Zone des relations
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Page principale > Manuel utilisateur > Créer/modifier le contenu > Créer/modifier des notices d’autorité > Zone des relations (notices d'autorité)
L'objectif de la zone d'information des relations est d'enregistrer les relations entre différentes notices d'autorité - par exemple, des relations prédécesseur/successeur ou parent/enfant - et entre des notices d'autorité et des descriptions archivistiques.
Collectivités, personnes ou familles associées
Pour enregistrer une nouvelle relation, sous "Collectivités, personnes ou familles associées", cliquez sur l'hyperlien bleu Créer . ICA-AtoM ouvre une boîte de dialogue pour la saisie des données.
Forme autorisée du nom
"Enregistrer, pour l’entité avec laquelle la relation est établie, la forme autorisée du nom et tout numéro d’immatriculation univoque, en y incluant le numéro de la notice d’autorité décrivant cette entité." (ISAAR 5.3.1)
Sélectionnez le nom de la notice d'autorité associée en y saisissant les premières lettres et en le sélectionnant à partir du menu déroulant.
Type de relation
"Enregistrer le type de relation considérée." (ISAAR 5.3.2)
Choisissez une des quatre catégories (d'association, familiale, hiérarchique et temporelle) à partir du menu déroulant.
Description de la relation
"Donner une description précise de la nature de la relation entre l’entité décrite dans la notice d’autorité et l’entité avec laquelle cette relation est établie, par exemple : supérieur de..., subordonné à ..., propriétaire, prédécesseur, époux, épouse, fils, fille, cousin(e), professeur de, élève de, collègue... Il est également possible de remplir cet élément avec un texte rédigé sur l’histoire et/ou la nature de la relation." (ISAAR 5.3.3)
Dates de début/de fin
"Enregistrer la date de début et s’il y a lieu, la date de fin de la relation." (|ISAAR 5.3.4)
Entrez l'année de début et de fin de la fourchette chronologique. Si les années de début et de fin sont les mêmes, entrez la date seulement dans le champ "année" et laissez vierge le champ "année de fin". N'utilisez pas ici de qualificatifs (par exemple "ca.") ou de symboles typographiques (par exemple "[194?]") pour exprimer une incertitude de datation.
Affichage des dates
Entrez la fourchette chronologique comme vous voulez la voir apparaître en mode consultation. Créez tout texte complémentaire pour qualifier la fourchette chronologique (par exemple "ca. 1940-1980" ou "12 août 1940 - 31 juillet 1980"). Si vous laissez ce champ vierge, les champs dates/dats de fin apparaîtront dans la page de consultation par défaut.
Sauvegarder les changements
Cliquez sur le bouton Soumettre quand vous avez fini d'entrer les informations sur la relation. Quand vous avez fini de modifier la notice d'autorité, cliquez sur le bouton sauvegarder dans la barre de boutons
Dans la page de consultation des notices d'autorité, vous verrez que les informations sur les relations apparaissent avec l'entité associée sous forme d'un hyperlien. Un clic sur l'hyperlien vous dirige vers la notice d'autorité de l'entité associée. Notez que les informations sur la relation sont saisies dans la page de consultation de la notice d'autorité associée. Le fait de modifier les informations sur la relation dans l'une ou l'autre des notices d'autorité permettra de sauvegarder les changements dans les deux notices d'autorité.
Ressources associées
In ISAD, creator and accumulator relationships between archival descriptions and authority records can be created either from the archival description edit page or from the relationships area in the authority record edit page. Other types of relationships (contributor, publisher, collector, etc.) can only be created in the relationships area of the authority record edit page.
When you open the relationships area in an authority record that has already been selected as the creator for an archival description, you will see this relationship listed under related resources.
To register a new relationship, under "Related resources" click the blue "Add new" link. ICA-AtoM opens a pop-up dialogue box for data entry.
The purpose of this field is "[t]o identify uniquely the related resources and/or enable the linking of the authority record to a description of the related resources, where such descriptions exist." (ISAAR 2.6.1)
Select the title of the related archival description by typing in the first few letters and selecting it from the drop-down menu.
Nature of relationship
"Describe the nature of the relationships between the corporate body, person or family and the related resource, e.g. creator, author, subject, custodian, copyright owner, controller, owner."
The values in this drop-down menu are derived from the event types taxonomy. (RS-2#6.3) For instructions on editing taxonomies, see add/edit terms.
"Identify the type of related resources, e.g. Archival materials (fonds, record series, etc), archival description, finding aid, monograph, journal article, web site, photograph, museum collection, documentary film, oral history recording." (|ISAAR 2.6.2)
ICA-AtoM currently permits only one default resource type, "archival material".
Date/end date
"Record when relevant the commencement date of the relationship or succession date and, when relevant, the cessation date of the relationship." (ISAAR 2.6.4)
Enter the start and end year of the date range. If the start and end years are the same, enter only in the "year" field and leave the "end year" blank. Do not use any qualifiers here (e.g. "ca.") or typographical symbols (e.g. "[194?]") to express uncertainty.
Date display
Enter the date range as you want it to appear in view mode. Add any additional text to qualify date range (e.g. "ca. 1940-1980" or "12 Aug. 1940 - 31 July 1980"). If you leave this field blank, the Date/end date fields will appear in the view page by default.
Save changes
Click the Submit button when you have finished entering the relationship information. When you have finished editing the authority record, click the Save button in the button block
The authority record's context menu will now show the relationship to the archival material.
The related archival description view page will also show the new relationship in the Date(s) field and as a name access point.