Editing RS-2/nl

International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families

ISAAR(CPF): Internationale Norm voor Archivistische Geautoriseerde Beschrijvingen van Organisaties, Personen en Families

Hoofdpagina > Vereiste bronnen > ISAAR(CPF)

Download the official, complete standard from the ICA website

1. Bereik en Doelstelling

2. Verwante normen en richtlijnen

3. Verklarende lijst van termen en definities

4. Opbouw en gebruik van de norm

5. Elementen van een geautoriseerde beschrijving

• 5.1 Identiteit
• 5.2 Beschrijving
• 5.3 Relaties
• 5.4 Beheer

6. Organisaties, personen en families relateren aan archiefmateriaal en andere bronnen

1. Bereik en doelstelling

1.1

Deze norm verschaft richtlijnen voor het maken van archivistische geautoriseerde beschrijvingen van entiteiten (organisaties, personen en families) betrokken bij de vorming en het beheer van archieven.

1.2

Archivistische geautoriseerde beschrijvingen kunnen worden gebruikt:

• a. om een organisatie, persoon of familie als eenheid binnen een archivistisch beschrijvingssysteem te beschrijven; en/of
• b. om de creatie en het gebruik van ontsluitingstermen in archivistische beschrijvingen te regelen;
• c. om de relaties te documenteren tussen verschillende archiefvormers en tussen deze entiteiten en de archieven die zij gevormd hebben en/of andere bronnen over of van hen.

1.3

Het beschrijven van archiefvormers is een wezenlijke taak van archivarissen, ongeacht of de beschrijvingen zich in papieren of digitale systemen bevinden. Dit vereist een volledige en geactualiseerde documentatie van de context van archiefvorming en -gebruik, vooral van de herkomst van de archieven.

1.4

De parallelnorm van dit document, ISAD(G): Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven, voorziet in het opnemen van contextgegevens in archivistische beschrijvingen op elk mogelijk niveau. ISAD(G) onderkent ook de mogelijkheid om contextgegevens afzonderlijk vast te leggen en te onderhouden, en om deze contextgegevens te koppelen aan de andere gegevenselementen gebruikt om archieven te beschrijven.

1.5

Er zijn meerdere argumenten waarom het afzonderlijk vastleggen en onderhouden van dit type contextgegevens een essentieel onderdeel van het archivistisch beschrijven is. Deze werkwijze maakt het mogelijk om beschrijvingen van archiefvormers en contextgegevens te koppelen aan beschrijvingen van archiefstukken van diezelfde archiefvormer(s) die mogelijk in verschillende archiefbewaarplaatsen berusten, alsmede ze te koppelen aan beschrijvingen van andere bronnen zoals bibliotheekmateriaal en museumobjecten die met de entiteit verband houden. Zulke relaties bevorderen de uitvoering van het archiefbeheer en ondersteunen het onderzoek.

1.6

Archiefbewaarplaatsen die archiefstukken van eenzelfde bron beheren, kunnen de contextgegevens over deze bron eenvoudiger delen of ernaar verwijzen als die op een gestandaardiseerde manier zijn beheerd. Zo’n standaardisatie is vooral van belang in een internationale context aangezien het delen of koppelen van contextgegevens over nationale grenzen heen kan gaan. Het multinationale karakter van archivering, zowel nu als in het verleden, vormt een stimulans tot internationale standaardisatie die dan weer de uitwisseling van contextgegevens zal bevorderen. Processen zoals kolonisatie, immigratie en handel hebben bijvoorbeeld bijgedragen aan het multinationale karakter van archivering.

1.7

Deze norm stimuleert de creatie van consistente, geschikte en duidelijke beschrijvingen van archiefvormende organisaties, personen en families, met als doel het gemeenschappelijk gebruik van archivistische geautoriseerde beschrijvingen te bevorderen. Hij moet worden gebruikt in combinatie met bestaande nationale normen of als basis voor de ontwikkeling van nationale normen.

