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Norme générale internationale de description archivistique (ISAD(G)

ISAD(G): Norme générale internationale de description archivistique

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I Introduction

1.0 Description à plusieurs niveaux

2.0 Règles de la description à plusieurs niveaux

3.0 Eléments descriptifs

• 3.1 Zone d'identification
• 3.2 Zone du contexte
• 3.3 Zone du contenu et de la structure
• 3.4 Zone des conditions d'accès et d'utilisation
• 3.5 Zone des sources compémentaires
• 3.6 Zone des notes
• 3.7 Zone du contrôle de la description

I Introduction

I.1

La présente norme fournit les lignes directrices pour la description archivistique. Elledoit être utilisée soit en relation avec les normes nationales existantes, soit comme point de départ pour le développement de normes nationales.

I.2

L'objet de la description archivistique est d’identifier et d’expliquer le contexte et le contenu des documents d'archives, en vue de faciliter leur accès. Cet objectif est réalisé par la création de représentations précises et pertinentes, organisées en conformité avec des modèles pré-établis. Les procédures liées à la description peuvent commencer lors de la création des archives - ou même avant - et se poursuivre durant la vie de celles-ci. Ces procédures permettent de mettre en place les contrôles intellectuels nécessaires pour assurer la pérennité d'une description fidèle, intelligible et exploitable.

I.3

Des éléments d'information spécifiques sont enregistrés à chaque étape de l'existence des documents d'archives (c'est-à-dire leur création, leur évaluation, leur collecte, leur conservation, leur classement) lorsque le document doit être, d'une part, conservé et contrôlé de manière sûre, d’autre part, communiqué au bon moment à tous ceux qui ont le droit de le consulter. La description archivistique, au sens large, recouvre chaque élément d’information quelle que soit l'étape au cours de laquelle cet élément est identifié ou établi. A chaque étape, l'information sur les documents reste dynamique et peut être sujette à modification à la lumière d'une connaissance plus précise de son contenu ou du contexte de sa création. L’informatique, en particulier, peut permettre d’intégrer ou de sélectionner des éléments d’information au fur et à mesure des besoins, et de les mettre à jour ou de les modifier. Même si les règles qui constituent la présente norme sont d’abord conçues pour la description d’archives destinées à la conservation définitive, elles peuvent être appliquées à des étapes antérieures.

I.4

La présente norme comprend des règles générales pour la description archivistique qui peuvent être appliquées indépendamment de la forme ou du support matériel des documents. Les règles données dans cette norme ne fournissent pas d'instruction sur la description des documents particuliers tels que les sceaux, les enregistrements sonores, ou les plans. Des manuels précisant les règles de description pour ces documents existent déjà. La présente norme peut être utilisée en lien avec ces manuels, afin de permettre une description appropriée de ces document particuliers.

I.5

Les présentes règles générales pour la description archivistique font partie d'un processus qui a pour objectif:

• a. d'assurer la rédaction de descriptions compatibles, pertinentes et explicites ;
• b. de faciliter la recherche et l'échange d'informations sur les archives ;
• c. de permettre l'utilisation de données d'autorités communes ;
• d. de rendre possible l'intégration de descriptions provenant de différents lieux de conservation dans un système d'information unifié.

I.6

Ces règles atteignent leur but en identifiant et en définissant vingt-six (26) éléments de description qui peuvent être combinés entre eux pour constituer la description d'une entité archivistique. La structure et le contenu de l'information dans chacun de ces éléments peuvent être formulés en accord avec les règles nationales applicables. S'agissant de règles générales, elles sont conçues pour s'appliquer à toutes les descriptions de documents d'archives quelles que soient la nature et l'importance de l'unité de description. Cependant, la norme ne définit pas les formats d’édition, non plus que les moyens utilisés pour présenter ces éléments, par exemple dans les différents types d’instruments de recherche tels que inventaires, répertoires etc.

I.7

Les normes de description archivistique sont fondées sur des principes théoriques généralement acceptés. Par exemple, le principe que la description archivistique procède du général au particulier est la conséquence pratique du principe du respect des fonds. Ce principe doit être affirmé dans un service d’archives lors de la mise en place d’un système d’information, qu’il soit manuel ou informatisé, étant entendu que les principes de description sont indépendants de la nature des instruments de recherche.

