et permettre le lien entre la notice d’autorité et la description de la ressource associée, lorsque cette description existe.

Règle :

Mentionner : l’intitulé et/ou l’identifiant univoque de la ressource associée. Le cas échéant, fournir aussi l’identifiant de la description de cette ressource.


6.2 Types de ressources associées

Objectif :

Identifier la nature de la (des) ressource(s) associée(s) référencée(s).

Règle:

Préciser la nature des ressources associées : ensemble archivistique (fonds, série organique, etc.), description archivistique, instrument de recherche, monographie, article de périodique, site web, photographie, collection conservée muséale, film documentaire, archives orales...


6.3 Nature des relations

Objectif :

Identifier la nature des relations entre la collectivité, la personne ou la famille et les ressources.

Règle :

Décrire la nature des relations entre la collectivité, la personne ou la famille et les ressources associées, à savoir : producteur, auteur, sujet, détenteur, dépositaire, propriétaire des droits d’auteur, propriétaire...


6.4 Dates des ressources associées et/ou des relations

Objectif :

Fournir toute date pertinente relative aux ressources associées et/ou aux dates de leurs relations avec la collectivité, la personne et la famille, et préciser la nature de ces dates.

Règle :

Mentionner toute date pertinente relative à la ressource associée et/ou aux dates de ses relations avec la collectivité, la personne et la famille, et préciser la nature de ces dates.

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