1.8

Archivistische geautoriseerde beschrijvingen zijn vergelijkbaar met bibliografische geautoriseerde beschrijvingen aangezien beide de creatie van gestandaardiseerde ontsluitingstermen horen te ondersteunen. De naam van de archiefvormer van de beschrijvingseenheid is één van de belangrijkste ontsluitingstermen. Ontsluitingstermen kunnen kwalificaties meekrijgen die essentieel worden geacht om de identiteit van de benoemde entiteit te verhelderen, zodat een nauwkeurig onderscheid kan worden gemaakt tussen verschillende entiteiten met een gelijke of gelijkende naam.

1.9

Archivistische geautoriseerde beschrijvingen moeten echter aan meer eisen voldoen dan bibliografische. Deze aanvullende eisen komen voort uit het belang dat men in archivistische beschrijvingssystemen hecht aan het documenteren van archiefvormers en de context van archiefvorming. Archivistische geautoriseerde beschrijvingen gaan dus veel verder en zullen gewoonlijk meer gegevens bevatten dan bibliografische.

1.10

Het belangrijkste doel van deze norm is dus om algemene richtlijnen te verschaffen voor de standaardisatie van archivistische beschrijvingen van archiefvormers en de context van archiefvorming, die het volgende mogelijk maken:

• het raadplegen van archieven, gebruik makend van beschrijvingen van de context van archiefvorming, die zijn gekoppeld aan de beschrijvingen van vaak verschillende en fysiek verspreid liggende archiefstukken;

• de context waarin archieven zijn ontstaan en gebruikt te begrijpen zodat de gebruiker inzicht verwerft in de betekenis en het belang van die archieven;

• een nauwkeurige identificatie van archiefvormers, met inbegrip van beschrijvingen van de relaties tussen verschillende entiteiten, met name het documenteren van administratieve veranderingen binnen organisaties of veranderingen in de persoonlijke omstandigheden van individuen en families; en

• de uitwisseling van die beschrijvingen tussen instellingen, systemen en/of netwerken.

1.11

Een archivistische geautoriseerde beschrijving opgesteld volgens deze norm, kan ook worden gebruikt om de naam en identiteit van een organisatie, persoon of familie te beheren in een ontsluitingsterm die verbonden is met de archivistische beschrijvingseenheid.

4. Opbouw en gebruik van de norm

4.1

Deze norm bepaalt welke soort gegevens kunnen worden opgenomen in een archivistische geautoriseerde beschrijving. Hij verschaft richtlijnen voor het opnemen van dergelijke beschrijvingen in een archivistisch beschrijvingssysteem. De inhoud van de gegevenselementen in een geautoriseerde beschrijving zal worden vastgesteld volgens de afspraken en regels van de instantie die haar opstelt.

4.2

Deze norm bestaat uit gegevenselementen, ieder element bestaat uit:

• a. de naam van het beschrijvingselement;
• b. een formulering van het doel van het beschrijvingselement;
• c. een formulering van de regel (of regels) die op het element van toepassing zijn; en
• d. waar relevant, voorbeelden die de toepassing van de regel illustreren.

4.3

De paragrafen zijn enkel genummerd om ze te kunnen citeren. Deze nummers moet men niet gebruiken om beschrijvingselementen aan te duiden of om de volgorde of structuur van de beschrijvingen voor te schrijven.

4.4

De beschrijvingselementen voor een archivistische geautoriseerde beschrijving zijn ingedeeld in vier velden: 1. Identiteit

• (met de gegevens die de beschreven entiteit op een unieke wijze identificeren en de gestandaardiseerde ontsluitingstermen voor de geautoriseerde beschrijving definiëren)

2. Beschrijving

• (met relevante gegevens over aard, context en activiteiten van de beschreven entiteit)

3. Relaties

• (met gegevens over relaties met andere organisaties, personen en/of families)

4. Beheer

• (met gegevens die de geautoriseerde beschrijving op een unieke wijze identificeren en met gegevens die aangeven hoe, wanneer en door welke instantie de geautoriseerde beschrijving werd gecreëerd en onderhouden).

