RS-1/nl

General International Standard Archival Description (ISAD(G)

ISAD(G): Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven

Hoofdpagina > Vereiste bronnen > ISAD(G)

Download the official, complete standard from the ICA website

I Inleiding

1.0 Meer-niveaubeschrijving

2.0 Regels voor meer-niveaubeschrijving

3.0 Beschrijvingselementen

• 3.1 Identificatie
• 3.2 Context
• 3.3 Inhoud en structuur
• 3.4 Voorwaarden voor raadpleging en gebruik
• 3.5 Verwant materiaal
• 3.6 Aantekeningen
• 3.7 Beschrijvingsbeheer

I Inleiding

I.1

Deze norm verschaft algemene richtlijnen voor het maken van archivistische beschrijvingen. Hij dient te worden gebruikt in combinatie met bestaande nationale normen of als basis voor de ontwikkeling van nationale standaarden.

I.2

Het doel van archivistisch beschrijven is het vaststellen en verklaren van de context en inhoud van archiefmateriaal ten einde de raadpleegbaarheid ervan te bevorderen. Dit wordt bereikt door nauwkeurige en adequate representaties te maken en deze te rangschikken volgens vooraf bepaalde modellen. Beschrijvingsprocessen kunnen tijdens of voorafgaande aan de archiefvorming beginnen en zich voortzetten gedurende de levensloop van de archiefstukken. Deze processen maken het inrichten mogelijk van het intellectueel beheer dat noodzakelijk is om betrouwbare, authentieke, betekenisvolle en raadpleegbare archiefbeschrijvingen te laten voortbestaan doorheen de tijd.

I.3

Om het materiaal enerzijds veilig te bewaren en te beheren en anderzijds vanaf het juiste moment raadpleegbaar te maken voor iedereen die het recht heeft het te raadplegen, moet men in elke beheersfase (zoals vorming, waardering, verwerving, conservering, ordening) specifieke gegevenselementen over archiefmateriaal vastleggen. Archivistisch beschrijven, in de meest ruime betekenis van het woord, omvat elk gegevenselement ongeacht in welke beheersfase het wordt geïdentificeerd of vastgelegd. In elke fase blijven de gegevens veranderlijk en kunnen ze worden aangepast in het licht van nieuwe kennis over de inhoud of de ontstaanscontext van het materiaal. In het bijzonder kan men geautomatiseerde informatiesystemen gebruiken om de nodige gegevenselementen te integreren of te selecteren, en deze bij te werken of te wijzigen. Hoewel deze regels zich vooral richten op het beschrijven van archiefmateriaal dat al voor bewaring is geselecteerd, kunnen ze ook tijdens eerdere fasen worden toegepast.

I.4

Deze norm bevat algemene regels voor archivistisch beschrijven die kunnen worden toegepast ongeacht vorm of medium van het archiefmateriaal. De regels in deze norm geven geen richtlijnen voor het beschrijven van bijzondere materialen zoals zegels, geluidsopnamen of kaarten. Handleidingen met beschrijvingsregels voor dergelijke materialen bestaan al. Deze norm dient te worden gebruikt in combinatie met deze handleidingen om zo bijzondere materialen adequaat te kunnen beschrijven.

I.5

Deze set algemene regels voor archivistisch beschrijven hoort bij een werkwijze die:

• a. de creatie van consistente, geschikte, en voor zich sprekende beschrijvingen moet garanderen;
• b. het terugvinden en uitwisselen van informatie over archiefmateriaal moet vergemakkelijken;
• c. het delen van authority data mogelijk moet maken; en
• d. de integratie van beschrijvingen uit verschillende plaatsen in een gemeenschappelijk informatiesysteem moet mogelijk maken.

I.6

De regels bereiken deze doelstellingen door het vaststellen en definiëren van zesentwintig (26) elementen die gecombineerd kunnen worden om de beschrijving van een archiefbestanddeel te vormen. De structuur en inhoud van de gegevens in elk van deze elementen dienen te worden geformuleerd overeenkomstig de geldende nationale regels. Als algemene regels zijn ze bedoeld om breed toepasbaar te zijn voor het beschrijven van archief, ongeacht de aard of omvang van de beschrijvingseenheid. De norm definieert evenwel geen uitvoerformaten, noch de wijze waarop de elementen worden gepresenteerd, bijvoorbeeld in inventarissen, catalogi, lijsten enzovoort.

