Editing RS-2/nl

International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families

ISAAR(CPF): Internationale Norm voor Archivistische Geautoriseerde Beschrijvingen van Organisaties, Personen en Families

Main Page > Requirement sources > ISAAR(CPF)

Download the official, complete standard from the ICA website

1. Bereik en Doelstelling

2. Verwante normen en richtlijnen

3. Verklarende lijst van termen en definities

4. Opbouw en gebruik van de norm

5. Elementen van een geautoriseerde beschrijving

• 5.1 Identiteit
• 5.2 Beschrijving
• 5.3 Relaties
• 5.4 Beheer

6. Organisaties, personen en families relateren aan archiefmateriaal en andere bronnen

1. Bereik en doelstelling

1.1

Deze norm verschaft richtlijnen voor het maken van archivistische geautoriseerde beschrijvingen van entiteiten (organisaties, personen en families) betrokken bij de vorming en het beheer van archieven.

1.2

Archivistische geautoriseerde beschrijvingen kunnen worden gebruikt:

• a. om een organisatie, persoon of familie als eenheid binnen een archivistisch beschrijvingssysteem te beschrijven; en/of
• b. om de creatie en het gebruik van ontsluitingstermen in archivistische beschrijvingen te regelen;
• c. om de relaties te documenteren tussen verschillende archiefvormers en tussen deze entiteiten en de archieven die zij gevormd hebben en/of andere bronnen over of van hen.

1.3

Het beschrijven van archiefvormers is een wezenlijke taak van archivarissen, ongeacht of de beschrijvingen zich in papieren of digitale systemen bevinden. Dit vereist een volledige en geactualiseerde documentatie van de context van archiefvorming en -gebruik, vooral van de herkomst van de archieven.

1.4

De parallelnorm van dit document, ISAD(G): Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven, voorziet in het opnemen van contextgegevens in archivistische beschrijvingen op elk mogelijk niveau. ISAD(G) onderkent ook de mogelijkheid om contextgegevens afzonderlijk vast te leggen en te onderhouden, en om deze contextgegevens te koppelen aan de andere gegevenselementen gebruikt om archieven te beschrijven.

1.5

Er zijn meerdere argumenten waarom het afzonderlijk vastleggen en onderhouden van dit type contextgegevens een essentieel onderdeel van het archivistisch beschrijven is. Deze werkwijze maakt het mogelijk om beschrijvingen van archiefvormers en contextgegevens te koppelen aan beschrijvingen van archiefstukken van diezelfde archiefvormer(s) die mogelijk in verschillende archiefbewaarplaatsen berusten, alsmede ze te koppelen aan beschrijvingen van andere bronnen zoals bibliotheekmateriaal en museumobjecten die met de entiteit verband houden. Zulke relaties bevorderen de uitvoering van het archiefbeheer en ondersteunen het onderzoek.

1.6

Archiefbewaarplaatsen die archiefstukken van eenzelfde bron beheren, kunnen de contextgegevens over deze bron eenvoudiger delen of ernaar verwijzen als die op een gestandaardiseerde manier zijn beheerd. Zo’n standaardisatie is vooral van belang in een internationale context aangezien het delen of koppelen van contextgegevens over nationale grenzen heen kan gaan. Het multinationale karakter van archivering, zowel nu als in het verleden, vormt een stimulans tot internationale standaardisatie die dan weer de uitwisseling van contextgegevens zal bevorderen. Processen zoals kolonisatie, immigratie en handel hebben bijvoorbeeld bijgedragen aan het multinationale karakter van archivering.

1.7

Deze norm stimuleert de creatie van consistente, geschikte en duidelijke beschrijvingen van archiefvormende organisaties, personen en families, met als doel het gemeenschappelijk gebruik van archivistische geautoriseerde beschrijvingen te bevorderen. Hij moet worden gebruikt in combinatie met bestaande nationale normen of als basis voor de ontwikkeling van nationale normen.

1.8

Archivistische geautoriseerde beschrijvingen zijn vergelijkbaar met bibliografische geautoriseerde beschrijvingen aangezien beide de creatie van gestandaardiseerde ontsluitingstermen horen te ondersteunen. De naam van de archiefvormer van de beschrijvingseenheid is één van de belangrijkste ontsluitingstermen. Ontsluitingstermen kunnen kwalificaties meekrijgen die essentieel worden geacht om de identiteit van de benoemde entiteit te verhelderen, zodat een nauwkeurig onderscheid kan worden gemaakt tussen verschillende entiteiten met een gelijke of gelijkende naam.

