RS-1/nl

General International Standard Archival Description (ISAD(G)

ISAD(G): Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven

Hoofdpagina > Vereiste bronnen > ISAD(G)

Download the official, complete standard from the ICA website

I Inleiding

1.0 Meer-niveaubeschrijving

2.0 Regels voor meer-niveaubeschrijving

3.0 Beschrijvingselementen

• 3.1 Identificatie
• 3.2 Context
• 3.3 Inhoud en structuur
• 3.4 Voorwaarden voor raadpleging en gebruik
• 3.5 Verwant materiaal
• 3.6 Aantekeningen
• 3.7 Beschrijvingsbeheer

I Inleiding

I.1

Deze norm verschaft algemene richtlijnen voor het maken van archivistische beschrijvingen. Hij dient te worden gebruikt in combinatie met bestaande nationale normen of als basis voor de ontwikkeling van nationale standaarden.

I.2

Het doel van archivistisch beschrijven is het vaststellen en verklaren van de context en inhoud van archiefmateriaal ten einde de raadpleegbaarheid ervan te bevorderen. Dit wordt bereikt door nauwkeurige en adequate representaties te maken en deze te rangschikken volgens vooraf bepaalde modellen. Beschrijvingsprocessen kunnen tijdens of voorafgaande aan de archiefvorming beginnen en zich voortzetten gedurende de levensloop van de archiefstukken. Deze processen maken het inrichten mogelijk van het intellectueel beheer dat noodzakelijk is om betrouwbare, authentieke, betekenisvolle en raadpleegbare archiefbeschrijvingen te laten voortbestaan doorheen de tijd.

I.3

Om het materiaal enerzijds veilig te bewaren en te beheren en anderzijds vanaf het juiste moment raadpleegbaar te maken voor iedereen die het recht heeft het te raadplegen, moet men in elke beheersfase (zoals vorming, waardering, verwerving, conservering, ordening) specifieke gegevenselementen over archiefmateriaal vastleggen. Archivistisch beschrijven, in de meest ruime betekenis van het woord, omvat elk gegevenselement ongeacht in welke beheersfase het wordt geïdentificeerd of vastgelegd. In elke fase blijven de gegevens veranderlijk en kunnen ze worden aangepast in het licht van nieuwe kennis over de inhoud of de ontstaanscontext van het materiaal. In het bijzonder kan men geautomatiseerde informatiesystemen gebruiken om de nodige gegevenselementen te integreren of te selecteren, en deze bij te werken of te wijzigen. Hoewel deze regels zich vooral richten op het beschrijven van archiefmateriaal dat al voor bewaring is geselecteerd, kunnen ze ook tijdens eerdere fasen worden toegepast.

I.4

Deze norm bevat algemene regels voor archivistisch beschrijven die kunnen worden toegepast ongeacht vorm of medium van het archiefmateriaal. De regels in deze norm geven geen richtlijnen voor het beschrijven van bijzondere materialen zoals zegels, geluidsopnamen of kaarten. Handleidingen met beschrijvingsregels voor dergelijke materialen bestaan al. Deze norm dient te worden gebruikt in combinatie met deze handleidingen om zo bijzondere materialen adequaat te kunnen beschrijven.

I.5

Deze set algemene regels voor archivistisch beschrijven hoort bij een werkwijze die:

• a. de creatie van consistente, geschikte, en voor zich sprekende beschrijvingen moet garanderen;
• b. het terugvinden en uitwisselen van informatie over archiefmateriaal moet vergemakkelijken;
• c. het delen van authority data mogelijk moet maken; en
• d. de integratie van beschrijvingen uit verschillende plaatsen in een gemeenschappelijk informatiesysteem moet mogelijk maken.