I.8

Dans l’annexe A-1, on trouvera un modèle hiérarchique des niveaux de classement pour un fonds et ses parties constitutives. Il existe des niveaux de description, avec différents degrés de détail, appropriés à chaque niveau de classement. Par exemple, un fonds peut être décrit dans sa totalité dans une description simple, ou représenté dans sa totalité et dans ses différentes parties à différents niveaux de description. Le fonds forme le niveau de description le plus élevé ; les parties forment des niveaux subordonnés, dont la description ne prend souvent toute sa signification que si elle est comprise dans le contexte de la description de la totalité du fonds (voir l'annexe). Ainsi, il peut y avoir une description au niveau du fonds, une description au niveau de la série organique, une description au niveau du dossier et/ou une description au niveau de la pièce. Des niveaux intermédiaires, tels que le sous-fonds ou la sous-série organique, peuvent être envisagés. Chacun de ces niveaux peut être subdivisé plus finement, selon la complexité de la structure administrative et/ou les fonctions de l'organisme qui a produit les documents et l'organisation de ces documents eux-mêmes. L’annexe A-2 représente les relations complexes entre le(s) producteur(s) et les unités de description : ces relations sont indépendantes du niveau de description retenu, ce qu’illustrent les cases représentant les notices d’autorité conformément à la norme ISAAR(CPF), et les liens entre ces notices et les cases représentant les unités de description du fonds et de ses composantes. L’annexe B présente des exemples complets de description archivistique, effectuée à plusieurs niveaux.

I.9

Chaque règle se compose : a. du nom de l'élément de description régi par la règle ; b. d'un énoncé sur l'utilité de l'élément dans la description ; c. d'un énoncé de la règle ou des règles générales applicables à cet élément d. et, dans la mesure du possible, d'exemples qui illustrent l'application de la (ou des) règle(s).

I.10

Les paragraphes ne sont numérotés que pour faciliter les citations. Cette numérotationne d oit pas être utilisée pour désigner les éléments de description.

I.11

The rules are organized into seven areas of descriptive information:

1. Identity Statement Area (where essential information is conveyed to identify the unit of description)
2. Context Area (where information is conveyed about the origin and custody of the unit of description)
3. Content and Structure Area (where information is conveyed about the subject matter and arrangement of the unit of description)
4. Condition of Access and Use Area (where information is conveyed about the availability of the unit of description)
5. Allied Materials Area (where information is conveyed about materials having an important relationship to the unit of description)
6. Note Area (where specialized information and information that cannot be accommodated in any of the other areas may be conveyed).
7. Description Control Area (where information is conveyed on how, when and by whom the archival description was prepared).

Les règles sont réparties entre sept zones d'information :

1. La zone d'identification (qui comprend les informations essentielles pour identifier l'unité de description)
2. La zone du contexte (qui comprend les informations sur l'origine et la conservation de l'unité de description)
3. La zone du contenu (qui comprend les informations sur l'objet de l'unité de description et sur son classement)
4. La zone des conditions d'accès et d'utilisation (qui comprend les informations sur les possibilités d'accès à l'unité de

description)

1. La zone des sources complémentaires(qui comprend les informations sur les documents ayant un lien significatif avec l'unité de description)
2. La zone des notes(qui comprend des informations particulières qui n'ont pu être données dansaucune des autres zones)
3. La zone de contrôle de la description(qui comprend les informations précisant comment, quand et par qui la description a été effectuée)

I.12

Les vingt-six éléments couverts par ces règles générales peuvent servir à la description, mais seul un petit nombre d'entre eux sont indispensables à toute description. Quelques-uns sont considérés comme essentiels pour tout échange international d'information. Ce sont :

• a. la référence ;
• b. l'intitulé ;
• c. le producteur ;
• d. la ou les dates ;
• e. l'importance matérielle de l'unité de description ;
• f. le niveau de description.

Les exemples qui figurent dans le texte de la norme sont donnés à titre d’illustration, et n’ont aucun caractère prescriptif. Ils éclairent le contenu des règles auxquelles il se rapportent, mais n’ajoutent aucune disposition nouvelle. Il ne faut donc pas considérer ces exemples ou la forme sous laquelle ils sont présentés, comme des modèles à suivre en tous points. Pour apprécier le contexte de chaque exemple, celui-ci est suivi par l’indication du niveau de description auquel il a été établi (en italiques et entre parenthèses). A la suite, est indiqué (également en italiques) le nom de l’institution qui a rédigé ou composé cet exemple. Des explications complémentaires peuvent suivre, également en italiques, et précédées du terme Note. On ne doit pas confondre l’indication du niveau de description, la source de l’exemple ou une note avec l’exemple lui-même.

