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Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles

ISAAR(CPF): Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles

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1. Objet de la norme

2. Normes et directives associées

3. Glossaire

4. Structure et utilisation de la norme

5. Elements d'une notice d'autorité

• 5.1 Zone d'identification
• 5.2 Zone de la description
• 5.3 Zone des relations
• 5.4 Zone du contrôle

6. Relations entre les collectivités, les personnes et les familles et des ressources archivistiques ou autres

1. Objet

1.1

La présente norme fournit les lignes directrices pour la préparation de notices d’autorité qui offrent la description d’entités (collectivités, personnes ou familles) associées à la production et à la gestion des archives.

1.2

Les notices d’autorité peuvent être utilisées :

• a. pour décrire une collectivité, une personne ou une famille, en tant qu’unité à l’intérieur d’un système d’information archivistique ;
• b. pour contrôler la création et l’utilisation de points d’accès dans les descriptions archivistiques ;
• c. pour apporter des informations sur les relations entre différents producteurs d’archives, entre ces entités et les archives ou d’autres ressources qu’elles produisent ou qui les concernent.

1.3

La description des producteurs d’archives est une activité essentielle des archivistes, que ceux-ci travaillent dans un environnement manuel ou informatisé. Cette activité requiert une documentation complète et régulièrement mise à jour, sur le contexte de production et d’utilisation des documents, en particulier sur leur provenance.

1.4

La norme qui accompagne celle-ci, ISAD(G): Norme générale et internationale de description archivistique, prévoit l’intégration de cette information sur le contexte dans la description même des archives (à quelque niveau que ce soit). L’ISAD(G) reconnaît aussi la possibilité de gérer cette information contextuelle hors de la description et de la relier aux autres éléments servant à la description.

1.5

Plusieurs raisons rendent essentielle la gestion de ce type d’information contextuelle hors de la description archivistique. Cela permet de relier la description d’un producteur et l’information contextuelle aux différentes descriptions de ses archives, même si celles-ci sont conservées par des services d’archives différents, de même qu’aux descriptions de ressources bibliographiques ou muséographiques relatives à ce producteur. De telles relations améliorent la gestion des documents et facilitent la recherche.

1.6

Lorsque différents services d’archives conservent des documents d’un même producteur, ils peuvent plus facilement échanger leur information contextuelle sur ce producteur si cette information est gérée sous une forme normalisée. Cette normalisation revêt un intérêt international quand l’échange d’information contextuelle se fait par-delà les frontières. Le caractère international des archives présentes ou passées appelle une normalisation internationale pour permettre l’échange de l’information contextuelle. A titre d’exemple, la colonisation, l’immigration ou le commerce, ont contribué au caractère international des archives.

1.7

La présente norme a été élaborée pour permettre le partage de notices d’autorité, en garantissant la rédaction de descriptions des collectivités, des personnes ou des familles producteurs d’archives qui soient compatibles entre elles, pertinentes et explicites. Elle est conçue pour être utilisée conjointement avec des normes nationales, ou pour servir de point de départ au développement de telles normes.

1.8

Une notice d’autorité pour les archives est semblable à une notice d’autorité pour les bibliothèques dans la mesure où, dans les deux cas, il convient de créer des points d’accès normalisés à la description. Le nom du producteur de l’unité de description est un des points d’accès les plus importants. Tout point d’accès peut comporter des “ qualificatifs ”, essentiels pour identifier l’entité ainsi désignée et permettre de distinguer sans ambiguïté différentes entités qui ont le même nom ou des noms très proches.

1.9

La rédaction d’une notice d’autorité pour les archives doit cependant répondre à un plus grand nombre d’exigences que celle d’une notice d’autorité pour les bibliothèques. En effet, dans les systèmes de description archivistique, il est important de réunir des informations sur les producteurs et sur le contexte de production des documents. Ainsi, les notices d’autorité pour les archives vont plus loin et contiennent généralement beaucoup plus d’informations que les notices d’autorité pour les bibliothèques.

1.10

L’objectif premier de la présente norme est donc de fournir des règles générales pour la normalisation de la description des producteurs d’archives et du contexte de production des documents d’archives. Cette normalisation devrait permettre :

• un accès aux documents d’archives fondé sur une description du contexte de production qui soit

liée aux descriptions des documents eux-mêmes, ceux-ci étant souvent divers et matériellement dispersés ;

• une compréhension, par les utilisateurs, du contexte de production et d’utilisation des documents

d’archives, leur permettant de mieux en interpréter la signification et la portée ;

• une identification précise de chaque producteur, intégrant la description des relations entre

différentes entités, et en particulier, les informations relatives aux modifications de caractère administratif (pour les collectivités) ou personnel (pour les personnes et les familles) ;

• l’échange de ces descriptions entre les institutions, les systèmes et les réseaux.