I.7

Normen voor archivistisch beschrijven zijn gebaseerd op algemeen aanvaarde theoretische beginselen. Bijvoorbeeld, het beginsel dat archivistisch beschrijven verloopt van het algemene naar het bijzondere, is het praktische gevolg van het respect des fonds. Men moet dit beginsel duidelijk uitdrukken wanneer men een algemeen toepasbare structuur en systeem voor archivistisch beschrijven wil ontwikkelen, die niet afhankelijk zijn van de toegangen van eender welke archiefbewaarplaats, los van het feit of dat in een handmatige of in een geautomatiseerde omgeving gebeurt.

I.8

In Appendix A-1 treft men een hiërarchisch model aan van de ordeningsniveaus voor het archief en zijn samenstellende delen. Bij elk ordeningsniveau past een beschrijvingsniveau, dat in verschillende mate van detail kan worden uitgewerkt. Zo kan een archief als geheel worden beschreven in één enkele beschrijving, maar ook worden gerepresenteerd als een geheel met zijn onderdelen op verschillende beschrijvingsniveaus. Het archief vormt het hoogste beschrijvingsniveau; de onderdelen vormen de onderliggende niveaus, waarvan de beschrijving vaak alleen betekenis heeft binnen de context van de beschrijving van het geheel van het archief. Op die manier kan er een beschrijving op archiefniveau zijn, een beschrijving op reeksniveau, een beschrijving op niveau van het bestanddeel en/of een beschrijving op stukniveau. Tussenliggende niveaus, zoals deelarchief of deelreeks, kunnen voorkomen. Elk van deze niveaus kan weer verder worden onderverdeeld overeenkomstig de complexiteit van de administratieve structuur en/of de functies van de archiefvormende organisatie en overeenkomstig de structuur van het materiaal zelf. Het model in Appendix A-2 geeft een voorstelling van de complexe verbanden tussen archiefvormer(s) en beschrijvingseenheden, ongeacht het niveau, zoals wordt uitgedrukt in de relaties tussen de vakken die authority records conform ISAAR(CPF) voorstellen, en de vakken die de beschrijvingseenheden van het archief en zijn onderdelen voorstellen. Appendix B2 geeft uitgewerkte voorbeelden van archivistische beschrijvingen en enkele van hun onderdelen.

I.9

Elke regel bestaat uit:

• a. de naam van het beschrijvingselement waarop de regel betrekking heeft;
• b. een formulering van het doel waartoe het element in een beschrijving wordt opgenomen;
• c. een formulering van de algemene regel (of regels) die voor het element van toepassing zijn; en
• d. waar relevant, voorbeelden die de toepassing van de regel(s) illustreren.

I.10

De paragrafen zijn enkel genummerd om ze te kunnen citeren. Deze nummers moet men niet gebruiken om beschrijvingselementen aan te duiden.

I.11

De regels zijn ingedeeld in zeven velden met beschrijvingsgegevens:

1. Identificatie: met de essentiële gegevens om de beschrijvingseenheid te kunnen identificeren.
2. Context: met gegevens over oorsprong en beheer van de beschrijvingseenheid.
3. Inhoud en structuur: met gegevens over onderwerp en ordening van de beschrijvingseenheid.
4. Voorwaarden voor raadpleging en gebruik: met gegevens over de beschikbaarheid van de beschrijvingseenheid.
5. Verwant materiaal: met gegevens over materialen die een belangrijke verwantschap met de beschrijvingseenheid hebben.
6. Aantekeningen: met bijzondere gegevens en gegevens die niet in een van de andere velden kunnen worden ondergebracht.
7. Beschrijvingsbeheer: met gegevens over hoe, wanneer en door wie de archivistische beschrijving werd gemaakt.