I.6

De regels bereiken deze doelstellingen door het vaststellen en definiëren van zesentwintig (26) elementen die gecombineerd kunnen worden om de beschrijving van een archiefbestanddeel te vormen. De structuur en inhoud van de gegevens in elk van deze elementen dienen te worden geformuleerd overeenkomstig de geldende nationale regels. Als algemene regels zijn ze bedoeld om breed toepasbaar te zijn voor het beschrijven van archief, ongeacht de aard of omvang van de beschrijvingseenheid. De norm definieert evenwel geen uitvoerformaten, noch de wijze waarop de elementen worden gepresenteerd, bijvoorbeeld in inventarissen, catalogi, lijsten enzovoort.

I.7

Normen voor archivistisch beschrijven zijn gebaseerd op algemeen aanvaarde theoretische beginselen. Bijvoorbeeld, het beginsel dat archivistisch beschrijven verloopt van het algemene naar het bijzondere, is het praktische gevolg van het respect des fonds. Men moet dit beginsel duidelijk uitdrukken wanneer men een algemeen toepasbare structuur en systeem voor archivistisch beschrijven wil ontwikkelen, die niet afhankelijk zijn van de toegangen van eender welke archiefbewaarplaats, los van het feit of dat in een handmatige of in een geautomatiseerde omgeving gebeurt.

I.8

In Appendix A-1 treft men een hiërarchisch model aan van de ordeningsniveaus voor het archief en zijn samenstellende delen. Bij elk ordeningsniveau past een beschrijvingsniveau, dat in verschillende mate van detail kan worden uitgewerkt. Zo kan een archief als geheel worden beschreven in één enkele beschrijving, maar ook worden gerepresenteerd als een geheel met zijn onderdelen op verschillende beschrijvingsniveaus. Het archief vormt het hoogste beschrijvingsniveau; de onderdelen vormen de onderliggende niveaus, waarvan de beschrijving vaak alleen betekenis heeft binnen de context van de beschrijving van het geheel van het archief. Op die manier kan er een beschrijving op archiefniveau zijn, een beschrijving op reeksniveau, een beschrijving op niveau van het bestanddeel en/of een beschrijving op stukniveau. Tussenliggende niveaus, zoals deelarchief of deelreeks, kunnen voorkomen. Elk van deze niveaus kan weer verder worden onderverdeeld overeenkomstig de complexiteit van de administratieve structuur en/of de functies van de archiefvormende organisatie en overeenkomstig de structuur van het materiaal zelf. Het model in Appendix A-2 geeft een voorstelling van de complexe verbanden tussen archiefvormer(s) en beschrijvingseenheden, ongeacht het niveau, zoals wordt uitgedrukt in de relaties tussen de vakken die authority records conform ISAAR(CPF) voorstellen, en de vakken die de beschrijvingseenheden van het archief en zijn onderdelen voorstellen. Appendix B2 geeft uitgewerkte voorbeelden van archivistische beschrijvingen en enkele van hun onderdelen.

I.9

Elke regel bestaat uit:

• a. de naam van het beschrijvingselement waarop de regel betrekking heeft;
• b. een formulering van het doel waartoe het element in een beschrijving wordt opgenomen;
• c. een formulering van de algemene regel (of regels) die voor het element van toepassing zijn; en
• d. waar relevant, voorbeelden die de toepassing van de regel(s) illustreren.

I.10

De paragrafen zijn enkel genummerd om ze te kunnen citeren. Deze nummers moet men niet gebruiken om beschrijvingselementen aan te duiden.

I.11

De regels zijn ingedeeld in zeven velden met beschrijvingsgegevens:

1. Identificatie: met de essentiële gegevens om de beschrijvingseenheid te kunnen

identificeren.

1. Context: met gegevens over oorsprong en beheer van de beschrijvingseenheid.
2. Inhoud en structuur: met gegevens over onderwerp en ordening van de beschrijvingseenheid.
3. Voorwaarden voor raadpleging en gebruik: met gegevens over de beschikbaarheid van de beschrijvingseenheid.
4. Verwant materiaal: met gegevens over materialen die een belangrijke verwantschap met de

beschrijvingseenheid hebben.