1.11

Une notice d’autorité conforme à la présente norme peut aussi servir à contrôler la forme du nom et l’identité de toute collectivité, personne ou famille citée dans tout point d’accès relié à une unité de description.

4. Structure et utilisation de la norme

4.1

La présente norme détermine la nature des informations à inclure dans une notice d’autorité archivistique, et propose des orientations sur la manière d’intégrer ces notices dans un système de description contrôlé. Le contenu de ces informations sera fixé par les règles ou conventions en usage dans le service qui rédige la notice d’autorité.

4.2

La présente norme regroupe des éléments d’information, qui comprennent chacun:

• a. le nom de l'élément de description ;
• b. un énoncé sur l'utilité de l'élément dans la description ;
• c. un énoncé de la règle ou des règles générales applicables à cet élément
• d. et, dans la mesure du possible, des exemples qui illustrent l'application de la (ou des) règle(s).

4.3

Les paragraphes ne sont numérotés que pour faciliter les citations. Cette numérotation ne doit pas être utilisée pour désigner les éléments de description, ou pour prescrire l’ordre ou la structure des descriptions.

4.4

Les éléments de description d’une notice d’autorité archivistique sont regroupés en quatre zones :

1. La zone d’identification

• (On y trouve les informations qui identifient de manière unique le producteur, et qui définissent un point d’accès standardisé)

2. La zone de description

• (On y trouve les informations sur la nature, le contexte et les activités du producteur)

3. La zone des relations

• (On y trouve mentionnées et décrites les relations avec les autres collectivités, personnes ou familles)

4. La zone du contrôle de la description

• (On y trouve le numéro international d’identification de la notice d’autorité, et les informations qui précisent comment, quand et par quel service cette notice a été créée et mise à jour)

4.5

La présente norme propose dans le chapitre 6 des orientations sur la manière de relier les notices d’autorité à la description de documents d’archives produits par la même entité, et/ou à d’autres ressources émanant de celle-ci ou qui lui sont relatives. Le chapitre 6 comprend également un diagramme qui met en évidence les relations entre les notices d’autorité qui décrivent des producteurs d’archives et les descriptions des archives émanant de ces producteurs.

4.6

L’annexe A fournit pour chaque élément de description, un tableau de concordance entre la première version de la norme et la présente version. L’annexe B fournit des exemples complets de notices d’autorité établis en accord avec la présente norme.

4.7

Tous les éléments couverts par ces règles générales sont utiles pour établir une notice d’autorité, mais seul quatre d'entre eux sont considérés comme essentiels. Ce sont :

• Type d’entité (élément 5.1.1);
• Forme autorisée du nom (élément 5.1.2);
• Dates (élément 5.2.1);
• Code d’identification de la notice d’autorité (élément 5.4.1).

4.8

La nature de l’entité décrite et les contraintes du système ou du réseau sur lequel travaille le rédacteur de la notice d’autorité contribuent à déterminer quels sont les éléments de description optionnels qui doivent être renseignés, et s’il convient de les présenter sous une forme rédigée et (ou) structurée.

4.9

La plupart des éléments de description qui figurent dans une notice d’autorité établie conformément à la présente norme, peuvent être utilisés comme point d’accès. C’est dans le cadre de chaque pays ou de chaque ensemble linguistique que doivent être développées les règles ou les conventions pour la normalisation des points d’accès; c’est aussi dans le même cadre que peuvent être développés les vocabulaires à utiliser ou les conventions à suivre pour créer et sélectionner le contenu de ces éléments. Les normes ISO suivantes sont utiles pour l’élaboration et la mise à jour de vocabulaires contrôlés :

• ISO 5963 Documentation - Méthodes pour l'analyse des documents, la détermination de leur contenu

et la sélection des termes d'indexation

• ISO 2788 Documentation - Principes directeurs pour l'établissement et le développement de thésaurus monolingues
• ISO 5964 Documentation - Principes directeurs pour l'établissement et le développement de thesaurus multilingues et
• ISO 999 'Information et documentation - Principes directeurs pour l’élaboration, la structure et la présentation des index.

Pour citer une source publiée dans un élément de description, on suggère de suivre la dernière version de la norme ISO 690 Documentation - Références bibliographiques - Contenu, forme et structure.

