Types d'entités

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Principales entités et leurs relations

Une entité est un objet au sujet duquel un système d'information recueille des données. L’architecture d’ICA-AtoM comprend plusieurs types d’entités, mais du point de vue d’un utilisateur, il en existe cinq principales avec lesquelles ils interagissent :

• Registre des entrées
• Descriptions archivistiques
• Notices d'autorité
• Services d'archives
• Fonctions
• Termes

Registre des entrées

• Le registre des entrées donne des informations administratives et descriptives identifiant les contenus, la provenance et la localisation des documents qui entrent dans le service d'archives. Le registre des entrées est destiné à établir le contrôle de base intellectuel et physique sur une nouvelle entrée lors de sa prise en charge par le service d'archives.
• Le registre des entrées ne sert pas à donner des descriptions pour l'utilisateur final, mais ICA-AtoM offre la possibilité de créer une description archivistique à partir de l'enregistrement d'une entrée. Voici les champs de description archivistique héritent des données saisies dans le registre des entrées : intitulé, nom du producteur, historique archivistique/de la conservation, présentation du contenu et état de conservation. Les points d'accès Noms et Droits ajoutés à l'enregistrement de l'entrée sont hérités dans la description archivistique.
• Dans ICA-AtoM, l'enregistrement de l'entrée comprend des champs de saisie de données pour les informations sur le donateur (par Une fois créés, les notices sur les donateurs et les droits peuvent être gérées séparément.

Descriptions archivistiques

Les descriptions archivistiques fournissent des informations contextuelles sur les documents d’archives et sont organisées par niveaux hiérarchiques (fonds, séries, dossiers, pièces). Le formulaire par défaut pour modifier les descriptions archivistiques contient les éléments de données de la Norme générale internationale de description archivistique de l’ICA (ISAD). D’autres formulaires d’édition sont également disponibles : Dublin Core, MODS et les Règles canadiennes pour la description des documents d'archives.

Notices d'autorité

Les notices d'autorité fournissent une description des acteurs (collectivités, personnes et familles) qui interagissent avec les documents d’archives comme producteurs, détenteurs, mots-matières, points d’accès, etc. Le formulaire pour modifier les notices d'autorité s'appuie sur la Norme internationale de l’ICA pour les notices d’autorité archivistiques (Collectivités, personnes, familles) (ISAAR ).

Dans ICA-AtoM, les notices d’autorité sont reliées à des descriptions archivistiques par des événements délimités par des dates de début / de fin. Par le biais des événements, un acteur peut avoir zéro, une ou plusieurs relations avec zéro, une ou plusieurs unités archivistiques et une unité archivistique peut avoir zéro, une ou plusieurs relations avec zéro, un ou plusieurs acteurs. Les relations événementielles relient des notices d’autorité ISAAR (descriptions d’acteurs) et des descriptions ISAD (descriptions de documents d’archives).

Services d'archives

Les notices de services d’archives fournissent des descriptions des institutions qui conservent des documents d’archives et qui y donnent accès. Le formulaire par défaut s'appuie sur la Norme internationale de l’ICA pour la description des institutions conservant des archives (ISDIAH).

Les services d’archives sont des acteurs détenant des documents d’archives. Comme tous les acteurs, un service d’archives a sa propre notice d’autorité ISAAR. Mais ses caractéristiques comme institution de conservation (par exemple heures d’ouverture, services de recherche, contacts) sont décrites séparément dans une notice d’institution ISDIAH. Les éléments ISDIAH hérités d’une notice d’autorité ISAAR sont la forme autorisée du nom, les autres formes du nom, l’histoire, les textes de référence et la structure administrative.

Fonctions

Les fonctions permettent de décrire les activités des producteurs d’archives et des autres acteurs liés à la production et à la gestion des archives. L’analyse des fonctions de collectivités est importante car elle sert de base à de nombreuses activités de gestion d’archives. Les fonctions sont généralement reconnues comme étant plus stables que les structures administratives, qui font souvent l’objet de fusions ou de transferts lors de restructurations. Les fonctions sont donc bien adaptées pour servir de base à l’évaluation, au classement et à la description des archives, et comme outil pour retrouver et analyser des archives.

Dans ICA-AtoM, le formulaire pour modifier des descriptions de fonctions s'appuie sur la Norme internationale de l’ICA pour la description des fonctions (ISDF). Les fonctions sont reliées à des notices d’autorité et à d’autres fonctions.

Termes

Les termes fournissent des vocabulaires contrôlés utilisés dans le système (par exemple comme points d'accès ou dans les listes de valeurs déroulantes). Ils sont organisés en différents référentiels.