I.13

L'utilisation dans une description archivistique donnée d’éléments de description autres que les éléments essentiels mentionnés ci-dessus dépendra de la nature de l'unité de description.

I.14

Les points d'accès se fondent sur les éléments de description. La qualité des points d'accès est assurée par le contrôle d'autorité. Étant donnée l'importance des points d'accès pour la recherche, une norme particulière du CIA, Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles (ISAAR/CPF), donne des règles générales pour l'établissement de notices d'autorité qui décrivent les personnes morales, les personnes privées et les familles pouvant être retenues comme producteurs dans la description des documents d'archives (on se reportera à l’annexe A-2 pour le schéma des relations entre la description et les notices d’autorité). Les vocabulaires et les conventions qui seront utilisés pour d'autres points d'accès devront être élaborés à l'échelle nationale ou de description auquel il se rapporte (indication en italiques pour chaque langue. Les normes ISO suivantes sont utiles pour élaborer et mettre à jour des vocabulaires normalisés :

• ISO 5963 Documentation - Méthode pour l'analyse des documents, la détermination de leur contenu et la sélection des termes d'indexation,
• ISO 2788 Documentation - Principes directeurs pour l'établissement et le développement de thésaurus monolingues,
• ISO 999 Information et documentation - Guide pour le contenu, l'organisation et la

présentation des index.

I.15

Pour les références bibliographiques citées dans quelque élément de description que ce soit, on suivra la dernière version de la norme ISO 690 Documentation - Référencesbibliographiques - Contenu, forme et structure.

1.0 Description à plusieurs niveaux

1.1 Introduction

If the fonds as a whole is being described, it should be represented in one description, using the elements of description as outlined below in section 3 of this document. If description of the parts is required, they may be described separately also using the appropriate elements from section 3. The sum total of all descriptions thus obtained, linked in a hierarchy, as outlined in the model in the Appendix A-1, represents the fonds and those parts for which descriptions were made. For the purposes of these rules, this technique of description is called multilevel description.

Si l'on décrit un fonds dans son ensemble, on en établira une description unique, en utilisant les éléments de description qui sont présentés plus loin dans la section 3 duprésent document. Si la description des subdivisions du fonds est souhaitable, on peut les décrire séparément en utilisant aussi les éléments appropriés décrits à la section 3. La somme de ces descriptions reliées hiérarchiquement, ainsi que l'illustre le tableau de l'annexe A-1, représente le fonds et ses subdivisions. Pour les présentes règles, cette technique de description s'appelle la description à plusieurs niveaux.

2.0 Règles de la description à plusieurs niveaux

2.1 Description du général au particulier

Objectif :

Présenter le contexte et la structure hiérarchique du fonds et de ses subdivisions.

Règle :

Au niveau du fonds, donner les informations concernant l'ensemble du fonds. Aux niveaux suivants, donner les informations correspondant à la subdivision décrite. Présenter les descriptions obtenues selon un modèle hiérarchique, en allant du général (le fonds) au particulier.

2.2 Informations adaptées au niveau de description

Objectif :

Présenter avec précision le contexte et le contenu de l'unité de description.

Règle :

Ne fournir que les renseignements appropriés au niveau décrit. Par exemple, ne pas donner de renseignements détaillés sur le contenu des dossiers si l'unité de description est un fonds ; ne pas faire l'histoire administrative de tout un ministère, si le producteur de l'unité de description est un service ou une direction.

2.3 Liens entre les descriptions

Objectif :

Situer l'unité de description dans la hiérarchie.

Règle :

Relier chaque description à celle de l'unité de description immédiatement supérieure, s'il y a lieu, et identifier le niveau de description. (voir 3.1.4)

2.4 Non-répétition des informations

Objectif :

Eviter la répétition des informations dans les descriptions archivistiques reliées hiérarchiquement.

Règle :

Au niveau adéquat le plus élevé, donner les informations communes aux différentes subdivisions. Ne pas répéter à un niveau inférieur l'information déjà présente au niveau supérieur.

3.0 Elements de description

3.1 Zone d'identification

3.1.1 Référence

Objectif :

Identifier de manière unique l'unité de description et établir un lien avec la description qui la représente.