4.5

De norm geeft vervolgens in hoofdstuk 6 richtlijnen voor het verbinden van archivistische geautoriseerde beschrijvingen met de beschrijvingen van archiefstukken gevormd door die entiteit en/of met andere gegevensbronnen over of van die entiteit. Hoofdstuk 6 bevat ook datamodellen die de relaties weergeven tussen geautoriseerde beschrijvingen van archiefvormers en beschrijvingen van de archieven gevormd door die entiteiten.

4.6

Appendix A verschaft een concordantie van de beschrijvingselementen tussen de eerste en de huidige uitgave van de norm. Appendix B geeft volledige voorbeelden van archivistische geautoriseerde beschrijvingen die zijn opgesteld volgens deze norm.

4.7

Alle elementen waarop deze regels betrekking hebben, kunnen worden gebruikt, maar de volgende vier elementen zijn noodzakelijk:

• Soort entiteit (element 5.1.1);
• Geautoriseerde naam(namen) (element 5.1.2);
• Bestaansperiode (element 5.2.1); en
• Identificatiecode van de geautoriseerde beschrijving (element 5.4.1)

4.8

De aard van de beschreven entiteit en de eisen van het systeem of netwerk waarin de vervaardiger van een archivistische geautoriseerde beschrijving werkt, zullen bepalen welke optionele beschrijvingselementen in een bepaalde geautoriseerde beschrijving worden gebruikt en of deze elementen in een verhalende en/of gestructureerde vorm worden gepresenteerd.

4.9

Veel van de beschrijvingselementen in een volgens ISAAR(CPF) opgestelde geautoriseerde beschrijving zullen worden gebruikt als ontsluitingstermen. Regels en afspraken over de standaardisatie van ontsluitingstermen kunnen zowel nationaal als per taal worden ontwikkeld. De woordenlijsten en afspraken voor het opstellen of selecteren van de inhoud van deze elementen kunnen ook nationaal of per taal worden ontwikkeld. De volgende ISO normen kunnen van pas komen bij de ontwikkeling en het beheer van gecontroleerde woordenlijsten:

• ISO 5963 Documentation - Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms;
• ISO 2788 Documentation - Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri;
• ISO 5964 Documentation - Guidelines for the establishment and development of multilingual thesauri; and
• ISO 999 Information and Documentation - Guidelines for the content, organization and presentation of indexes.

Als in een beschrijvingselement een gepubliceerde bron wordt geciteerd, dan wordt aangeraden dat de instantie de laatste versie van ISO 690 Documentation – Bibliographic references - Content, form and structure volgt.

4.10

De voorbeelden in deze norm zijn illustratief, het zijn géén voorschriften. Zij zijn bedoeld om de regels waar ze bij horen te verhelderen, niet om ze uit te breiden. Beschouw noch de voorbeelden, noch de vorm waarin ze worden gepresenteerd als instructies. Om de context van elk voorbeeld duidelijk te maken, wordt het gevolgd door een vermelding, in cursief, van de naam van de instantie die het heeft geleverd. Om de context duidelijk te maken, wordt elk voorbeeld gevolgd door een vermelding, in cursief, van de naam van de instantie die het voorbeeld heeft geleverd. Verdere verklarende aantekeningen kunnen volgen, ook in cursief, voorafgegaan door de afkorting N.B.: Verwar de bronverwijzing van het voorbeeld of mogelijke aantekeningen niet met het voorbeeld zelf.

4.11

Deze norm is bedoeld om gebruikt te worden samen met [[RS-1/nl|ISAD(G) – Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven, 2de uitgave, en met nationale archivistische beschrijvingsnormen. Als deze normen samen worden toegepast binnen een archivistisch beschrijvingssysteem of netwerk, dan zullen geautoriseerde beschrijvingen met beschrijvingen van archieven en omgekeerd worden verbonden. Zie hoofdstuk 6 voor richtlijnen over het leggen van dergelijke relaties. Beschrijvingen van archieven kunnen verbonden worden met archivistische geautoriseerde beschrijvingen via de elementen Naam van de archiefvormer(s) (3.2.1) en Institutionele geschiedenis / Biografie (3.2.2) in een beschrijving die opgesteld is volgens ISAD(G).