I.12

Alle 26 elementen waarop deze algemene regels betrekking hebben, kunnen worden gebruikt, maar slechts een bepaald deel moet in elke beschrijving worden gebruikt. Een paar elementen worden als essentieel beschouwd voor de internationale uitwisseling van beschrijvingsgegevens:

• a. referentie(s);
• b. titel;
• c. archiefvormer;
• d. datering;
• e. omvang van de beschrijvingseenheid; en
• f. beschrijvingsniveau.

De voorbeelden doorheen de tekst van ISAD(G) zijn illustratief en hebben geen voorschrijvend karakter. Ze verhelderen de bepalingen van de regels waarbij ze horen, eerder dan dat ze deze bepalingen uitbreiden. Beschouw noch de voorbeelden, noch de vorm waarin ze worden voorgesteld, als voorschriften. Om de context van de beschrijvingen duidelijk te maken, wordt elk voorbeeld gevolgd door een aanduiding van het betreffende beschrijvingsniveau, in cursief en tussen haakjes. Op de volgende regel wordt de naam vermeld van de instelling die het als voorbeeld gebruikte materiaal beheert en/of het voorbeeld geleverd heeft, eveneens in cursief. Verdere verklarende aantekeningen kunnen volgen, ook in cursief, voorafgegaan door de afkorting N.B.:. Verwar de aanduiding van het beschrijvingsniveau, de herkomst van het voorbeeld en eventuele aantekeningen niet met het voorbeeld zelf.

I.13

De mate waarin een bepaalde archivistische beschrijving meer dan de essentiële gegevenselementen bevat, hangt af van de aard van de beschrijvingseenheid.

I.14

Ontsluitingstermen zijn gebaseerd op de beschrijvingselementen. De waarde van ontsluitingstermen neemt toe door gebruik van authority control. Omdat ontsluitingstermen belangrijk zijn voor het vinden van gegevens, is daarvoor een afzonderlijke ICA standaard ontwikkeld: International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families: ISAAR(CPF). ISAAR(CPF) geeft algemene regels voor het opstellen van archivistische authority records voor het beschrijven van organisaties, personen en families, die als archiefvormers in beschrijvingen van archiefstukken kunnen worden genoemd. (Zie Appendix A-2 voor een schematische weergave van het verband tussen beschrijvingen en authority records.). Voor andere ontsluitingstermen dienen woordenlijsten en afspraken nationaal of per taalgebied ontwikkeld te worden. De volgende ISO standaarden zijn nuttig voor de ontwikkeling en het beheer van gecontroleerde woordenlijsten:

• ISO 5963 Documentation — Methods for examining documents, determining their subject, and selecting indexing terms;
• ISO 2788 Documentation — Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri en
• ISO 999 Information and documentation — Guidelines for the content, organization and presentation of indexes.

I.15

Volg, bij het citeren van een gepubliceerde bron in een beschrijvingselement, de meest recente versie van ISO 690 Documentation — Bibliographic references — Content, form and structure.

1.0 Meer-niveaubeschrijving

1.1 Inleiding

Als het archief als geheel wordt beschreven, dient het te worden gerepresenteerd in één beschrijving, gebruik makend van de beschrijvingselementen zoals verder uiteengezet in hoofdstuk 3 van dit document. Indien de beschrijving van de onderdelen wordt vereist, kunnen deze afzonderlijk worden beschreven, eveneens gebruikmakend van de gepaste elementen uit hoofdstuk 3. De som van alle zo verkregen beschrijvingen, in een hiërarchisch verband geplaatst zoals uiteengezet in het model in Appendix A-1, representeert het archief en die onderdelen waarvoor beschrijvingen werden gemaakt. In het kader van deze regels wordt deze beschrijvingstechniek meer-niveaubeschrijving genoemd. Vier fundamentele regels zijn van toepassing bij het opzetten van een hiërarchie van beschrijvingen. Deze worden uiteengezet in de regels 2.1 tot en met 2.4.