1.9

Archivistische geautoriseerde beschrijvingen moeten echter aan meer eisen voldoen dan bibliografische. Deze aanvullende eisen komen voort uit het belang dat men in archivistische beschrijvingssystemen hecht aan het documenteren van archiefvormers en de context van archiefvorming. Archivistische geautoriseerde beschrijvingen gaan dus veel verder en zullen gewoonlijk meer gegevens bevatten dan bibliografische.

1.10

Het belangrijkste doel van deze norm is dus om algemene richtlijnen te verschaffen voor de standaardisatie van archivistische beschrijvingen van archiefvormers en de context van archiefvorming, die het volgende mogelijk maken:

• het raadplegen van archieven, gebruik makend van beschrijvingen van de context van archiefvorming, die zijn gekoppeld aan de beschrijvingen van vaak verschillende en fysiek verspreid liggende archiefstukken;

• de context waarin archieven zijn ontstaan en gebruikt te begrijpen zodat de gebruiker inzicht verwerft in de betekenis en het belang van die archieven;

• een nauwkeurige identificatie van archiefvormers, met inbegrip van beschrijvingen van de relaties tussen verschillende entiteiten, met name het documenteren van administratieve veranderingen binnen organisaties of veranderingen in de persoonlijke omstandigheden van individuen en families; en

• de uitwisseling van die beschrijvingen tussen instellingen, systemen en/of netwerken.

1.11

Een archivistische geautoriseerde beschrijving opgesteld volgens deze norm, kan ook worden gebruikt om de naam en identiteit van een organisatie, persoon of familie te beheren in een ontsluitingsterm die verbonden is met de archivistische beschrijvingseenheid.

4. Opbouw en gebruik van de norm

4.1

Deze norm bepaalt welke soort gegevens kunnen worden opgenomen in een archivistische geautoriseerde beschrijving. Hij verschaft richtlijnen voor het opnemen van dergelijke beschrijvingen in een archivistisch beschrijvingssysteem. De inhoud van de gegevenselementen in een geautoriseerde beschrijving zal worden vastgesteld volgens de afspraken en regels van de instantie die haar opstelt.

4.2

Deze norm bestaat uit gegevenselementen, ieder element bestaat uit:

• a. de naam van het beschrijvingselement;
• b. een formulering van het doel van het beschrijvingselement;
• c. een formulering van de regel (of regels) die op het element van toepassing zijn; en
• d. waar relevant, voorbeelden die de toepassing van de regel illustreren.

4.3

De paragrafen zijn enkel genummerd om ze te kunnen citeren. Deze nummers moet men niet gebruiken om beschrijvingselementen aan te duiden of om de volgorde of structuur van de beschrijvingen voor te schrijven.

4.4

De beschrijvingselementen voor een archivistische geautoriseerde beschrijving zijn ingedeeld in vier velden: 1. Identiteit

• (met de gegevens die de beschreven entiteit op een unieke wijze identificeren en de gestandaardiseerde ontsluitingstermen voor de geautoriseerde beschrijving definiëren)

2. Beschrijving

• (met relevante gegevens over aard, context en activiteiten van de beschreven entiteit)

3. Relaties

• (met gegevens over relaties met andere organisaties, personen en/of families)

4. Beheer

• (met gegevens die de geautoriseerde beschrijving op een unieke wijze identificeren en met gegevens die aangeven hoe, wanneer en door welke instantie de geautoriseerde beschrijving werd gecreëerd en onderhouden).

4.5

De norm geeft vervolgens in hoofdstuk 6 richtlijnen voor het verbinden van archivistische geautoriseerde beschrijvingen met de beschrijvingen van archiefstukken gevormd door die entiteit en/of met andere gegevensbronnen over of van die entiteit. Hoofdstuk 6 bevat ook datamodellen die de relaties weergeven tussen geautoriseerde beschrijvingen van archiefvormers en beschrijvingen van de archieven gevormd door die entiteiten.

4.6

Appendix A verschaft een concordantie van de beschrijvingselementen tussen de eerste en de huidige uitgave van de norm. Appendix B geeft volledige voorbeelden van archivistische geautoriseerde beschrijvingen die zijn opgesteld volgens deze norm.