4.12

Deze norm is bedoeld om samen met nationale normen en afspraken gebruikt te worden. Archivarissen kunnen bijvoorbeeld nationale normen volgen bij de keuze welke elementen wel of niet mogen worden herhaald. In veel landen eisen archivistische beschrijvingssystemen een enkele Geautoriseerde naam voor een bepaalde entiteit, terwijl in andere landen het toegestaan is om meer dan één Geautoriseerde naam te ontwikkelen.

4.13

Deze norm behandelt slechts een deel van de voorwaarden die nodig zijn om de uitwisseling van archivistische geautoriseerde gegevens mogelijk te maken. Succesvolle digitale uitwisseling van archivistische geautoriseerde gegevens via computernetwerken is afhankelijk van het gebruik van een geschikt communicatieformaat door de bewaarplaatsen die de informatie uitwisselen. Encoded Archival Context (EAC) is een dergelijk communicatieformaat. EAC ondersteunt de uitwisseling via het World Wide Web van archivistische geautoriseerde beschrijvingen die opgesteld zijn volgens ISAAR(CPF). EAC is een Document Type Definition (DTD) in XML (Extensible Markup Language) en SGML (Standard Generalized Markup Language).

5. Elementen van een geautoriseerde beschrijving

5.1 Identiteit

5.1.1 Soort entiteit

Doel: Het aangeven of de beschreven entiteit een organisatie, persoon of familie is.

Regel: Specificeer de soort entiteit (organisatie, persoon of familie) die beschreven wordt in deze geautoriseerde beschrijving.

5.1.2 Geautoriseerde naam (namen)

Doel: Het creëren van een geautoriseerde ontsluitingsterm die een organisatie, persoon of familie eenduidig identificeert.

Regel: Leg de gestandaardiseerde naam van de beschreven entiteit vast in overeenstemming met relevante nationale of internationale afspraken of regels gebruikt door de instantie die de geautoriseerde beschrijving creëert. Gebruik, waar nodig, datering, plaats, juridische context, beroep, bijnaam en andere kwalificaties teneinde de geautoriseerde naam te onderscheiden van die van andere entiteiten met dezelfde naam. Specificeer apart in het element Regels en/of afspraken (5.4.3) welke set van regels voor dit element gebruikt werd.

5.1.3 Parallelle namen

Doel: Het aangeven van de verschillende vormen waarin de geautoriseerde naam voorkomt in andere talen of schriftsoorten.

Regel: Leg de parallelle naam (namen) vast in overeenstemming met relevante nationale of internationale afspraken of regels gebruikt door de instantie die de geautoriseerde beschrijving creëert, met inbegrip van de nodige subelementen en kwalificaties die door die afspraken of regels vereist worden. Specificeer in het element Regels en/of afspraken (5.4.3) welke regels werden toegepast.

5.1.4 Namen gestandaardiseerd volgens andere regels

Doel: Het aangeven van gestandaardiseerde namen voor de organisatie, persoon of familie, geformuleerd volgens andere regels dan degene die gebruikt werden voor het opstellen van de geautoriseerde naam. Dit kan het delen van geautoriseerde beschrijvingen tussen verschillende vakgebieden mogelijk maken.

Regel: Leg de gestandaardiseerde naam van de beschreven entiteit vast, in overeenstemming met andere afspraken of regels. Specificeer de regels en/of, indien gepast, de naam van de instantie die deze gestandaardiseerde namen heeft geformuleerd

5.1.5 Andere namen

Doel: Het aangeven van een andere naam (namen) voor de organisatie, persoon of familie, voor zover ze niet elders in het veld Identiteit voorkomen.

Regel: Leg andere namen vast waaronder de entiteit bekend kan zijn, zoals:

• a) andere vormen van dezelfde naam, bijvoorbeeld acroniemen;
• b) andere namen van organisaties, bijvoorbeeld naamsveranderingen doorheen de tijd en hun dateringen;
• c) andere namen van personen of families, bijvoorbeeld naamsveranderingen doorheen de tijd en hun datering, inclusief pseudoniemen, meisjesnamen, enzovoort;
• d) namen en voor of achter de naam gevoegde titels van personen en families, bijvoorbeeld adellijke titels of eretitels die door een individu of familie gevoerd worden.