1. Aantekeningen: met bijzondere gegevens en gegevens die niet in een van de andere velden kunnen worden ondergebracht.
2. Beschrijvingsbeheer: met gegevens over hoe, wanneer en door wie de archivistische beschrijving

werd gemaakt.

I.12

Alle 26 elementen waarop deze algemene regels betrekking hebben, kunnen worden gebruikt, maar slechts een bepaald deel moet in elke beschrijving worden gebruikt. Een paar elementen worden als essentieel beschouwd voor de internationale uitwisseling van beschrijvingsgegevens:

• a. referentie(s);
• b. titel;
• c. archiefvormer;
• d. datering;
• e. omvang van de beschrijvingseenheid; en
• f. beschrijvingsniveau.

De voorbeelden doorheen de tekst van ISAD(G) zijn illustratief en hebben geen voorschrijvend karakter. Ze verhelderen de bepalingen van de regels waarbij ze horen, eerder dan dat ze deze bepalingen uitbreiden. Beschouw noch de voorbeelden, noch de vorm waarin ze worden voorgesteld, als voorschriften. Om de context van de beschrijvingen duidelijk te maken, wordt elk voorbeeld gevolgd door een aanduiding van het betreffende beschrijvingsniveau, in cursief en tussen haakjes. Op de volgende regel wordt de naam vermeld van de instelling die het als voorbeeld gebruikte materiaal beheert en/of het voorbeeld geleverd heeft, eveneens in cursief. Verdere verklarende aantekeningen kunnen volgen, ook in cursief, voorafgegaan door de afkorting N.B.:. Verwar de aanduiding van het beschrijvingsniveau, de herkomst van het voorbeeld en eventuele aantekeningen niet met het voorbeeld zelf.

I.13

De mate waarin een bepaalde archivistische beschrijving meer dan de essentiële gegevenselementen bevat, hangt af van de aard van de beschrijvingseenheid.

I.14

Ontsluitingstermen zijn gebaseerd op de beschrijvingselementen. De waarde van ontsluitingstermen neemt toe door gebruik van authority control. Omdat ontsluitingstermen belangrijk zijn voor het vinden van gegevens, is daarvoor een afzonderlijke ICA standaard ontwikkeld: International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families: ISAAR(CPF). ISAAR(CPF) geeft algemene regels voor het opstellen van archivistische authority records voor het beschrijven van organisaties, personen en families, die als archiefvormers in beschrijvingen van archiefstukken kunnen worden genoemd. (Zie Appendix A-2 voor een schematische weergave van het verband tussen beschrijvingen en authority records.). Voor andere ontsluitingstermen dienen woordenlijsten en afspraken nationaal of per taalgebied ontwikkeld te worden. De volgende ISO standaarden zijn nuttig voor de ontwikkeling en het beheer van gecontroleerde woordenlijsten:

• ISO 5963 Documentation — Methods for examining documents, determining their

subject, and selecting indexing terms;

• ISO 2788 Documentation — Guidelines for the establishment

and development of monolingual thesauri en

• ISO 999 Information and documentation — Guidelines

for the content, organization and presentation of indexes.

I.15

Volg, bij het citeren van een gepubliceerde bron in een beschrijvingselement, de meest recente versie van ISO 690 Documentation — Bibliographic references — Content, form and structure.

1.0 Meer-niveaubeschrijving

1.1 Inleiding

Als het archief als geheel wordt beschreven, dient het te worden gerepresenteerd in één beschrijving, gebruik makend van de beschrijvingselementen zoals verder uiteengezet in hoofdstuk 3 van dit document. Indien de beschrijving van de onderdelen wordt vereist, kunnen deze afzonderlijk worden beschreven, eveneens gebruikmakend van de gepaste elementen uit hoofdstuk 3. De som van alle zo verkregen beschrijvingen, in een hiërarchisch verband geplaatst zoals uiteengezet in het model in Appendix A-1, representeert het archief en die onderdelen waarvoor beschrijvingen werden gemaakt. In het kader van deze regels wordt deze beschrijvingstechniek meer-niveaubeschrijving genoemd. Vier fundamentele regels zijn van toepassing bij het opzetten van een hiërarchie van beschrijvingen. Deze worden uiteengezet in de regels 2.1 tot en met 2.4.