Règle:

Inscrire, dans la mesure où ils sont nécessaires pour une parfaite identification, les éléments suivants:

• le code du pays conformément à la dernière version de l'ISO 3166, Codes pour la représentation des noms de pays;
• le code du service d'archives conformément à la norme nationale de codification des services d'archives, ou tout autre élément d'identification du lieu de conservation;
• la cote ou tout autre élément d'identification spécifique.

Chacun de ces éléments est nécessaire lorsqu'on envisage l'échange d'informations au niveau international.

3.1.2 Intitulé

Objectif :

To name the unit of description.

Règle :

Provide either a formal title or a concise supplied title in accordance with the rules of multilevel description and national conventions.

If appropriate, abridge a long formal title, but only if this can be done without loss of essential information.

For supplied titles, at the higher level, include the name of the creator of the records. At lower levels one may include, for example, the name of the author of the document and a term indicating the form of the material comprising the unit of description and, where appropriate, a phrase reflecting function, activity, subject, location, or theme.

Distinguish between formal and supplied titles according to national or language conventions.

3.1.3 Date(s)

Objectif :

To identify and record the date(s) of the unit of description.

Règle :

Record at least one of the following types of dates for the unit of description, as appropriate to the materials and the level of description.

Date(s) when records were accumulated in the transaction of business or the conduct of affairs;

Date(s) when documents were created. This includes the dates of copies, editions, or versions of, attachments to, or originals of items generated prior to their accumulation as records.

Identify the type of date(s) given. Other dates may be supplied and identified in accordance with national conventions.

Record as a single date or a range of dates as appropriate. A range of dates should always be inclusive unless the unit of description is a record-keeping system (or part thereof) in active use.

3.1.4 Level of description

Objectif :

To identify the level of arrangement of the unit of description.

Règle :

Record the level of this unit of description.

3.1.5 Extent and medium of the unit of description

Objectif :

To identify and describe

• a. the physical or logical extent and
• b. the medium of the unit of description.

Règle :

Record the extent of the unit of description by giving the number of physical or logical units in arabic numerals and the unit of measurement. Give the specific medium (media) of the unit of description.

Alternatively, give the linear shelf space or cubic storage space of the unit of description. If the statement of extent for a unit of description is given in linear terms and additional information is desirable, add the additional information in parentheses.

Optionally, where the unit of description is a record-keeping system (or part thereof) in active use, show the known extent at a given date and/or the extent in custody.

3.2 Context area

[Some of the information in this area, i.e., the name of the creator(s) and the administrative/biographical history may, in certain applications, be accommodated in linked authority files. See I.14.]

3.2.1 Name of creator(s)

Objectif :

To identify the creator (or creators) of the unit of description.

Règle :

Record the name of the organization(s) or the individual(s) responsible for the creation, accumulation and maintenance of the records in the unit of description. The name should given in the standardized form as prescribed by international or national conventions in accordance with the principles of ISAAR(CPF).

3.2.2 Administrative / Biographical history

Objectif :

To provide an administrative history of, or biographical details on, the creator (or creators) of the unit of description to place the material in context and make it better understood.

Règle :

Record concisely any significant information on the origin, progress, development and work of the organization (or organizations) or on the life and work of the individual (or individuals) responsible for the creation of the unit of description. If additional information is available in a published source, cite the source.

The Information Areas of ISAAR(CPF) suggest specific informational elements that may be included in this element.

For persons or families record information such as full names and titles, dates of birth and death, place of birth, successive places of domicile, activities, occupation or offices, original and any other names, significant accomplishments, and place of death.

3.2.3 Archival history

Objectif :

To provide information on the history of the unit of description that is significant for its authenticity, integrity and interpretation.

Règle :

Record the successive transfers of ownership, responsibility and/or custody of the unit of description and indicate those actions, such as history of the arrangement, production of contemporary finding aids, re-use of the records for other purposes or software migrations, that have contributed to its present structure and arrangement. Give the dates of these actions, insofar as they can be ascertained. If the archival history is unknown, record that information.

Optionally, when the unit of description is acquired directly from the creator, do not record an archival history but rather, record this information as the Immediate source of acquisition. (See 3.2.4)

3.2.4 Immediate source of acquisition or transfer

Objectif :

To identify the immediate source of acquisition or transfer.

Règle :

Record the source from which the unit of description was acquired and the date and/or method of acquisition if any or all of this information is not confidential. If the source is unknown, record that information. Optionally, add accession numbers or codes.

3.3 Content and structure area

3.3.1 Scope and content

Objectif :

'To enable users to judge the potential relevance of the unit of description.