5.1.6 Identificatiecodes voor organisaties

Doel: Het geven van numerieke of alfanumerieke identificatiecodes die worden gebruikt om de organisatie te identificeren.

Regel: Leg waar mogelijk een officieel nummer of een andere identificatiecode (bijvoorbeeld een registratienummer van een bedrijf) voor de organisatie vast en verwijs naar het rechtsgebied en het schema waarbinnen het werd toegekend.

5.2 Beschrijving

Het doel van dit veld is de geschiedenis, functies, context en activiteiten van een organisatie, persoon of familie te beschrijven.

De Bestaansperiode (5.2.1) moet als een afzonderlijk element worden vastgelegd.

De informatie omschreven in regels 5.2.3-5.2.8 kan als afzonderlijke, gestructureerde elementen en/of als lopende tekst in 5.2.2 worden vastgelegd.

5.2.1 Bestaansperiode

Doel: Het aangeven van de bestaansperiode van de organisatie, persoon of familie.

Regel: Leg van de beschreven entiteit de bestaansperiode vast. Neem voor organisaties de datum van vestiging/oprichting/wettelijk mandaat en opheffing op. Neem voor personen de datums of vermoedelijke datums van geboorte en overlijden op of, wanneer deze datums onbekend zijn, de periode waarin zij actief waren. Waar parallelle dateringssystemen worden gebruikt, kan men in overeenstemming met relevante conventies of regels de datums in de verschillende systemen geven. Specificeer in het element Regels en/of afspraken ([[#5.4.3|5.4.3) het/de gebruikte dateringssyste(e)m(en), bijvoorbeeld ISO 8601.

5.2.2 Geschiedenis

Doel: Het verschaffen van een bondige geschiedenis van de organisatie, persoon of familie.

Regel: Leg de belangrijkste levensmomenten, activiteiten, prestaties en/of functies van de beschreven entiteit vast in de verhalende vorm of als een chronologische opsomming. Hieronder valt ook informatie over geslacht, nationaliteit, familie en religieuze of politieke banden. Laat waar mogelijk dateringen een integraal onderdeel uitmaken van de verhalende beschrijving.

5.2.3 Plaatsen

Doel: Het aanduiden van de belangrijkste plaatsen en/of rechtsgebieden waar de organisatie, persoon of familie was gevestigd, woonde of verbleef, of waaraan zij/hij op een andere manier was gelieerd.

Regel: Leg de namen van de belangrijkste plaatsen/rechtsgebieden vast samen met de aard en het tijdsbestek van hun relatie met de eenheid.

5.2.4 Rechtsvorm

Doel: Het aanduiden van de rechtsvorm van een organisatie.

Regel: Leg de rechtsvorm vast en, waar van toepassing, de aard van de organisatie samen met het tijdsbestek waarin deze vorm van toepassing was

5.2.5 Functies, beroepen en activiteiten

Doel: Het aanduiden van de functies, beroepen en activiteiten uitgeoefend door de organisatie, persoon of familie.

Regel: Leg de functies, beroepen en activiteiten van de beschreven entiteit vast, en waar van nut het tijdsbestek. Beschrijf, indien noodzakelijk, de aard van de functie, het beroep of de activiteit.

5.2.6 Mandaten/Gezagsbronnen

Doel: Het aanduiden van de gezagsbronnen van de organisatie, persoon of familie met betrekking tot hun bevoegdheden, functies, verantwoordelijkheden of werkgebied, met inbegrip van het territoriale.

Regel: Leg alle documenten, wetten, richtlijnen of handvesten vast die gelden als een gezagsbron voor de bevoegdheden, functies en verantwoordelijkheden van de beschreven entiteit, samen met informatie over het rechtsgebied en het tijdsbestek waarbinnen het mandaat van toepassing was of werd gewijzigd.