2.0 Regels voor meer-niveaubeschrijving

2.1 Beschrijven van algemeen naar bijzonder

'Doel:

Het representeren van de context en de hiërarchische structuur van het archief en zijn onderdelen.

Regel:

Geef op het niveau van het archief informatie over het archief als een geheel. Geef op het volgende en de daaronder volgende niveaus informatie over de onderdelen die worden beschreven. Presenteer de zo verkregen beschrijvingen in een hiërarchische éénop- veel-relatie, beginnend bij het meest algemene (archief) en afdalend naar het bijzondere.

2.2 Gegevens relevant voor het beschrijvingsniveau

Doel:

Het nauwkeurig representeren van context en inhoud van de beschrijvingseenheid.

Regel:

Verschaf enkel die gegevens die passen bij het te beschrijven niveau. Bij voorbeeld, verschaf geen gedetailleerde gegevens over de inhoud van een bestanddeel als de beschrijvingseenheid een archief is; verschaf geen administratieve geschiedenis voor een hele organistie als de archiefvormer van de beschrijvingseenheid een afdeling of filiaal is.

2.3 Koppelen van beschrijvingen

Doel:

Het duidelijk maken van de plaats van de beschrijvingseenheid in de hiërarchie.

Regel:

Koppel elke beschrijving aan haar bovenliggende beschrijvingseenheid, indien van toepassing, en stel het beschrijvingsniveau vast. (Zie 3.1.4)

2.4 Niet herhalen van informatie

Doel:

Het vermijden van overbodige herhalingen in hiërarchisch gerelateerde beschrijvingen.

Regel:

Geef op het hoogst mogelijke niveau de gegevens die gemeenschappelijk zijn voor alle samenstellende delen. Herhaal geen gegevens op een lager beschrijvingsniveau wanneer ze al op een hoger niveau zijn gegeven.

3.0 Beschrijvingselementen

3.1 Identificatie

3.1.1 Referentie(s)

Doel:

De beschrijvingseenheid eenduidig identificeren en koppelen met haar beschrijving.

Regel:

Leg, in zoverre nodig voor een eenduidige identificatie, de volgende elementen vast:

• de landcode in overeenstemming met de laatste versie van ISO 3166 Codes for the representation of names of countries;
• de code voor de bewaarplaats in overeenstemming met de nationale standaard voor codes van bewaarplaatsen of een andere unieke plaatsaanduiding;
• een specifieke lokale referentie, nummer, of andere unieke aanduiding.

Elk van deze drie elementen moet aanwezig zijn met het oog op de uitwisseling van gegevens op internationaal niveau.

3.1.2 Title

Purpose:

To name the unit of description.

Rule:

Provide either a formal title or a concise supplied title in accordance with the rules of multilevel description and national conventions.

If appropriate, abridge a long formal title, but only if this can be done without loss of essential information.

For supplied titles, at the higher level, include the name of the creator of the records. At lower levels one may include, for example, the name of the author of the document and a term indicating the form of the material comprising the unit of description and, where appropriate, a phrase reflecting function, activity, subject, location, or theme.

Distinguish between formal and supplied titles according to national or language conventions.

3.1.3 Date(s)

Purpose:

To identify and record the date(s) of the unit of description.

Rule:

Record at least one of the following types of dates for the unit of description, as appropriate to the materials and the level of description.