4.10

Les exemples qui figurent dans le texte de la norme sont donnés à titre d’illustration, et n’ont aucun caractère prescriptif. Ils éclairent le contenu des règles auxquelles il se rapportent, mais n’ajoutent aucune disposition nouvelle. Il ne faut donc pas considérer ces exemples ou la forme sous laquelle ils sont présentés, comme des modèles à suivre en tous points. Pour apprécier le contexte de chaque exemple, celui-ci est suivi (en italiques) du nom de l’institution qui a rédigé cet exemple. Des explications complémentaires peuvent suivre, également en italiques, et précédées du terme Note. On ne doit pas confondre la source de l’exemple ou une note avec l’exemple lui-même.

4.11

La présente norme a été élaborée pour être utilisée conjointement avec la deuxième édition de la norme ISAD(G) - Norme générale et internationale de description archivistique, et avec les normes de description nationales. Lorsque ces normes sont utilisées conjointement dans un système ou un réseau de description archivistique, les notices d’autorité seront reliées aux descriptions des documents, et réciproquement. On se reportera au Chapitre 6 pour des orientations sur la manière dont ces liens peuvent être établis. Dans les descriptions archivistiques établies conformément à ISAD(G), les liens avec les notices d’autorité de producteurs peuvent trouver leur place dans les éléments “ Nom du producteur ” (3.2.1) et “ histoire administrative/notice biographique ” (3.2.2).

4.12

La présente norme est conçue pour être utilisée conjointement avec des règles ou des normes nationales. Ainsi, les archivistes peuvent suivre des normes nationales pour décider quels éléments peuvent être répétés. Dans de nombreux pays, les systèmes de description archivistique exigent une unique forme autorisée du nom pour une entité donnée, cependant que dans d’autres pays il est permis de créer plusieurs formes autorisées.

4.13

La présente norme ne couvre qu’une partie des conditions nécessaires à l’échange d’informations d’autorité archivistiques. Le succès de l’échange automatisé de ces informations par l’intermédiaire des réseaux informatiques dépend de l’adoption d’un bon format de communication par tous les services d’archives concernés. L’encodage du contexte archivistique / Encoded Archival Context (EAC) est un tel format. Il permet l’échange sur le Web de notices d’autorité établies conformément à la norme ISAAR(CPF). L’EAC a été développé sous la forme d’une DTD (définition de type de document) sous XML (eXtensible Markup Language) et SGML (Standard Generalized Markup Language).

5. Eléments d'une notice d'autorité

5.1 Zone d'identification

5.1.1 Type d'entité

Objectif :

Indiquer si l’entité décrite est une collectivité, une personne ou une famille.

Règle :

Préciser le type d’entité (collectivité, personne ou famille) qui est décrite dans la notice d’autorité.

5.1.2 Forme(s) autorisée(s) du nom

Objectif :

Créer un point d’accès normalisé permettant d’identifier, de manière univoque, une collectivité, une personne ou une famille.

Règle :

Enregistrer la forme autorisée du nom de l’entité décrite, établie conformément aux règles nationales ou internationales pertinentes en usage dans le service qui crée la notice d’autorité. Utiliser tous les qualificatifs nécessaires - dates, localisation, ressort juridictionnel, fonctions, épithète, etc. - pour distinguer la forme autorisée du nom de celles d’autres entités ayant un nom semblable. Mettre en évidence dans l’élément “ Règles ou conventions ” (5.4.3) les règles retenues pour fixer cette forme autorisée.

5.1.3 Formes parallèles du nom

Objectif :

Indiquer les différentes formes sous lesquelles on peut rencontrer la forme autorisée du nom, dans d’autres langues ou écritures.

Règle :

Enregistrer les formes parallèles du nom établies conformément aux règles nationales ou internationales pertinentes en usage dans le service qui crée la notice d’autorité, en y introduisant toutes les informations ou tous les qualificatifs requis. Mentionner dans l’élément “ Règles ou conventions ” (5.4.3) les règles employées.

5.1.4 Formes du nom normalisées selon d’autres conventions

Objectif :

Indiquer les formes normalisées du nom de la collectivité, de la personne ou de la famille, qui ont été fixées selon des règles différentes de celles utilisées pour la forme autorisée du nom. Cela peut faciliter le partage des notices d’autorité entre différentes communautés professionnelles.

Règle :

Enregistrer les formes du nom de l’entité décrite selon les autres règles ou conventions. Préciser quelles sont ces règles et, s’il y a lieu, quel est le service qui les a élaborées.