5.2.7 Structuur/Genealogie

Doel: Het beschrijven en/of voorstellen van de interne administratieve structuur van een organisatie of de genealogie van een familie.

Regel: Beschrijf de interne structuur van een organisatie en geef de datums van alle structuurwijzigingen die bijdragen aan het begrip van de wijze waarop de organisatie haar activiteiten uitvoerde (bijvoorbeeld door middel van gedateerde organogrammen). Beschrijf de genealogie van een familie (bijvoorbeeld door middel van een stamboom) zodanig dat de onderlinge relaties tussen haar leden duidelijk zijn, met inbegrip van het tijdsbestek.

5.2.8 Algemene context

Doel: Het verschaffen van belangrijke informatie over de algemene sociale, culturele, economische, politieke en/of historische context waarin de organisatie, persoon of familie functioneerde, leefde of actief was.

Regel: Verschaf alle belangrijke informatie over de sociale, culturele, economische, politieke en/of historische context waarbinnen de beschreven entiteit functioneerde.

5.3 Relaties

Het doel van dit veld is het beschrijven van de relaties met andere organisaties, personen en families die eventueel al in andere geautoriseerde beschrijvingen beschreven zijn.

5.3.1 Namen/Identificatiecodes van verwante organisaties, personen of families

Doel: Het vermelden van namen en unieke identificatiecodes van verwante entiteiten en het mogelijk maken van koppelingen met de geautoriseerde beschrijvingen van verwante organisaties, personen of families

Regel: Leg de geautoriseerde naam en alle relevante unieke identificatiecodes vast, inclusief de identificatiecode van de geautoriseerde beschrijving, voor de verwante entiteit.

5.3.2 Relatiecategorie

Doel: Het vaststellen van de algemene relatiecategorie tussen de beschreven entiteit en een andere organisatie, persoon of familie.

Regel: Leg een algemene categorie vast waartoe de beschreven relatie behoort. Gebruik daarvoor algemene categorieën zoals voorgeschreven in nationale regels en/of afspraken, of één van de volgende vier categorieën. Leg in het element Regels en/of afspraken (5.4.3) elk classificatieschema vast waaraan termen zijn ontleend voor een gecontroleerde woordenlijst die gebruikt wordt om de relatie te beschrijven.

Hiërarchisch

• bijvoorbeeld superieur/ondergeschikt; gecontroleerd/controlerend; eigenaar van/eigendom van
• In een hiërarchische relatie kan een enititeit een vorm van gezag en controle uitoefenen over de activiteiten van andere organisaties, personen of families. Een entiteit kan ook ondergeschikt zijn aan andere organisaties, personen of families, zoals bijvoorbeeld een gemengde commissie of een organisatie wiens superieur wijzigde doorheen de tijd.

Chronologisch

• bijvoorbeeld voorganger/opvolger
• In een chronologische relatie kan een entiteit bij de uitoefening van sommige functies en activiteiten andere organisaties, personen of families opvolgen. Op haar beurt kan ze door andere organisaties, personen of families worden opgevolgd.

Familie

• In een familie kan een persoon een brede waaier aan relaties hebben met andere leden van de familie en met de familie als een entiteit. Waar de genealogie van de familie complex is kan het zinvol zijn om voor elk lid afzonderlijke geautoriseerde beschrijvingen te creëren en ze te verbinden met ouders, echtgenoten en kinderen. Een alternatief is om deze informatie in het element Structuur/Genealogie (5.2.7) vast te leggen.

Associatief

• Een associatieve relatie is een algemene categorie voor relaties die niet onder één van de bovenstaande vallen (bijvoorbeeld leverancier/klant, lidmaatschap, deel/geheel, zakenpartner).

5.3.3 Beschrijving van de relatie

Doel: Het verschaffen van een specifieke beschrijving van de aard van de relatie.

