Localisation physique
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Il est possible d'ajouter un conditionnement et une localisation physique à une description archivistique ou de consulter le conditionnement et la localisation d'une description archivistique, de modifier les informations sur un conditionnement, de supprimer un conditionnement ou d'assigner à une description archivistique un conditionnement existant ou un nouveau conditionnement.
Dans la version 1.2 de ICA-AtoM, il est possible de gérer la localisation physique à partir du menu principal et de créer et d'imprimer un rapport sur le conditionnement (par exemple liste de boîtes), voir page Créer et imprimer un rapport de localisation physique.
Ajouter une localisation physique
Sur l'écran de consultation de la description archivistique, sous le menu contextuel à droite, on peut voir qu'il n'y a pas de localisation physique associée aux archives.
Aller à Lier à une localisation physique
Dans la page de consultation de la description archivistique, cliquer sur le bouton "Lier à une localisation physique" dans la barre de boutons.
Ajouter des informations sur des conditionnements
La boîte de dialogue par défaut pour les conditionnements est vierge. Il est possible de sélectionner un nom de conditionnement à partir des conditionnements existant dans la base de données en cliquant dans le champ sous "Conditionnements". Une liste des conditionnements existants à sélectionner apparaît. Si l'on veut créer un nouveau conditionnement, saisir les données dans "Nom", "Localisation" et sélectionner un type de conditionnement dans la liste déroulante. Une fois que toutes les informations ont été saisies, ne pas oublier de cliquer sur le bouton "Sauvegarder" dans la barre de boutons. Un clic sur "Annuler" ramène l'utilisateur à l'écran de consultation de la description archivistique mais aucun conditionnement matériel ne sera ajouté.
Consulter des informations de localisation physique
Une fois que les informations sur le conditionnement et la localisation physique sont sauvegardées, ICA-AtoM emmène l'utilisateur sur l'écran de consultation de la description archivistique. Les informations sur la localisation physique sont à présent visibles dans le menu contextuel en bas à droite de l'écran.
Un clic sur l'hyperlien Nom du conditionnement emmène l'utilisateur sur l'écran de consultation de la localisation physique et il est possible de choisir d'imprimer, de modifier ou de supprimer les informations. Voir Créer et imprimer un rapport sur des localisations physiques de documents.
Consulter le conditionnement/la localisation physique
Si la description archivistique est rattachée à un conditionnement, la section "Conditionnements" apparaît. Cette section montre le nom, la localisation et le type du conditionnement. Si la ressource n'est pas arattachée à un conditionnement, cette section n'apparaît pas.
Modifier le conditionnement
Si la description archivistique est rattachée à un conditionnement et que les informations sur le conditionnement doivent être mises à jour (par exemple le type n'est pas correct et la localisation a changé), cliquer sur l'icône Modifier "Crayon". ICA-AtoM redirige l'utilisateur sur l'écran de modification du stockage physique pour le conditionnement ; changer le "Nom", la "Localisation" ou le "Type" si nécessaire et cliquer sur le bouton "Sauvegarder" dans la barre de boutons. ICA-AtoM ramène l'utilisateur sur la page de consultation de la description archivistique.
Cette action met à jour chaque description archivistique enregistrée pour le même conditionnement ; par exemple si six descriptions sont enregistrées à la boîte D9, il est seulement nécessaire de modifier une seule fois la boîte D9 et les modifications seront reportéesdans les six descriptions.
Assigner une ressource à un conditionnement existant
Pour assigner la ressource à un conditionnement différent ou supplémentaire, utiliser le menu déroulant pour sélectionner le conditionnement souhaité. Lors de la sauvegarde de la notice, ICA-AtoM mettra à jour la description.
Assigner une ressource à un nouveau conditionnement
Si le conditionnement souhaité n'apparaît pas dans le menu déroulant, il n'est pas enregistré dans le système et doit être créé ; utiliser la section "Créer un nouveau conditionnement" pour ce faire. Saisir le nom, le type et la localisation du conditionnement. Lors de la sauvegarde de la notice, ICA-AtoM crée le conditionnement et lui assigne la ressource.
Supprimer un conditionnement
Naviguer vers le conditionnement depuis le menu contextuel d'une description archivistique en sélectionnant le bouton "Lier une localisation physique" dans la barre de boutons et sous la zone Conditionnements, cliquer sur l'icône de suppression "X". Cette action supprimera le conditionnement de toutes les descriptions archivistiques en relation mais ne supprimera pas les descriptions elles-mêmes.