2.0 Regels voor meer-niveaubeschrijving

2.1 Beschrijven van algemeen naar bijzonder

'Doel:

Het representeren van de context en de hiërarchische structuur van het archief en zijn onderdelen.

Regel:

Geef op het niveau van het archief informatie over het archief als een geheel. Geef op het volgende en de daaronder volgende niveaus informatie over de onderdelen die worden beschreven. Presenteer de zo verkregen beschrijvingen in een hiërarchische éénop- veel-relatie, beginnend bij het meest algemene (archief) en afdalend naar het bijzondere.

2.2 Gegevens relevant voor het beschrijvingsniveau

Doel:

Het nauwkeurig representeren van context en inhoud van de beschrijvingseenheid.

Regel:

Verschaf enkel die gegevens die passen bij het te beschrijven niveau. Bij voorbeeld, verschaf geen gedetailleerde gegevens over de inhoud van een bestanddeel als de beschrijvingseenheid een archief is; verschaf geen administratieve geschiedenis voor een hele organistie als de archiefvormer van de beschrijvingseenheid een afdeling of filiaal is.

2.3 Koppelen van beschrijvingen

Doel:

Het duidelijk maken van de plaats van de beschrijvingseenheid in de hiërarchie.

Regel:

Koppel elke beschrijving aan haar bovenliggende beschrijvingseenheid, indien van toepassing, en stel het beschrijvingsniveau vast. (Zie 3.1.4)

2.4 Niet herhalen van informatie

Doel:

Het vermijden van overbodige herhalingen in hiërarchisch gerelateerde beschrijvingen.

Regel:

Geef op het hoogst mogelijke niveau de gegevens die gemeenschappelijk zijn voor alle samenstellende delen. Herhaal geen gegevens op een lager beschrijvingsniveau wanneer ze al op een hoger niveau zijn gegeven.

3.0 Beschrijvingselementen

3.1 Identificatie

3.1.1 Referentie(s)

Doel:

De beschrijvingseenheid eenduidig identificeren en koppelen met haar beschrijving.

Regel:

Leg, in zoverre nodig voor een eenduidige identificatie, de volgende elementen vast:

• de landcode in overeenstemming met de laatste versie van ISO 3166 Codes for the representation of names of countries;
• de code voor de bewaarplaats in overeenstemming met de nationale standaard voor codes van bewaarplaatsen of een andere unieke plaatsaanduiding;
• een specifieke lokale referentie, nummer, of andere unieke aanduiding.

Elk van deze drie elementen moet aanwezig zijn met het oog op de uitwisseling van gegevens op internationaal niveau.

3.1.2 Titel

Doel:

Het benoemen van de beschrijvingseenheid.

Regels:

Geef een formele titel of ken een beknopte titel toe in overeenstemming met de regels voor meer-niveaubeschrijving en de nationale beschrijvingsregels.

Verkort, indien van toepassing, een lange formele titel, maar enkel indien dit kan zonder verlies van essentiële informatie.

Vermeld in de toegekende titels op het hogere niveau de naam van de archiefvormer. Op de lagere niveaus kan men bijvoorbeeld de naam van de auteur van het document geven en een term die de vorm van de beschrijvingseenheid aangeeft en, indien van toepassing, een aanduiding van functie, handeling, onderwerp, plaats of thema.

Maak een onderscheid tussen formele titels en toegekende titels in overeenstemming met de nationale afspraken of afspraken binnen het taalgebied.

3.1.3 Datering

Doel:

Het identificeren en vastleggen van de datering van de beschrijvingseenheid.

Regels:

Leg minstens een van de volgende types van datering voor de beschrijvingseenheid vast, zoals van toepassing voor het materiaal en het beschrijvingsniveau.

• Datum of periode van het bijeenbrengen van de archiefstukken in het kader van de bedrijfsvoering of de behandeling van bepaalde zaken;
• Datum of periode van vervaardiging van de documenten. Dit impliceert de datering van afschriften, uitgaven, versies van, bijlagen bij, of originelen van stukken ontstaan voorafgaand aan hun samenbrenging als archiefstukken.