Regel: Beschrijf nauwkeurig de aard van de relatie van de in deze geautoriseerde beschrijving genoemde entiteit met de andere verwante entiteit, bijvoorbeeld hogere instantie, ondergeschikte instantie, eigenaar, voorganger, echtgenoot, echtgenote, zoon, neef/nicht, leraar van, student van, collega. Leg in het element Regels en/of afspraken (5.4.3) elk classificatieschema vast waaraan termen zijn ontleend voor een gecontroleerde woordenlijst die gebruikt wordt om de relatie te beschrijven. Hier kan desgewenst een verhalende beschrijving van de geschiedenis en/of de aard van de relatie worden verschaft.

5.3.4 Datering van de relatie

Doel: Het opgeven van de datums die de duur van de relatie met een andere organisatie, persoon of familie aangeven.

Regel: Leg, waar relevant, de begin- of opvolgingsdatum van de relatie vast en, waar relevant, de einddatum. Specificeer de gebruikte dateringssystemen, bijvoorbeeld ISO 8601, in het element Regels en/of afspraken (5.4.3).

5.4 Beheer

5.4.1 Identificatiecode van de geautoriseerde beschrijving

Doel: Het uniek identificeren van de geautoriseerde beschrijving binnen de context waarin ze zal worden gebruikt.

Regel: Leg een unieke identificatiecode voor de geautoriseerde beschrijving vast volgens lokale en/of nationale afspraken. Indien de geautoriseerde beschrijving internationaal gebruikt gaat worden, leg dan de landcode vast van het land waar de geautoriseerde beschrijving werd gemaakt, in overeenstemming met de laatste versie van ISO 3166 Codes for the representation of names of countries.

Als de auteur van de geautoriseerde beschrijving een internationale organisatie is, geef dan de identificatiecode van de organisatie in plaats van de landcode.

5.4.2 Identificatiecodes van de instelling

Doel: Het identificeren van de instantie(s) verantwoordelijk voor de geautoriseerde beschrijving.

Regel: Leg de volledige geautoriseerde naam(namen) vast van de instantie(s) verantwoordelijk voor het maken, wijzigen of verspreiden van de geautoriseerde beschrijving. Of leg anders een code van de instantie vast in overstemming met de nationale of internationale standaard voor het toekennen van codes aan instanties. Verwijs naar eventuele identificatiesystemen die gebruikt zijn om de instellingen te identificeren (bijvoorbeeld ISO 15511).

5.4.3 Regels en/of afspraken

Doel: Het identificeren van de nationale of internationale afspraken of regels die zijn toegepast bij het maken van de archivistische geautoriseerde beschrijving.

Regel: Leg de namen en, waar van nut, de uitgaven of publicatiedatums vast van de toegepaste afspraken of regels. Specificeer afzonderlijk de regels die zijn toegepast voor het bepalen van de geautoriseerde naam. Verwijs naar de dateringssystemen die gebruikt zijn om datums in deze geautoriseerde beschrijving vast te stellen (bijvoorbeeld ISO 8601).

5.4.4 Status

Doel: Het aangeven van het ontwikkelingsstadium van de geautoriseerde beschrijving zodat gebruikers de actuele status van de geautoriseerde beschrijving kennen.

Regel: Leg de actuele status van de geautoriseerde beschrijving vast en geef daarmee aan of de beschrijving een concept is, definitief en/of herzien is, of verwijderd is.

5.4.5 Niveau van detaillering

Doel: Het aangeven of de geautoriseerde beschrijving minimaal, gedeeltelijk of volledig ingevuld is.

Regel: Geef aan of de beschrijving minimaal, gedeeltelijk of volledig ingevuld is, in overeenstemming met relevante internationale en/of nationale richtlijnen en/of regels. Bij het ontbreken van nationale richtlijnen of regels bestaan minimale beschrijvingen louter uit de vier essentiële elementen van een geautoriseerde beschrijving die aan ISAAR(CPF) voldoet (zie 4.8), terwijl volledige beschrijvingen gegevens bevatten voor alle relevante ISAAR(CPF)-beschrijvingselementen.

5.4.6 Datering van aanmaak, herziening of verwijdering

Doel: Het aangeven wanneer deze geautoriseerde beschrijving werd gemaakt, herzien of verwijderd.