Date(s) when records were accumulated in the transaction of business or the conduct of affairs;

Date(s) when documents were created. This includes the dates of copies, editions, or versions of, attachments to, or originals of items generated prior to their accumulation as records.

Identify the type of date(s) given. Other dates may be supplied and identified in accordance with national conventions.

Record as a single date or a range of dates as appropriate. A range of dates should always be inclusive unless the unit of description is a record-keeping system (or part thereof) in active use.

3.1.4 Level of description

Purpose:

To identify the level of arrangement of the unit of description.

Rule:

Record the level of this unit of description.

3.1.5 Extent and medium of the unit of description

Purpose:

To identify and describe

• a. the physical or logical extent and
• b. the medium of the unit of description.

Rule:

Record the extent of the unit of description by giving the number of physical or logical units in arabic numerals and the unit of measurement. Give the specific medium (media) of the unit of description.

Alternatively, give the linear shelf space or cubic storage space of the unit of description. If the statement of extent for a unit of description is given in linear terms and additional information is desirable, add the additional information in parentheses.

Optionally, where the unit of description is a record-keeping system (or part thereof) in active use, show the known extent at a given date and/or the extent in custody.

3.2 Context area

[Some of the information in this area, i.e., the name of the creator(s) and the administrative/biographical history may, in certain applications, be accommodated in linked authority files. See I.14.]

3.2.1 Name of creator(s)

Purpose:

To identify the creator (or creators) of the unit of description.

Rule:

Record the name of the organization(s) or the individual(s) responsible for the creation, accumulation and maintenance of the records in the unit of description. The name should given in the standardized form as prescribed by international or national conventions in accordance with the principles of ISAAR(CPF).

3.2.2 Administrative / Biographical history

Purpose:

To provide an administrative history of, or biographical details on, the creator (or creators) of the unit of description to place the material in context and make it better understood.

Rule:

Record concisely any significant information on the origin, progress, development and work of the organization (or organizations) or on the life and work of the individual (or individuals) responsible for the creation of the unit of description. If additional information is available in a published source, cite the source.

The Information Areas of ISAAR(CPF) suggest specific informational elements that may be included in this element.

For persons or families record information such as full names and titles, dates of birth and death, place of birth, successive places of domicile, activities, occupation or offices, original and any other names, significant accomplishments, and place of death.

3.2.3 Archival history

Purpose:

To provide information on the history of the unit of description that is significant for its authenticity, integrity and interpretation.

Rule:

Record the successive transfers of ownership, responsibility and/or custody of the unit of description and indicate those actions, such as history of the arrangement, production of contemporary finding aids, re-use of the records for other purposes or software migrations, that have contributed to its present structure and arrangement. Give the dates of these actions, insofar as they can be ascertained. If the archival history is unknown, record that information.

Optionally, when the unit of description is acquired directly from the creator, do not record an archival history but rather, record this information as the Immediate source of acquisition. (See 3.2.4)

3.2.4 Immediate source of acquisition or transfer

Purpose:

To identify the immediate source of acquisition or transfer.

Rule:

Record the source from which the unit of description was acquired and the date and/or method of acquisition if any or all of this information is not confidential. If the source is unknown, record that information. Optionally, add accession numbers or codes.

3.3 Content and structure area

3.3.1 Scope and content

Purpose:

'To enable users to judge the potential relevance of the unit of description.

Rule:

Give a summary of the scope (such as, time periods, geography) and content, (such as documentary forms, subject matter, administrative processes) of the unit of description, appropriate to the level of description.

3.3.2 Appraisal, destruction and scheduling information

Purpose:

To provide information on any appraisal, destruction and scheduling action.

Rule:

Record appraisal, destruction and scheduling actions taken on or planned for the unit of description, especially if they may affect the interpretation of the material.

Where appropriate, record the authority for the action.

3.3.3 Accruals

Purpose:

To inform the user of foreseen additions to the unit of description.

Rule:

Indicate if accruals are expected. Where appropriate, give an estimate of their quantity and frequency.