Duid aan wat voor soort datum of periode wordt gegeven. Andere dateringen kunnen worden vermeld en uitgedrukt in overeenstemming met de nationale gebruiken.

Geef een enkele datum of een periode zoals van toepassing. Een periode dient altijd een einddatum te hebben, tenzij de beschrijvingseenheid deel uitmaakt van een actief archiveringssysteem (of een deel daarvan).

3.1.4 Beschrijvingsniveau

Doel:

Het identificeren van het ordeningsniveau van de beschrijvingseenheid.

Regel: Leg het niveau van deze beschrijvingseenheid vast.

3.1.5 Omvang en medium van de beschrijvingseenheid (hoeveelheid, volume of afmeting)

Doel:

Het identificeren en beschrijven van

• a. de fysieke of logische omvang en
• b. het medium van de beschrijvingseenheid.

Regels:

Leg de omvang van de beschrijvingseenheid vast aan de hand van het aantal fysieke of logische eenheden in arabische cijfers en vermeld de maateenheid. Geef informatie over het medium van de beschrijvingseenheid.

Alternatief, geef de lengte van de bezette plankruimte of de kubieke opslagruimte van de beschrijvingseenheid. Wanneer de omvang van de beschrijvingseenheid in lengtematen is uitgedrukt en aanvullende informatie wenselijk is, voeg de aanvullende informatie dan toe tussen haakjes.

3.2 Context

[Een deel van de informatie in dit veld, zoals de naam van de archiefvormer(s) en de administratieve geschiedenis / biografie kan, in bepaalde toepassingen, ondergebracht zijn in gerelateerde authority files. Zie [[[#I.14|I.14]].

3.2.1 Naam van de archiefvormer(s)

Doel:

Het identificeren van de archiefvormer (of archiefvormers) van de beschrijvingseenheid.

Regel:

Leg de naam vast van de organisatie(s) of de individuele persoon (personen) verantwoordelijk voor het vormen, bijeenbrengen en beheren van de archiefstukken waaruit de beschrijvingseenheid bestaat. De naam dient in de gestandaardiseerde vorm vermeld te worden, zoals voorgeschreven door internationale of nationale afspraken en in overeenstemming met de beginselen van ISAAR(CPF).

3.2.2 Institutionele geschiedenis / Biografie

Doel:

Het verschaffen van een institutionele geschiedenis van, of biografische bijzonderheden over de archiefvormer (of archiefvormers) van de beschrijvingseenheid, om het materiaal in zijn context te plaatsen en begrijpelijker te maken.

Regels:

Leg beknopt relevante informatie vast over ontstaan, voortgang, ontwikkeling en functioneren van de organisatie (of organisaties), of over het leven en werk van de persoon (of personen), verantwoordelijk voor de vorming van de beschrijvingseenheid. Indien aanvullende informatie beschikbaar is in een gepubliceerde bron, dient aan deze gerefereerd te worden.

ISAAR(CPF) stelt specifieke gegevenselementen voor die in dit element opgenomen kunnen worden.

Leg over personen of families gegevens vast zoals volledige naam en titels, geboorte- en overlijdensdata, geboorteplaats, achtereenvolgende woonplaatsen, activiteiten, beroep of functies, oorspronkelijke en eventuele andere namen, belangrijke prestaties, en plaats van overlijden.

3.2.3 Geschiedenis van het archief

Doel:

Het verschaffen van informatie over de geschiedenis van de beschrijvingseenheid, voor zover deze informatie van betekenis is voor haar authenticiteit, integriteit en interpretatie.

Regels:

Leg de achtereenvolgende overgangen van eigendom, verantwoordelijkheid en/of beheer van de beschrijvingseenheid vast. Vermeld de activiteiten die hebben geleid tot haar huidige structuur en ordening, zoals geschiedenis van de ordening, samenstelling van eigentijdse toegangen, hergebruik van de archiefstukken voor andere doeleinden, of migraties van programmatuur. Vermeld de data van deze activiteiten, voor zover deze kunnen worden vastgesteld. Indien de archiefgeschiedenis onbekend is, leg dan dat gegeven vast. Optioneel, indien de beschrijvingseenheid direct van de archiefvormer is verworven, leg dan de geschiedenis van het archief niet hier vast, maar leg de informatie dan bij voorkeur vast als gegevens over Verwerving (Zie 3.2.4).