4.7

Alle elementen waarop deze regels betrekking hebben, kunnen worden gebruikt, maar de volgende vier elementen zijn noodzakelijk:

• Soort entiteit (element 5.1.1);
• Geautoriseerde naam(namen) (element 5.1.2);
• Bestaansperiode (element 5.2.1); en
• Identificatiecode van de geautoriseerde beschrijving (element 5.4.1)

4.8

De aard van de beschreven entiteit en de eisen van het systeem of netwerk waarin de vervaardiger van een archivistische geautoriseerde beschrijving werkt, zullen bepalen welke optionele beschrijvingselementen in een bepaalde geautoriseerde beschrijving worden gebruikt en of deze elementen in een verhalende en/of gestructureerde vorm worden gepresenteerd.

4.9

Veel van de beschrijvingselementen in een volgens ISAAR(CPF) opgestelde geautoriseerde beschrijving zullen worden gebruikt als ontsluitingstermen. Regels en afspraken over de standaardisatie van ontsluitingstermen kunnen zowel nationaal als per taal worden ontwikkeld. De woordenlijsten en afspraken voor het opstellen of selecteren van de inhoud van deze elementen kunnen ook nationaal of per taal worden ontwikkeld. De volgende ISO normen kunnen van pas komen bij de ontwikkeling en het beheer van gecontroleerde woordenlijsten:

• ISO 5963 Documentation - Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms;
• ISO 2788 Documentation - Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri;
• ISO 5964 Documentation - Guidelines for the establishment and development of multilingual thesauri; and
• ISO 999 Information and Documentation - Guidelines for the content, organization and presentation of indexes.

Als in een beschrijvingselement een gepubliceerde bron wordt geciteerd, dan wordt aangeraden dat de instantie de laatste versie van ISO 690 Documentation – Bibliographic references - Content, form and structure volgt.

4.10

De voorbeelden in deze norm zijn illustratief, het zijn géén voorschriften. Zij zijn bedoeld om de regels waar ze bij horen te verhelderen, niet om ze uit te breiden. Beschouw noch de voorbeelden, noch de vorm waarin ze worden gepresenteerd als instructies. Om de context van elk voorbeeld duidelijk te maken, wordt het gevolgd door een vermelding, in cursief, van de naam van de instantie die het heeft geleverd. Om de context duidelijk te maken, wordt elk voorbeeld gevolgd door een vermelding, in cursief, van de naam van de instantie die het voorbeeld heeft geleverd. Verdere verklarende aantekeningen kunnen volgen, ook in cursief, voorafgegaan door de afkorting N.B.: Verwar de bronverwijzing van het voorbeeld of mogelijke aantekeningen niet met het voorbeeld zelf.

4.11

Deze norm is bedoeld om gebruikt te worden samen met [[RS-1/nl|ISAD(G) – Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven, 2de uitgave, en met nationale archivistische beschrijvingsnormen. Als deze normen samen worden toegepast binnen een archivistisch beschrijvingssysteem of netwerk, dan zullen geautoriseerde beschrijvingen met beschrijvingen van archieven en omgekeerd worden verbonden. Zie #6hoofdstuk 6 voor richtlijnen over het leggen van dergelijke relaties. Beschrijvingen van archieven kunnen verbonden worden met archivistische geautoriseerde beschrijvingen via de elementen Naam van de archiefvormer(s) (3.2.1) en Institutionele geschiedenis / Biografie (3.2.2) in een beschrijving die opgesteld is volgens ISAD(G).

4.12

Deze norm is bedoeld om samen met nationale normen en afspraken gebruikt te worden. Archivarissen kunnen bijvoorbeeld nationale normen volgen bij de keuze welke elementen wel of niet mogen worden herhaald. In veel landen eisen archivistische beschrijvingssystemen een enkele Geautoriseerde naam voor een bepaalde entiteit, terwijl in andere landen het toegestaan is om meer dan één Geautoriseerde naam te ontwikkelen.

4.13

Deze norm behandelt slechts een deel van de voorwaarden die nodig zijn om de uitwisseling van archivistische geautoriseerde gegevens mogelijk te maken. Succesvolle digitale uitwisseling van archivistische geautoriseerde gegevens via computernetwerken is afhankelijk van het gebruik van een geschikt communicatieformaat door de bewaarplaatsen die de informatie uitwisselen. Encoded Archival Context (EAC) is een dergelijk communicatieformaat. EAC ondersteunt de uitwisseling via het World Wide Web van archivistische geautoriseerde beschrijvingen die opgesteld zijn volgens ISAAR(CPF). EAC is een Document Type Definition (DTD) in XML (Extensible Markup Language) en SGML (Standard Generalized Markup Language).