5.1.5 Autres formes du nom

Objectif :

Indiquer tout autre nom de la collectivité, de la personne ou de la famille, qui n’a pas été mentionné dans un autre élément de la zone d’identification.

Règle :

Enregistrer les autres noms sous lesquels l’entité peut être connue, tels que :

• a. Autres formes du même nom (par exemple acronymes) ;
• b. Autres noms de collectivités, par exemple, les changements de noms dans le temps et les dates associées à ces changements
• c. Autres noms de personnes ou de familles, par exemple, les changements de noms dans le temps (pseudonymes, noms de jeune fille, etc.), et les dates associées à ces changements ;
• d. Les noms et les titres qui précèdent ou qui suivent les noms de personnes ou de familles (titres de noblesse ou titres honorifiques).

5.1.6 Numéro d’immatriculation des collectivités

Objectif :

Fournir tout code d’immatriculation officiel (numérique ou alpha-numérique) servant à identifier la collectivité.

Règle :

Enregistrer, lorsque cela est possible, tout numéro officiel ou tout autre identifiant de la collectivité (par exemple, un numéro d’enregistrement des entreprises), et préciser le cadre d’attribution de ce numéro.

5.2 Zone de la description

L’objectif de cette zone est de décrire l’histoire, les fonctions, le contexte et les activités de la collectivité, de la personne ou de la famille.

Les dates d’existence (5.2.1) doivent être enregistrées dans un élément séparé.

Les informations correspondant aux éléments 5.2.3. à 5.2.8. peuvent être indiquées sous la forme d’éléments structurés indépendants et/ou sous la forme d’un texte rédigé à l’intérieur de l’élément 5.2.2.

5.2.1 Dates d'existence

Objectif :

Mentionner les dates d’existence de la collectivité, de la personne ou de la famille.

Règle:

Enregistrer les dates d’existence de l’entité décrite. Pour les collectivités, inclure les dates de création/fondation/habilitation légale, et de dissolution. Pour les personnes, inclure les dates (approximatives ou précises) de naissance et de décès ou, si elles sont inconnues, la période attestée d’existence. Si on utilise des systèmes parallèles de datation, on donnera les dates dans les différents systèmes, conformément aux règles ou conventions nationales. Mentionner dans l’élément “ Règles ou conventions ” (5.4.3) le système de normalisation des dates utilisé (par exemple ISO 8601).

5.2.2 Histoire

Objectif :

Donner un résumé de l’histoire de la collectivité, de la personne ou de la famille.

Règle:

Enregistrer, sous la forme d’un texte rédigé ou d’une chronologie, les principaux événements de l’existence de l’entité décrite, ses activités, ses réalisations. Cela peut comprendre des informations sur le genre, la nationalité, la famille, et les appartenances religieuses ou politiques. Chaque fois que cela est possible, introduire ici des dates comme élément constitutif de la narration.

5.2.3 Lieux

Objectif :

Indiquer les principaux lieux et/où ressorts juridictionnels d’origine, de vie ou de résidence de la collectivité, de la personne ou de la famille, ou ceux avec lesquels l’entité a eu d’autres liens.

Règle :

Enregistrer, pour chacun des principaux lieux/ressorts juridictionnels, son nom, la nature de son lien avec l’entité et la période concernée.

5.2.4 Statut juridique

Objectif :

Indiquer le statut juridique d’une collectivité.

Règle:

Enregistrer le statut juridique et, s’il y a lieu, la nature de la collectivité, ainsi que les dates de validité de ce statut.

5.2.5 Fonctions et activités

Objectif :

Indiquer les fonctions et les activités (professionnelles ou privées) de la collectivité, de la personne ou de la famille.

Règle:

Enregistrer les fonctions et les activités (professionnelles ou privées) de l’entité décrite, ainsi que les dates correspondantes lorsque nécessaire. Le cas échéant, décrire la nature de la fonction ou de l’activité.

5.2.6 Textes de référence

Objectif :

Indiquer l’origine des attributions de la collectivité, de la personne ou de la famille, qu’il s’agisse de ses pouvoirs, de ses fonctions, de ses responsabilités, ou de son champ d’activité (y compris géographique).

Règle :

Enregistrer tout texte de référence (loi, décret, arrêté, directive, recommandation, délibération, décision, etc.) qui est à l’origine des pouvoirs, des fonctions, des responsabilités de l’entité, ainsi que les informations sur les juridictions compétentes et les dates d’exercice ou de modification de ses attributions.