Règle :

Give a summary of the scope (such as, time periods, geography) and content, (such as documentary forms, subject matter, administrative processes) of the unit of description, appropriate to the level of description.

3.3.2 Appraisal, destruction and scheduling information

Objectif :

To provide information on any appraisal, destruction and scheduling action.

Règle :

Record appraisal, destruction and scheduling actions taken on or planned for the unit of description, especially if they may affect the interpretation of the material.

Where appropriate, record the authority for the action.

3.3.3 Accruals

Objectif :

To inform the user of foreseen additions to the unit of description.

Règle :

Indicate if accruals are expected. Where appropriate, give an estimate of their quantity and frequency.

3.3.4 System of arrangement

Objectif :

To provide information on the internal structure, the order and/or the system of classification of the unit of description.

Règle :

Specify the internal structure, order and/or the system of classification of the unit of description. Note how these have been treated by the archivist. For electronic records, record or reference information on system design.

Alternatively, include any of this information in the Scope and Content element (3.3.1) according to national conventions.

3.4 Conditions of access and use area

3.4.1 Conditions governing access

Objectif :

To provide information on the legal status or other regulations that restrict or affect access to the unit of description.

Règle :

Specify the law or legal status, contract, regulation or policy that affects access to the unit of description. Indicate the extent of the period of closure and the date at which the material will open when appropriate.

3.4.2 Conditions governing reproduction

Objectif :

To identify any restrictions on reproduction of the unit of description.

Règle :

Give information about conditions, such as copyright, governing the reproduction of the unit of description after access has been provided. If the existence of such conditions is unknown, record this. If there are no conditions, no statement is necessary.

3.4.3 Language/scripts of material

Objectif :

To identify the language(s), script(s) and symbol systems employed in the unit of description.

Règle :

Record the language(s) and/or script(s) of the materials comprising the unit of description. Note any distinctive alphabets, scripts, symbol systems or abbreviations employed. Optionally, also include the appropriate ISO codes for language(s) (ISO 639-1 and ISO 639-2: International Standards for Language Codes) or script(s), (ISO 15924: International Standard for Names of Scripts).

3.4.4 Physical characteristics and technical requirements

Objectif :

To provide information about any important physical characteristics or technical requirements that affect use of the unit of description.

Règle :

Indicate any important physical conditions, such as preservation requirements, that affect the use of the unit of description. Note any software and/or hardware required to access the unit of description.

3.4.5 Finding aids

Objectif :

To identify any finding aids to the unit of description.

Règle :

Give information about any finding aids that the repository or records creator may have that provide information relating to the context and contents of the unit of description. If appropriate, include information on where to obtain a copy.

3.5 Allied materials area

3.5.1 Existence and location of originals

Objectif :

To indicate the existence, location, availability and/or destruction of originals where the unit of description consists of copies.

Règle :

If the original of the unit of description is available (either in the institution or elsewhere) record its location, together with any significant control numbers. If the originals no longer exist, or their location is unknown, give that information.

3.5.2 Existence and location of copies

Objectif :

To indicate the existence, location and availability of copies of the unit of description.

Règle :

If the copy of the unit of description is available (either in the institution or elsewhere) record its location, together with any significant control numbers.

3.5.3 Related units of description

Objectif :

To identify related units of description.

Règle :

Record information about units of description in the same repository or elsewhere that are related by provenance or other association(s). Use appropriate introductory wording and explain the nature of the relationship . If the related unit of description is a finding aid, use the finding aids element of description (3.4.5) to make the reference to it.

3.5.4 Publication note

''Objectif :

To identify any publications that are about or are based on the use, study, or analysis of the unit of description.

Règle :

Record a citation to, and/or information about a publication that is about or based on the use, study, or analysis of the unit of description. Include references to published facsimiles or transcriptions.

3.6 Notes area

3.6.1 Note

Objectif :

To provide information that cannot be accommodated in any of the other areas.

Règle :

Record specialized or other important information not accommodated by any of the defined elements of description.

3.7 Description control area

3.7.1 Archivist's Note

Objectif :

To explain how the description was prepared and by whom.

Règle :

Record notes on sources consulted in preparing the description and who prepared it.

3.7.2 Rules or conventions

Objectif :

To identify the protocols on which the description is based.

Règle :

Record the international, national and/or local rules or conventions followed in preparing the description.

3.7.3 Date(s) of descriptions

Objectif :

To indicate when this description was prepared and/or revised.

Règle :

Record the date(s) the entry was prepared and/or revised.