Regel: Leg de datum vast waarop de geautoriseerde beschrijving werd gemaakt en de datums van eventuele herzieningen van de beschrijving. Specificeer in het element Regels en/of afspraken (5.4.3) het gebruikte dateringssysteem, bijvoorbeeld ISO 8601.

5.4.7 Taal en schrift

Doel: Het aangeven van de taal(talen) en/of schrift(en) die zijn gebruikt bij het maken van de geautoriseerde beschrijving.

Regel: Leg de taal(talen) en/of schrift(en) van de archivistische geautoriseerde beschrijving vast. Neem de betreffende ISO-codes voor talen (ISO 639-2) en/of schriften (ISO 15924 Codes for the representation of names of scripts) op.

5.4.8 Bronnen

Doel: Het noemen van de bronnen die zijn geraadpleegd bij het maken van de geautoriseerde beschrijving.

Regel: Leg de bronnen vast die zijn geraadpleegd bij het opstellen van de geautoriseerde beschrijving.

5.4.9 Onderhoud

Doel: Het documenteren van de creatie en het wijzigen van de geautoriseerde beschrijving.

Regel: Maak aantekeningen over de creatie en het onderhoud van de geautoriseerde beschrijving. Hier kunnen de namen van personen die verantwoordelijk zijn voor het maken van de geautoriseerde beschrijving worden vastgelegd.

6. Organisaties, personen en families relateren aan archiefmateriaal en andere bronnen

Archivistische geautoriseerde beschrijvingen worden in de eerste plaats gecreëerd om de context van archiefvorming te documenteren. Deze documentatie wordt beter bruikbaar door het koppelen van de geautoriseerde beschrijving aan beschrijvingen van archiefstukken. Archivistische geautoriseerde beschrijvingen kunnen ook aan andere relevante gegevensbronnen worden gekoppeld. Wanneer zulke verbanden worden gelegd, is het belangrijk om, waar bekend, de aard van de relatie tussen de organisatie, persoon of familie en de gekoppelde bron te beschrijven. Dit hoofdstuk verschaft advies over hoe zulke koppelingen kunnen worden gecreëerd in de context van een archiefbeschrijvingssysteem.

Leg relevante gegevens vast als een vrije en/of als gestructureerde tekst zoals gespecificeerd in de onderstaande elementen en/of koppelingen naar de bronnen.

6.1 Identificatiecodes en titels van verwante bronnen

Doel: Het op unieke wijze identificeren van verwante bronnen en/of het mogelijk maken van de koppeling van de geautoriseerde beschrijving met een beschrijving van verwante bronnen, voor zover zulke beschrijvingen bestaan.

Regel: Verschaf de unieke identificatiecodes/referenties en/of titels van de verwante bronnen. Verschaf, indien van toepassing, ook de identificatiecodes van elke afzonderlijke beschrijving van de verwante bron.

6.2 Soort verwante bronnen

Doel: Het identificeren van de soort verwante bron(nen) waarnaar wordt verwezen.

Regel: Identificeer de soort verwante bronnen, bijvoorbeeld archiefmateriaal (archief, reeks, enzovoort), archivistische beschrijving, toegang, monografie, tijdschriftartikel, website, foto, museumverzameling, documentaire film, opname voor mondelinge geschiedenis.

6.3 Aard van de relaties

Doel: Het noemen van de aard van de relaties tussen de organisatie, persoon of familie en de verwante bronnen.

Regel: Beschrijf de aard van de relaties tussen de organisatie, persoon of familie en de verwante bron, bijvoorbeeld archiefvormer, auteur, onderwerp, conservator, houder van auteursrecht, controleur, eigenaar.

6.4 Datering van verwante bronnen en/of relaties

Doel: Het verschaffen van relevante datums voor de verwante bronnen en/of de datering van de relatie tussen de organisatie, persoon of familie en de verwante bronnen, en het aangeven van de betekenis van deze datums.

Regel: Verschaf alle relevante datums voor de verwante bronnen en/of de relatie tussen de organisatie, persoon of familie en de verwante bron en beschrijf de betekenis van die datums.