5.2.7 Organisation interne/généalogie

Objectif :

Présenter l’organisation interne d’une collectivité, ou la généalogie d’une famille.

Règle :

Pour une collectivité, décrire la structure interne, et préciser les dates des modifications dont la connaissance est nécessaire à la compréhension du fonctionnement de la collectivité (par exemple à l’aide d’organigrammes).

Pour une famille, décrire la généalogie (par exemple à l’aide d’un arbre généalogique) de manière � indiquer les relations entre ses membres avec leurs dates.

5.2.8 Contexte général

Objectif :

Fournir une information significative sur le contexte général, social, culturel, économique, politique, historique, etc., dans lequel la collectivité, la personne ou la famille a vécu ou a exercé son activité.

Règle :

Enregistrer toutes les informations significatives sur le contexte social, culturel, économique, politique, historique, etc., dans lequel l’entité a exercé son activité.

5.3 Zone des relations

L’objectif de cette zone est de décrire les relations avec d’autres collectivités, personnes ou familles, susceptibles d’être décrites dans d’autres notices d’autorité.

5.3.1 Noms/numéro d’immatriculation des collectivités, des personnes ou des familles associées

Objectif :

Indiquer les noms et tout numéro d’immatriculation univoque des entités associées avec lesquelles la relation est établie, et établir des liens avec les notices d’autorité pour les collectivités, les personnes ou les familles concernées.

Règle :

Enregistrer, pour l’entité avec laquelle la relation est établie, la forme autorisée du nom et tout numéro d’immatriculation univoque, en y incluant le numéro de la notice d’autorité décrivant cette entité.

5.3.2 Type de relation

Objectif :

Identifier la nature générale de la relation entre l’entité décrite et une collectivité, une personne ou une famille.

Règle :

Règle: Enregistrer le type de relation considérée. Utiliser les typologies générales prescrites par les règles ou conventions nationales, ou à défaut, un des quatre types ci-dessous. Préciser dans l’élément Règles et conventions (5.4.3) le référentiel utilisé pour décrire la relation.

Relation hiérarchique

• Par exemple : supérieur/subordonné, contrôleur/contrôlé, propriétaire de, appartient �
• Dans une relation hiérarchique, l’entité peut exercer une autorité et contrôler les activités de plusieurs collectivités, personnes ou familles. L’entité peut également être subordonnée à plusieurs collectivités, personnes ou familles ; c’est en particulier le cas pour une commission mixte ou pour un organisme dont la position hiérarchique évolue.

Relation chronologique

• Par exemple : prédécesseur de / successeur de
• Dans une relation chronologique, l’entité peut succéder à plusieurs collectivités, personnes ou familles pour exercer certaines activités. Inversement, plusieurs collectivités, personnes ou familles peuvent succéder à une seule entité.

Relation familiale

• Dans une famille, une personne peut avoir des relations avec d’autres membres de la famille, ou avec la famille en tant qu’entité. Lorsque la structure généalogique de la famille est complexe, il peut être bon de créer des notices d’autorité distinctes pour chacun de ses membres, et relier chacun d’eux avec ses parents, conjoint(s) ou enfant(s). Cette information peut également figurer dans l’élément Organisation interne/Généalogie (5.2.7).

Relation d’association

• Cette expression générale désigne tout type de relation autre que ceux mentionnés ci-dessus (par exemple : client/fournisseur, membre, partie de/constitué par, partenaire professionnel…)

5.3.3 Description de la relation

Objectif :

Préciser la nature de la relation.

Règle :

Donner une description précise de la nature de la relation entre l’entité décrite dans la notice d’autorité et l’entité avec laquelle cette relation est établie, par exemple : supérieur de..., subordonné à ..., propriétaire, prédécesseur, époux, épouse, fils, fille, cousin(e), professeur de, élève de, collègue... Indiquer dans l’élément Règles ou conventions (5.4.3) le référentiel utilisé pour décrire la relation. Il est également possible de remplir cet élément avec un texte rédigé sur l’histoire et/ou la nature de la relation.

5.3.4 Dates de la relation

Objectif :

Indiquer les dates d’existence de la relation considérée.

Règle :

Enregistrer la date de début et s’il y a lieu, la date de fin de la relation. Préciser dans l’élément Règles ou conventions (5.4.3) le système de normalisation des dates utilisé (par exemple ISO 8601).

5.4 Control area

5.4.1 Authority record identifier

Purpose:

To identify the authority record uniquely within the context in which it will be used.