3.2.4 Verwerving

Doel:

Het vaststellen van de directe bron van verwerving of overdracht.

Regel:

Leg vast van wie de beschrijvingseenheid werd verworven en de datum en/of wijze van verwerving, voor zover deze gegevens niet vertrouwelijk zijn. Indien de bron onbekend is, leg dan dat gegeven vast. Optioneel, voeg aanwinstnummers of codes toe.

3.3 Inhoud en structuur

3.3.1 Bereik en inhoud

Doel:

De gebruikers in staat stellen de mogelijke relevantie van de beschrijvingseenheid te beoordelen.

Regel: Geef een samenvatting van het bereik (zoals periode, geografisch gebied) en inhoud (zoals redactionele vormen, onderwerp en administratieve processen) van de beschrijvingseenheid, passend bij het beschrijvingsniveau.

3.3.2 Selectie

Doel: Het verschaffen van informatie over elke vorm van waardering, vernietiging en planning van de vernietiging.

Regels:

Leg alle uitgevoerde of geplande handelingen vast met betrekking tot waardering, vernietiging en planning van de vernietiging van de beschrijvingseenheid, in het bijzonder wanneer deze handelingen de interpretatie van het materiaal kunnen beïnvloeden. Leg, indien van toepassing, vast op wiens gezag de betreffende handeling is uitgevoerd.

3.3.3 Aanvullingen

Doel:

Het informeren van gebruikers over te verwachten toevoegingen aan de beschrijvingseenheid.

Regel:

Geef aan of er aanvullingen worden verwacht. Indien van toepassing, geef een schatting van omvang en frequentie.

3.3.4 Ordening

Doel: Het verschaffen van gegevens over de interne structuur, de rangschikking en/of het classificatiesysteem van de beschrijvingseenheid.

Regel:

Specificeer de interne structuur, de rangschikking en/of het classificatiesysteem van de beschrijvingseenheid. Noteer hoe de archivaris hiermee is omgegaan. Leg voor digitale archiefstukken gegevens over systeemontwerp vast of verwijs ernaar.

Alternatief: neem dit soort gegevens op in het veld Bereik en inhoud (3.3.1), in overeenstemming met nationale afspraken.

3.4 Voorwaarden voor raadpleging en gebruik

3.4.1 Voorwaarden voor raadpleging

Doel:

Het verschaffen van gegevens over wettelijke of andere bepalingen die de raadpleging van de beschrijvingseenheid beperken of beïnvloeden.

Regel:

Specificeer de wet of de juridische status, het contract, de regeling of het beleid die de raadpleging van de beschrijvingseenheid beïnvloeden. Geef aan over welke periode het materiaal gesloten is, en indien van toepassing de datum van openbaarheid.

3.4.2 Voorwaarden voor reproductie

Doel:

Het vaststellen van eventuele reproductiebeperkingen die op de beschrijvingseenheid van toepassing zijn.

Regel:

Geef informatie over voorwaarden voor reproductie (zoals copyright) die op de beschrijvingseenheid van toepassing zijn, zodra raadpleging is toegestaan. Wanneer zulke voorwaarden niet bekend zijn, moet dat worden vastgelegd. Indien er geen voorwaarden zijn, is vermelding niet noodzakelijk.

3.4.3 Taal en schrift

Doel:

Het vaststellen van taal (talen), schrift(en) en tekensysteem (-systemen) die in de beschrijvingseenheid zijn toegepast.

Regel: Leg taal (talen) en/of schrift(en) vast van het materiaal waaruit de beschrijvingseenheid bestaat. Noteer de afwijkende alfabetten, schriften, tekensystemen of afkortingen die zijn gebruikt. Optioneel, neem ook de betreffende ISO codes op voor taal (talen) (ISO 639-1 en ISO 639-2: International Standards for Language Codes) of schrift(en) (ISO 15924: International Standard for Names of Scripts).