3.3.4 System of arrangement

Purpose:

To provide information on the internal structure, the order and/or the system of classification of the unit of description.

Rule:

Specify the internal structure, order and/or the system of classification of the unit of description. Note how these have been treated by the archivist. For electronic records, record or reference information on system design.

Alternatively, include any of this information in the Scope and Content element (3.3.1) according to national conventions.

3.4 Conditions of access and use area

3.4.1 Conditions governing access

Purpose:

To provide information on the legal status or other regulations that restrict or affect access to the unit of description.

Rule:

Specify the law or legal status, contract, regulation or policy that affects access to the unit of description. Indicate the extent of the period of closure and the date at which the material will open when appropriate.

3.4.2 Conditions governing reproduction

Purpose:

To identify any restrictions on reproduction of the unit of description.

Rule:

Give information about conditions, such as copyright, governing the reproduction of the unit of description after access has been provided. If the existence of such conditions is unknown, record this. If there are no conditions, no statement is necessary.

3.4.3 Language/scripts of material

Purpose:

To identify the language(s), script(s) and symbol systems employed in the unit of description.

Rule:

Record the language(s) and/or script(s) of the materials comprising the unit of description. Note any distinctive alphabets, scripts, symbol systems or abbreviations employed. Optionally, also include the appropriate ISO codes for language(s) (ISO 639-1 and ISO 639-2: International Standards for Language Codes) or script(s), (ISO 15924: International Standard for Names of Scripts).

3.4.4 Physical characteristics and technical requirements

Purpose:

To provide information about any important physical characteristics or technical requirements that affect use of the unit of description.

Rule:

Indicate any important physical conditions, such as preservation requirements, that affect the use of the unit of description. Note any software and/or hardware required to access the unit of description.

3.4.5 Finding aids

Purpose:

To identify any finding aids to the unit of description.

Rule:

Give information about any finding aids that the repository or records creator may have that provide information relating to the context and contents of the unit of description. If appropriate, include information on where to obtain a copy.

3.5 Allied materials area

3.5.1 Existence and location of originals

Purpose:

To indicate the existence, location, availability and/or destruction of originals where the unit of description consists of copies.

Rule:

If the original of the unit of description is available (either in the institution or elsewhere) record its location, together with any significant control numbers. If the originals no longer exist, or their location is unknown, give that information.

3.5.2 Existence and location of copies

Purpose:

To indicate the existence, location and availability of copies of the unit of description.

Rule:

If the copy of the unit of description is available (either in the institution or elsewhere) record its location, together with any significant control numbers.

3.5.3 Related units of description

Purpose:

To identify related units of description.

Rule:

Record information about units of description in the same repository or elsewhere that are related by provenance or other association(s). Use appropriate introductory wording and explain the nature of the relationship . If the related unit of description is a finding aid, use the finding aids element of description (3.4.5) to make the reference to it.

3.5.4 Publication note

Purpose:

To identify any publications that are about or are based on the use, study, or analysis of the unit of description.

Rule:

Record a citation to, and/or information about a publication that is about or based on the use, study, or analysis of the unit of description. Include references to published facsimiles or transcriptions.

3.6 Notes area

3.6.1 Note

Purpose:

To provide information that cannot be accommodated in any of the other areas.

Rule:

Record specialized or other important information not accommodated by any of the defined elements of description.

3.7 Description control area

3.7.1 Archivist's Note

Purpose:

To explain how the description was prepared and by whom.

Rule:

Record notes on sources consulted in preparing the description and who prepared it.

3.7.2 Rules or conventions

Purpose:

To identify the protocols on which the description is based.

Rule:

Record the international, national and/or local rules or conventions followed in preparing the description.

3.7.3 Date(s) of descriptions

Purpose:

To indicate when this description was prepared and/or revised.

Rule:

Record the date(s) the entry was prepared and/or revised.