Rule:

Record a unique authority record identifier in accordance with local and/or national conventions. If the authority record is to be used internationally, record the country code of the country in which the authority record was created in accordance with the latest version of ISO 3166 Codes for the representation of names of countries.

Where the creator of the authority record is an international organization, give the organizational identifier in place of the country code.

5.4.2 Institution identifiers

Purpose:

To identify the agency(ies) responsible for the authority record.

Rule:

Record the full authorized form of name(s) of the agency(ies) responsible for creating, modifying or dissemninating the authority record or, alternatively, record a code for the agency in accordance with the national or international agency code standard. Include reference to any systems of identification used to identify the institutions (e.g. ISO 15511).

5.4.3 Rules and/or conventions

Purpose:

To identify the national or international conventions or rules applied in creating the archival authority record.

Rule:

Record the names and where useful the editions or publication dates of the conventions or rules applied. Specify separately which rules have been applied for creating the Authorized form of name. Include reference to any system(s) of dating used to identify dates in this authority record (e.g. ISO 8601).

5.4.4 Status

Purpose:

To indicate the drafting status of the authority record so that users can understand the current status of the authority record.

Rule:

Record the current status of the authority record, indicating whether the record is a draft, finalized and/or revised or deleted.

5.4.5 Level of detail Purpose:

To indicate whether the authority record applies a minimal, partial or a full level of detail.

Rule:

Indicate whether the record consists of a minimal, partial or full level of detail in accordance with relevant international and/or national guidelines and/or rules. In the absence of national guidelines or rules, minimal records are those that consist only of the four essential elements of an ISAAR(CPF) compliant authority record (see 4.8), while full records are those that convey information for all relevant ISAAR(CPF) elements of description.

5.4.6 Dates of creation, revision or deletion

Purpose:

To indicate when this authority record was created, revised or deleted.

Rule:

Record the date the authority record was created and the dates of any revisions to the record. Specify in the Rules and/or conventions element (5.4.3) the system(s) of dating used, e.g. ISO 8601.

5.4.7 Language(s) and script(s)

Purpose:

To indicate the language(s) and/or script(s) used to create the authority record.

Rule:

Record the language(s) and/or script(s) of the archival authority record. Include the appropriate ISO codes for languages (ISO 639-2) and/or scripts (ISO 15924 Codes for the representation of names of scripts).

5.4.8 Sources

Purpose:

To identify the sources consulted in creating the authority record.

Rule: style="background:silver" | Rule | Record the sources consulted in establishing the authority record.

5.4.9 Maintenance notes

Purpose:

To document the creation of and changes to the authority record.

Rule:

Record notes pertinent to the creation and maintenance of the authority record. The names of persons responsible for creating the authority record may be recorded here.

6. Relating corporate bodies, persons and families to archival materials and other resources

Archival authority records are created primarily to document the context of records creation. To make this documentation useful it is necessary to link the authority records to descriptions of records. Archival authority records can also be linked to other relevant information resources. When such linkages are made it is important to describe the nature of the relationship, where known, between the corporate body, person or family and the linked resource. This Section provides guidance on how such linkages can be created in the context of an archival descriptive system. See Figure 1 for a pictorial representation of this.

Record relevant information as a free text narrative and/or as structured text as specified in the elements below and/or links to the resources.

6.1 Identifiers and titles of related resources

Purpose:

To identify uniquely the related resources and/or enable the linking of the authority record to a description of the related resources, where such descriptions exist.

Rule:

Provide the unique identifiers/reference codes and/or titles for the related resources. Where appropriate also provide the identifiers of any separate description of the related resource.

6.2 Types of related resources Purpose:

To identify the type of related resource(s) being referenced.

Rule:

Identify the type of related resources, e.g. Archival materials (fonds, record series, etc), archival description, finding aid, monograph, journal article, web site, photograph, museum collection, documentary film, oral history recording.

6.3 Nature of relationships

Purpose:

To identify the nature of the relationships between the corporate body, person or family and the related resources.

Rule:

Describe the nature of the relationships between the corporate body, person or family and the related resource, e.g. creator, author, subject, custodian, copyright owner, controller, owner.

6.4 Dates of related resources and/or relationships

Purpose:

To provide any relevant dates for the related resources and/or the dates of the relationship between the corporate body, person or family and the related resources, and to indicate the significance of those dates.

Rule:

Provide any relevant dates for the related resources and/or the relationship between the corporate body, person or family and the related resource and describe the significance of those dates.