3.4.4 Fysieke kenmerken en technische vereisten

Doel:

Het verschaffen van informatie over fysieke kenmerken of technische vereisten die bepalend zijn voor het gebruik van de beschrijvingseenheid.

Regel:

Geef alle fysieke voorwaarden, zoals bewaringsvereisten, die het gebruik van de beschrijvingseenheid beïnvloeden. Noteer eventuele programmatuur en/of apparatuur die noodzakelijk is voor raadpleging van de beschrijvingseenheid.

3.4.5 Toegangen

Doel:

Het identificeren van eventuele toegangen op de beschrijvingseenheid.

Regel:

Geef informatie over eventuele toegangen die de archiefbewaarplaats of de archiefvormer ter beschikking heeft en die informatie kunnen verschaffen over de context en inhoud van de beschrijvingseenheid. Vermeld, indien van toepassing, waar een kopie verkrijgbaar is.

3.5 Verwant materiaal

3.5.1 Bestaan en bewaarplaats van originelen

Doel:

Het wijzen op het bestaan, de bewaarplaats, de beschikbaarheid en/of de vernietiging van de originelen, indien de beschrijvingseenheid uit kopieën bestaat.

Regel: Als het origineel van de beschrijvingseenheid beschikbaar is (in de eigen instelling of elders), leg dan zijn bewaarplaats vast, samen met de relevante nummers. Wanneer de originelen niet meer bestaan, of hun bewaarplaats onbekend is, vermeld dan dat gegeven.

3.5.2 Bestaan en bewaarplaats van kopieën

Doel:

Het aangeven van het bestaan, de bewaarplaats en de beschikbaarheid van kopieën van de beschrijvingseenheid.

Regel:

Als een kopie van een beschrijvingseenheid beschikbaar is (hetzij in de eigen instelling, hetzij elders) leg daarvan dan de bewaarplaats vast, samen met de relevante nummers.

3.5.3 Verwante beschrijvingseenheden

Doel:

Het identificeren van verwante beschrijvingseenheden.

Regel:

Leg informatie vast over beschrijvingseenheden in dezelfde archiefbewaarplaats of elders, indien die beschrijvingseenheden door herkomst of anderszins gerelateerd zijn. Voeg passende inleidende informatie toe en verklaar de aard van de verwantschap. Als de verwante beschrijvingseenheid een toegang is, gebruik dan het beschrijvingselement Toegangen (3.4.5) om er aan te refereren.

3.5.4 Publicaties

Doel:

Het identificeren van publicaties over of gebaseerd op gebruik, bestudering of analyse van de beschrijvingseenheid.

Regel: Geef een verwijzing naar en/of informatie aangaande publicaties die zijn gebaseerd op gebruik, bestudering of analyse van de beschrijvingseenheid. Neem verwijzingen op naar gepubliceerde facsimile’s of transcripties.

3.6 Aantekeningen

3.6.1 Aantekening

Doel:

Het verschaffen van gegevens die niet in één van de andere velden kunnen worden ondergebracht.

Regel: Leg specifieke of andere belangrijke gegevens vast die niet in één van de andere gedefinieerde beschrijvingselementen kunnen worden ondergebracht.

3.7 Beschrijvingsbeheer

3.7.1 Verantwoording

Doel:

Het geven van een toelichting over hoe de beschrijving werd gemaakt en door wie.

Regel:

Maak aantekeningen over bronnen geraadpleegd bij het maken van de beschrijving en leg vast wie de beschrijving gemaakt heeft.

3.7.2 Regels of afspraken

Doel:

Het identificeren van de conventies waarop de beschrijving is gebaseerd.

Regel: Leg de internationale, nationale en/of lokale regels of afspraken vast die bij het maken van de beschrijving zijn gevolgd.

3.7.3 Datering van de beschrijvingen

Doel:

Het aangeven wanneer deze beschrijving werd gemaakt en/of herzien.

Regel: Leg de datum(s) vast waarop de beschrijving gemaakt en/of herzien werd.